Mötesprotokoll/Protokoll 2013-12-09

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 30 december 2013 kl. 22.11 (CET)
Justeringsman --Prolineserver (diskussion) 30 december 2013 kl. 22.04 (CET)


Tid
9 december 2013 klockan 18.30-22.00 på kontoret/via Google Hangout.
Närvarande

Mattias Blomgren, Kristina Berg, Jan Ainali, Arild Vågen, Holger Motzkau, Bengt Oberger, Sverker Johansson (till och med Övriga rapporteringar från verksamhetschefen/KPMG internkontrollrapport), Ylva Pettersson (till och med Övriga frågor/Träffa Wikipedia), Harald Anderson

Frånvarande

Inga frånvarande.

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Holger Motzkau valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14:

  • Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
    • 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
    • 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.

Från styrelsemötet 2013-11-11:

  • Panoramafrihet: En utredning gjord av Daniel Westman har inkommit. Utredningen visar på stöd för tolkningen som finns på Commons. Frågan är hur vi tar detta vidare.
    • Styrelsen uppdrog åt Jan att föra en diskussion med Daniel Westman om möjliga handlingsvägar.
    • 2013-12-09: Möte har hållits i fredags med Daniel Westman. Westman ansåg inte att det fanns mer att utreda. Bengt och Mattias diskuterar frågan vidare.
  • Autogiro: Styrelsen beslöt att uppdra åt Holger och Jan att teckna avtal med banken avseende autogiro, åt Jan att sätta upp de icke tekniska rutinerna kring autogiro, samt åt Holger att ta hand om det tekniska.
    • 2013-12-09: Autogiroavtal tecknat, men det tekniska återstår.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

  • KPMG internkontrollrapport.
    • Fyraögonsprincip behöver implementeras vid flera ställen.
    • Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
      • Föreningens arbete:
        • Ny underpunkt under ordförande: * hanterar attesteringar vid kassörens frånvaro och för det som rör kassören personligen.
        • Ändrad underpunkt under kassör: * hanterar attesteringar vid verksamhetschefens frånvaro och för det som rör ordföranden, styrelsen samt verksamhetschefen personligen.
        • Ändrad underpunkt under Verksamhetschef/budgetansvar: * Godkänner utläggsbegäran, attesterar utbetalningar, redovisningar och bokföring till övriga anställda och tredje part.
        • Styrelsen beslöt att anta förändringarna: https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=F%C3%B6reningens_arbete&diff=27983&oldid=21300
      • Arbetstid för anställda:
      • Resepolicy: Förslag till ny skrivning under punkten Beslut om resor: "Beslut om tjänsteresor omfattande mer än en halv arbetsdag fattas skriftligt av ordförande, kassör, verksamhetschef eller, inom ramen för sitt projekt, av projektledaren enligt Arbetsordningen. I beslutet som ska publiceras på wikin anges reseuppdrag samt en uppskattning av resekostnaderna."
      • Regler för beslut som rör föreningens ekonomi: Sidan har inte uppdaterats sedan 2009 och behövs egentligen inte längre. Om någonting saknas skulle det kunna integreras i Arbetsordningen.
        • Styrelsen beslöt att ge i uppdrag till ordföranden och kassören att till nästa möte se över om någon del av texten behöver integreras i Arbetsordningen.
      • Regler, riktlinjer och policy: Skillnad mellan regler, riktlinjer och policyer oklart. Förslag: Enbart en rangordnad lista så att det är klart vilken som gäller när två policyer kraschar, ta med stadgar samt mindre instruktioner och rutiner längre ned i listan.
        • Styrelsen beslöt att ge i uppdrag till ordföranden och kassören att uppdatera listan till nästa möte.
  • Föreningen får 94 700 kr från Världsnaturfonden för att skicka två Wikipediaambassadörer till Uganda.

Projekt/budget 2013

Budgetuppföljning

Omfördelning

Eventuella investeringar:

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2013
  • Ledningsrapporterna gicks igenom.
  • Det framfördes att ledningsrapporterna bör vara klara fredagen innan styrelsemötet för att ge styrelseledamöterna möjlighet att läsa igenom och förbereda sig.

Personalfrågor

  • Frågan om ekonomiassistent diskuterades. Protokollsbilaga finns i styrelsewikin.

Inköpspolicy

Från styrelsemötet 2013-11-11:

  • Inköpspolicy: Just nu har vi det som praktik att så mycket som möjligt ska köpas in direkt av föreningen för att undvika utlägg, vilket borde skrivas ned i policyn. När det gäller utlägg så har vi just nu bara en rutin/lathund, Ersättning för utlägg, vilket är tillräckligt.
    • Styrelsen beslöt att ge Mattias i uppdrag att skriva en formulering om detta till nästa möte. Frågan bordlades till nästa möte.
  • 2013-12-09: Punkten Fakturering och utlägg och texten "Inköp skall i första hand göras av föreningen mot faktura för att undvika utlägg" tillagd.
  • Styrelsen beslöt att anta ändringen: https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Ink%C3%B6pspolicy&diff=27830&oldid=20267

Diarium

Från styrelsemötet 2013-11-11:

  • Diarium: Föreningen har vuxit kraftigt, och vi har mycket mer handlingar samt många fler personer som hanterar dessa. Samtidigt är många handlingar (och underlag kring dessa) som inte direkt ingår i bokslutet ändå viktiga av ekonomisk betydelse, och vi måste fundera över hur vi identifierar, hittar och arkiverar dem effektivt.
    • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att identifiera vad som är viktigt att arkivera/indexera och som saknar rutin idag till nästa styrelsemöte.
      • 2013-12-09: Arbetet har påbörjats med specifikation, men arbete med rutiner fortsätter. Det har förts en diskussion på kansliet om hur man gör detta på ett enkelt sätt. Jan fortsätter arbetet och undersöker om kursen är värd att gå. Kursinformation: http://www.sipu.se/kurser/?name=chefer

Budget 2014

  • Förslag på omfördelning baserat på ny information (bl. a. rekommendation från FDC) https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Akk7bAiu6-xCdG1PX3c0eVpwbHBqeTJrdm5vdmVkQXc&usp=sharing
  • Styrelsen beslöt att anta budgetförslaget och ge Jan och Holger i uppdrag att göra vissa mindre justeringar inom overheaddelen.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan och Holger i uppdrag att förbereda redovisningen i CiviCRM.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att till styrelsemötet i januari ge förslag på förändringar av verksamhetsmålen med anledning av den reducerade budgeten.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att förbereda mål för projekt som startar i januari.

Årsmöte 2014

  • Styrelsen beslöt att hålla årsmötet lördagen den 15 mars 2014 klockan 13.00 på Arkitektur- och designcentrum.
  • Jan skickar ut kallelse.
  • Kristina bokar fika.
  • Konstituerande styrelsemöte hålls söndagen den 16 mars 2014 på kontoret som heldagsmöte.

Övriga frågor

Boards training workshop

Träffa Wikipedia

  • Styrelsen beslöt att acceptera perioden 11/3 - 16/4 2014.

Debattartikel

  • Lämpligheten av att underteckna en debattartikel med "styrelseledamot i Wikimedia Sverige" diskuterades och styrelsens rekommendation var att inte göra det i det aktuella fallet.
  • Diskussionspunkt om kommunikationspolicyns utformning. Mattias förbereder ett nytt förslag på formulering till nästa styrelsemöte.

Wikimedia Estlands utställning

  • Harald informerade att utställningen tyvärr blir inställd.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.