Mötesprotokoll/Protokoll 2014-01-25

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 8 mars 2014 kl. 20.32 (CET)
Justeringsman --Prolineserver (diskussion) 6 mars 2014 kl. 22.45 (CET)


Tid
25 januari 2014 klockan 10.30-17.35 på kontoret.
Närvarande

Mattias Blomgren, Jan Ainali, Harald Andersson, Bengt Oberger, Arild Vågen, Kristina Berg, Holger Motzkau

Frånvarande

Ylva Pettersson, Sverker Johansson

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Holger Motzkau valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

  • 2013-12-09
  • Inga anmärkningar togs upp. Det diskuterades dock att fortsättningsvis säkra en version av dokumentet som fattats beslut om, till exempel genom PDF, då Google Docs ändras.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-12-09:

  • KPMG:s internkontrollrapport
    • Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
    • 2014-01-25: Uppgiften kvarstår.
  • Regler för beslut som rör föreningens ekonomi: Sidan har inte uppdaterats sedan 2009 och behövs egentligen inte längre. Om någonting saknas skulle det kunna integreras i Arbetsordningen.
    • Styrelsen beslöt att ge i uppdrag till ordföranden och kassören att till nästa möte se över om någon del av texten behöver integreras i Arbetsordningen.
      • Vi behöver inte arbeta in något från "Regler för beslut som rör föreningens ekonomi" i "Föreningens arbete". Vårt förslag blir att lämna den oförändrad och avveckla "Regler för beslut som rör föreningens ekonomi". Se även nedan under Fyraögonsprincip.
      • 2014-01-25: Styrelsen beslöt i enlighet med förslaget. Sidan "Regler för beslut som rör föreningens ekonomi" märks med {{museum}}.
  • Regler, riktlinjer och policy: Skillnad mellan regler, riktlinjer och policyer oklart. Förslag: Enbart en rangordnad lista så att det är klart vilken som gäller när två policyer kraschar, ta med stadgar samt mindre instruktioner och rutiner längre ned i listan.
    • Styrelsen beslöt att ge i uppdrag till ordföranden och kassören att uppdatera listan till nästa möte.
      • 2014-01-25: Sidan hade uppdaterats och styrelsen beslöt i enlighet med förslaget.
  • Styrelsen beslöt att anta budgetförslaget och ge Jan och Holger i uppdrag att göra vissa mindre justeringar inom overheaddelen.
    • 2014-01-25: Uppdraget utfört genom att kostnadsposterna grupperats. Ingen förändring av totalsumman har gjorts. Det slutliga budgetförslaget läggs ut på wikin av Jan.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan och Holger i uppdrag att förbereda redovisningen i CiviCRM.
    • 2014-01-25: Uppdraget utfört, några tillägg av budgetstorlekar kvarstår.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att till styrelsemötet i januari ge förslag på förändringar av verksamhetsmålen med anledning av den reducerade budgeten.
    • Se nedan Projekt/budget 2014.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att förbereda mål för projekt som startar i januari.
    • Se nedan Ledningsrapporter för projekt.
  • Debattartikel: Diskussionspunkt om kommunikationspolicyns utformning. Mattias förbereder ett nytt förslag på formulering till nästa styrelsemöte.
    • Förslag till tillägg: Debattartiklar får enbart undertecknas med föreningens namn, till exempel "Styrelseledamot Wikimedia Sverige", då de avser uttalanden som representerar föreningens ståndpunkter i frågan.
    • 2015-01-25: Styrelsen beslöt att göra följande tillägg till kommunikationspolicyn: Debattartiklar får enbart undertecknas med föreningens namn, till exempel "Styrelseledamot Wikimedia Sverige", då styrelsen har konsulterats. https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Kommunikationspolicy&diff=30010&oldid=23378

Från styrelsemötet 2013-11-11:

  • Diarium: Föreningen har vuxit kraftigt, och vi har mycket mer handlingar samt många fler personer som hanterar dessa. Samtidigt är många handlingar (och underlag kring dessa) som inte direkt ingår i bokslutet ändå viktiga av ekonomisk betydelse, och vi måste fundera över hur vi identifierar, hittar och arkiverar dem effektivt.
    • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att identifiera vad som är viktigt att arkivera/indexera och som saknar rutin idag till nästa styrelsemöte.
      • 2013-12-09: Arbetet har påbörjats med specifikation, men arbete med rutiner fortsätter. Det har förts en diskussion på kansliet om hur man gör detta på ett enkelt sätt. Jan fortsätter arbetet och undersöker om kursen är värd att gå. Kursinformation: http://www.sipu.se/kurser/?name=chefer
      • 2014-01-25: Kursen verkar rikta sig till statliga organisationer. Förslag att höra med Idea om de har några tips på kurs, vilket gavs i uppdrag till Jan. Se även nedan under Diarium.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

  • Chapters Dialogue var här fredagen 17 januari och intervjuade Jan, Holger och Anders Wennersten (i egenskap av FDC-ledamot). Frågorna finns på meta. En sammanställning kommer att presenteras på Wikimedia Conference i april.
  • Executive Directors träffas nästa måndag.
  • Den 7 februari kommer WMNO:s tre anställda på besök till WMSE.
  • Till nästa styrelsemöte kommer ett förslag till kommunikationsplan att läggas fram.

Diarium

Från styrelsemötet 2013-11-11:

  • Diarium: Föreningen har vuxit kraftigt, och vi har mycket mer handlingar samt många fler personer som hanterar dessa. Samtidigt är många handlingar (och underlag kring dessa) som inte direkt ingår i bokslutet ändå viktiga av ekonomisk betydelse, och vi måste fundera över hur vi identifierar, hittar och arkiverar dem effektivt.
    • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att identifiera vad som är viktigt att arkivera/indexera och som saknar rutin idag till nästa styrelsemöte.
    • 2014-01-25: Ej klart. Föreningens nya ekonomiassistent kommer att få arbeta med det.

Fyraögonsprincip

  • Föreningens arbete: Ersätta inledningen med:
  • Jävsriktlinjer: Borde uppdateras vid några ställen för att tydliggöra att de gäller för samtliga som fattar beslut eller attesterar någonting.
    • "Alla som är styrelseledamöter och anställda vid årsskiftet 2012/13 skall underteckna en deklaration i december, vilket lämnas till föreningssekreteraren." borde ändras till "Den som är styrelseledamot eller anställd skall vid tillträde av ny befattning, val eller omval underteckna en deklaration, vilken lämnas till verksamhetschefen."
      • Styrelsen beslöt i enlighet med förslaget.
    • "Jäv anses föreligga, när någon i styrelsen deltar i beslut, i styrelsediskussion eller annan beredningsprocess" borde ändras till "Jäv anses föreligga, när styrelseledamot eller anställd deltar i beslut, i beslutsdiskussion eller annan beredningsprocess"
      • Styrelsen beslöt i enlighet med förslaget.
    • "Varje styrelseledamot är skyldig att ta upp frågan om möjligt jäv för egen del i ett ärende med ordföranden, om jäv kan misstänkas i detta ärende." till "Styrelseledamot eller anställd är skyldig att ta upp frågan om möjligt jäv för egen del i ett ärende med ordföranden respektive överordnad, om jäv kan misstänkas i detta ärende."
      • Styrelsen beslöt i enlighet med förslaget.
    • Uppdatering: https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=J%C3%A4vsriktlinjer&diff=30008&oldid=17688
    • "Förebyggande åtgärder" behöver lite mer anpassning.
      • Styrelsen beslöt att ge i uppdrag till Bengt att ta fram förslag till justering av punkten till nästa styrelsemöte.

Årsmöte 2014

  • Förslag till agenda.
    • Styrelsen beslöt att anta förslaget till agenda.
    • Jan skickar kallelse inom en vecka.
    • Kristina undersöker möjligheten att komplettera med en visning på museet.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning 2013

  • Budgetuppföljningen för 2013 gicks igenom. Några mindre slutjusteringar avseende ännu ej inkomna underlag återstår.

Omfördelning

  • En omfördelning av medel för SFI genomförs av Holger.

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2014
    • Arbete med uppföljning av verksamhetsmålen per projekt pågår. Cirka 50% är klara.

Personalfrågor

  • Ny ekonomiassistent har rekryterats och han började den 24 januari.
  • Ny Education Manager började vid årsskiftet.
  • En spontanansökan avseende praktik har inkommit och hon börjar den 27 januari.
  • Styrelsen påtalade att det är viktigt att semestrar alltid söks i tid i enlighet med Arbetstid_för_anställda#Semester_och_annan_ledighet.

Deltagande i Almedalsveckan 2014

Se Punkter Almedalsveckan 2014
  • Diskussionspunkt. Styrelsen uttalade att den tycker att närvaro på Almedalsveckan kan vara värdefullt och gav i uppdrag till Jan att utreda hur det kan göras och uppfylla befintliga verksamhetsmål.

Långsiktig finansiering

  • Diskussion kring Hur öka långsiktig finansiering? framtagen av Kristina och Bengt enligt beslut 2013-11-11.
    • Kristina och Bengt redogjorde för sitt arbete.
    • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att ta fram förslag på hur donations- och bidragsbiten kan implementeras i praktiken.

Via EU-projekt

  • Diskussion om långsiktig finansiering via EU-projekt. ex. Dessa kan vara i storleksordningen 10-20 miljoner över många år, men kräver stor insats för att skriva ansökan.
  • Diskussionspunkt. Styrelsen ansåg att arbete inte ska fokuseras på stora ansökningar, utan snarare ska tillfällen tas att delta i ansökningar som andra driver.

Frågor kring skolprojekten, gemenskapen och pedagogiken

Se Utbildning av nybörjare, och gemenskapen
  • Frågan bordlades.

Övriga frågor

  • Vara Fiscal Sponsor åt WMFI?
    • m:Grants:Fiscal_sponsorships
    • m:Grants:PEG/Example_fiscal_sponsorship_agreement_for_project_grants
    • m:Grants:Agreements
    • Kommentarer från Holger:
      • WMSE blir i princip borgensmän: "Fiscal Sponsor will require the Grantee to ...", " the Fiscal Sponsor will comply, and will require the Grantee to comply ...", "The Fiscal Sponsor and WMF may execute this Agreement in counterparts."
      • WMSE har bokföringsskyldighet: "The Fiscal Sponsor will keep copies of all Project Reports and financial records related to the Grant, including receipts and other expense documentation, for at least four (4) years after completing the Grant. The Fiscal Sponsor will make all Project Reports and financial records available to WMF staff or agents at reasonable times for review or audit."
        • Styrelsen beslöt att tacka nej till att vara fiscal sponsor, då den anser att det skapar onödig administrativ overhead och nya hierarkier som inte gagnar saken. Däremot ställer sig styrelsen mycket positiv till att stödja WMFI med kunskap och erfarenhet i den utsträckning de så önskar.
  • Offentligkonst
    • Frågan diskuterades. Se styrelsewikin.
  • Wikimedia Conference 2014
    • Styrelsen beslöt att Mattias, Bengt och Jan deltar.
  • Uppdatering Firmateckningsordning pga personalbyte.
    • Suzan Tutak ska bytas ut mot Martin Carlswärd samt Sophie Österberg ska bytas ut mot Sara Mörtsell i firmateckningsordningen.
  • Nästa styrelsemöte hålls måndag den 17 februari klockan 18.30 på kontoret/via Google Hangout.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.