Årsmöte 2012/Konstituerande möte/Föreningens arbete

Denna sida är en hjälp till styrelsen och framförallt nya styreslemedlemmar för att bedriva arbetet. Här samlas erfarenheter hur saker kan göras och vad som finns att utföra. Det syftar också till att öka transparensen genom att visa hur arbetet genomförs.

Roller i styrelsen

Se även 5 § Styrelse

Styrelsen är en kollegial sammanslutning vilket innebär att alla och envar har skyldighet att ta initiativ, driva verksamheten och säkra att goda beslut tas. I beslut är allas röster av lika värde. För vissa uppgifter gäller dock speciella ansvar vilka beskrivs nedan. Ordföranden utses av årsmötet och övriga roller av styrelsen efter behov. Styrelsen beslutar om projektbeskrivningar som ska lämnas till projektledare.

Ordförande

• Leder styrelsemöten.
• Ansvarar för att dynamiken i gruppen är bejakande för alla ledamöter i styrelsen.
• Ordföranden ger nya medlemmar ett välkomstbrev.

Kassör

• Ansvarar för föreningens in- och utbetalningar och bokföring.
• Ansvarar för föreningens formella kontakter med myndigheter, banker och dylika och handhar relaterade formella dokument.
• Ansvarar för att föreningens ekonomi och relaterade frågor hanteras korrekt och i enlighet med myndigheters krav, årsmötes beslut och god sed.

Ledamöter

• Det åligger var och en att läsa e-post från styrelsen, hålla sig informerad om kommande möten och att själv lägga in punkter i Nästa dagordning man vill ta upp.
• Fokusområden: Varje styrelseledamot har minst ett fokusområde som skall bevakas och rapporteras om till övriga styrelsen. Fokusområden är kvalitetsansvariga för projekt inom dem.

Projektledare

Utses per projekt och innebär att den utsedde har att inom angiven budget och projektspecifikation driva uppdraget till sitt slut. Progressrapport ska lämnas två dagar före varje styrelsemöte och slutrapport skall redovisas för styrelsen senast 60 dagar efter projektets avslutande. Även medlemmar utanför styrelsen och anställda kan utses till projektledare. Styrelsen kan återkalla uppdraget som projektledare.

Mandat

• Har rätt att besluta om inköp inom ramen för projektet och begära att föreningssekreteraren ska genomföra dem.

Anställda

Föreningssekreteraren

• Utför det dagliga arbetet i kansliet.
• Gör föreningens (ekonomiska) administration och bokför löpande, förbereder alla frågor om ekonomi till kassören.
• Följer upp budget, uppdaterar inventarielistan och håller åtminstone i samband med årsrevisionen kontakt med föreningens revisorer.
• Förbereder förslag till styrelsen för de behov som finns med anledning av den operativa verksamheten.
• Ansvarar för protokollen för styrelsemötena.
• Ansvarar för att verksamhetsplanen genomförs enligt styrelsens riktlinjer.
• Det åligger föreningssekreteraren att lista genomförda aktiviteter på sidan Verksamhetsberättelse.
• Följer upp och kontrollerar övriga anställdas arbete.
• Stödja de frivilliga och styrelsen med informations-/marknads- och Pr-material.
• Handhar medlemsregister samt påminnelsebrev vid glömd betalning.

Mandat

• Får genomföra köp inom ramen för beslutade projekt på uppdrag av projektledaren.
• Får genomföra köp på uppdrag av styrelsen.
• Får genomföra betalningar i Swedbank upp till 10 000 kr.

Rapportering

• Rapportera resultat och avvikelser från varje projekt samt den löpande verksamheten till styrelsen inför varje styrelsemöte. Denna ska skapas löpande på wikin minst två dagar före styrelsemöten och följa formen för kvartalsrapporten till WMF.
• Informera medlemmarna och Wikimediagemenskapen efter styrelsemöten.

Styrelsemöten

Se även 6 § Styrelsesammanträde

Mötesordning

• Styrelsemöten bör hållas ungefär en gång i månaden.
• Mötena hålls vanligen på distans och det åligger ledamöterna att ha erforderlig utrustning för sin uppkoppling.
• Om en ledamot yrkar på ett styrelsemöte utöver de planerade åligger det föreningens ordförande att kalla till sådant inom rimlig tid.
• Kallelser till möten skicka vanligtvis inte ut utan det åligger ledamöterna att hålla reda på mötestider som skall finnas publicerade i Mall:Kalendarium. Tid skall ha beslutats senast vid det föregående mötet.

Dagordning

• Dagordning för nästa styrelsemöte skall ligga på Nästa dagordning. Varje ledamot som vill ta upp frågor åligger det att själv lägga in dessa punkter i dagordningen på lämplig plats och med länkar till relevant material till punkten.
• En dagordning skall av föreningssekreteraren göras upp senaste fem dagar efter föregående möte och tillägg/ändringar bör undvikas två dagar före själva mötet.

Mötesprotokoll

• Skall till i längsta möjliga utsträckning vara publika och läggas upp på wikin snarast efter genomförda möten.

Inköpspolicy

Föreningen ska sträva att i alla upphandlingar prioritera öppna lösningar oavsett om det är mjukvara, hårdvara eller innehåll. Endast om prestanda och/eller pris på liknande proprietära lösningar är avsevärt bättre ska de senare föredras.

Resekostnader

Resor som kan bekostas av föreningen är:

• Kollektivtrafik, buss, spårvagn och lokaltåg.
• Bil där ersättning sker till högst skatteverkets norm (Bilersättning i egen bil: 18,50 kr/mil Bilersättning, Traktamenten och andra kostnadsersättningar)
• Taxi endast om särskilda skäl föreligger och endast till kostnad över 500 kronor efter styrelsebeslut.
• Tåg där resan skall genomföras på så sätt att överkostnader undviks (resor när biljetterna är som dyrast) och i en rimlig standard.
• Flyg med samma villkor som för tåg ovan.

Enskilda resor (inklusive tor) vars kostnad överstiger 1.200 kr skall stämmas av med kassören eller ansvarig projektledare först, som har att bedöma rimlighet och om styrelsebeslut är erforderligt.

Endast resor som är kopplade till föreningens verksamhet kan bekostas och rimligt avdrag skall ske när den resanden har haft personlig fördel av resan.

Mat och dryck

Rimliga fikakostnader och inköp av mat och dryck för enklare tillställningar av frukost, kaffe och macka karaktär kan bekostas av föreningen när de understiger 75 kronor per person:

• Vid styrelsens interna träffar
• Vid möten med medlemmar eller motsvarande (till exempel Wikifikor)
• Vid träff med externa intressenter

Denna typ av utgifter skall bara ske sparsamt och ses som undantag mer än norm.

Rimliga mat och dryckkostnader för måltider kan bekostas av föreningen bara i samband med heldagsförrättningar eller vid speciella tillfällen enskilt beslutade av styrelsen.

Logi

Rimliga logikostnader bekostas bara av föreningen vid flerdagsförrättningar eller vid speciella tillfällen enskilt beslutade av styrelsen.

Oförutsedda utgifter

Skall beslutas i styrelsen.