Verksamhetsberättelse 2023/Story: Rapporter för att utveckla vår verksamhet

I den här storyn beskrivs hur föreningens verksamhet har kunnat utvecklats då vi investerat i att ta fram ett gediget beslutsunderlag i form av rapporter, som dels fokuserar på föreningens klimatpåverkan och dels hur mångfalden ser ut i organisationen. Rapporterna belyser föreningens styrkor och svagheter inom områdena och ger guidning för hur organisationens effekt på samhället ska kunna bli så positiv som möjligt.

En förutsättning för att kunna förbättra sin verksamhet är att identifiera vad som fungerar bra och mindre bra i den nuvarande. Föreningen har därför under de senaste åren arbetat aktivt med att ta fram rapporter på olika områden, som syftar till en förbättrad och mer hållbar föreningsverksamhet.

En sådan rapport är klimatpåverkansrapporten. Till årsmötet 2022 togs en klimatpåverkansrapport för första gången fram, men den byggde på en tveksam metodik med grumlig data och därför svårtydda slutsatser. Under 2022 fick vi hjälp av konsultfirman Deloitte att, som del av deras pro bono-arbete, förbättra metodiken och insamlingen av data, vilket gjorde att vi till årsmötet 2023 kunde ta fram en betydligt mer korrekt rapport, i sin tur en förutsättning för korrekta slutsatser och analyser.

Merparten av arbetet gick ut på att förbättra datan inom inköpskategorin. I den första rapporten var denna kategori en mycket stor del av föreningens utsläpp, men eftersom metoden byggde på ekonomisk snarare än faktisk data blev det i många fall missvisande. Till 2023 års rapport kunde detta revideras, och slutsatsen blev att inköpskategorin, även om den blev en betydligt mindre del än tidigare, fortfarande är den största kategorin i faktiska tal. Det innebär också att det är inom inköp som en stor del av våra hållbarhetsvinster kan göras.

Under året hade vi även möten med Wikimedia Schweiz som är intresserade av ett liknande arbete, för att delge våra erfarenheter och tankar. Det finns många likheter hur arbetet i Wikimediaföreningar ser ut och om det är möjligt och önskvärt att ta fram rapporterna med liknande metodik är därför intressant att titta på då vi kan spara tid och resurser då vi inte behöver återuppfinna hjulet och även kontinuerligt lära från varandra då analyserna ofta är komplicerade med många gråzoner och tolkningar.

I klimatpåverkansrapporten från 2023 ingick också att göra en konkret åtgärd för att minska utsläppen utifrån datan. Därför har vi flyttat innehåll från våra servrar hos Bahnhof, som inte kan leverera någon hållbarhetsdata, till Glesys, från vilka vi kan få data om de faktiska utsläpp våra servrar renderar. Vi har också börjat köpa in en sammanställning av våra utsläpp från resor från vår resebyrå för att spara tid och få ett bättre underlag.

Kopplat till hållbarhetsarbetet runt klimatet har vi också inlett arbetet med en rapport på området social hållbarhet, nämligen en mångfaldsrapport. År 2023 togs föreningens första mångfaldsrapport fram, men likt arbetet med en ekologisk hållbarhetsrapport fanns det stora utmaningar med att ta fram rapporten, bland annat vilka avgränsningar som ska göras.

Vi har trots det fått flera viktiga insikter som kommer påverka våra prioriteringar och arbete framöver. Bland annat har föreningen majoriteten av medlemmarna i storstäder och det är en kraftig övervikt av män i medlemskåren, även om vår data är mycket ofullständig då bland annat kön är en frivillig uppgift att ange. Snittåldern är också oväntat hög och den största gruppen fördelade på ålder är hela 72–81 år — och föreningen har väldigt få yngre medlemmar. Trots vårt fleråriga arbete med utbildningssektorn och en digitalt baserad verksamhet med högteknologiska projekt har vi uppenbarligen inte övertygat en yngre målgrupp att bli medlemmar. Detta stämmer till eftertanke om hur vi kan arbeta mer strukturerat och kvalitativt med medlemsvärvning i alla delar av vår verksamhet då det uppenbart inte sker av sig själv. Det kommer dock att krävas en insats runt ytterligare datainsamling för att bekräfta initiala insikter, innan större ändringar i verksamheten sker.

Mångfaldsrapporten syftar till att synliggöra hur föreningens medlemskår ser ut. Med rätt data att utgå ifrån kan vi sätta mål för föreningens mångfald och utifrån målen planera aktiviteter som når, engagerar och inkluderar personer från grupper där det finns ett glapp idag.

Rapporten som togs fram för 2022 blev klar under hösten 2023. Det innebär att eventuella rekommendationerna hämtade i rapporten som föreningen bedömer ska tas vidare tas vidare först under 2024, parallellt med att arbetet för att ta fram rapport för 2023 inleds/genomförs.

Några av de utmaningar med att ta fram rapporten som föreningen stötte på var svårigheter med att ta fram statistik från det CRM-system vi använder oss av. Flera körningar behövde göras för att få fram korrekt data, och datan behövde även manuell handpåläggning för att kunna användas som mätetal. Detta är förhoppningsvis löst till 2023 då data för det nya året togs ut i slutet av 2023, utifrån alla de parametrar som nämns i 2022 års rapport. För 2022 års rapport var några av siffrorna tvungna att tas fram efter årsskiftet (alltså under 2023) och då blev datan missvisande.

Målet med att mäta samma parametrar från år till år är för att lättare ha möjlighet att följa de insatser som görs för ökad mångfald (nya mätetal kan komma att läggas till i framtiden). Det är också viktigt att komma ihåg att statistik som visar på en ökad mångfald inte nödvändigtvis säger något om det finns praktiska förutsättningarna på plats för att ta vara på ett ökat engagemang, eller om ett arbete som är inkluderande finns på plats när nya personer väl kommer in.

Därför lyfter vi i rapporten ett flertal områden som är värda att titta vidare på, och se om de kan och bör inkorporeras i framtida aktiviteter och rapporter.

Dessa båda rapporter ger oss en bättre datadriven grund för att utveckla vår verksamhet i framtiden och arbetet i sig har lett till viktiga reflektioner och många nya idéer för verksamheten.

En insikt är dock att det varit väldigt tidskrävande och dyrt att ta fram klimatpåverkansrapporten. Givet hur små våra utsläpp är i sammanhanget har frågan uppstått om hur vi hittar en rimlig balans mellan investeringarna som krävs och de vinster som görs. För båda rapporterna blir det en avvägning mellan att lägga resurser på att ta fram rapporten, eller att lägga samma resurser på att sprida kunskap om mångfald och hållbarhet via exempelvis skrivstugor eller uppladdningar av relevant data till Wikidata.

En idé framöver är därför att fortsätta ta fram klimatpåverkansrapporten regelbundet men då istället vartannat eller vart tredje år, vilket tillåter jämförelser över tid men med mindre investeringar. För mångfaldsrapporten är det dock fortsatt rimligt att fortsätta med årliga rapporter, åtminstone medan mätetalen utvecklas och fokusområden för förbättring identifieras.