Årsmöte 2018/Checklista

Före


Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet	John	Fixat!	Axel är ansvarig
Bestäm datum, ort och lokal	Axel	Fixat!	2018-04-14, Stockholm, Medelhavsmuseet
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt	Axel	Fixat!	Karin Åström Iko
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår)	Axel	Fixat!	Årsmöte 2018
Skriva eventuella motioner	John	Fixat!


Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas	John	Fixat!	Verksamhetsplan 2018
Budget bör fastställas	John	Fixat!	Budget 2018
Verksamhetsberättelse bör färdigställas	John	Fixat!
Årsredovisning bör färdigställas	John	Fixat!


Uppgift	Ansvarig	Klart
Skicka ut kallelsen till alla medlemmar. "Kallelsen skall innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar."	André	Fixat!
Börja samordna resor	Axel	Fixat!
Inkomna motioner ska behandlas	Mattias	Fixat!


Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
"Revisorerna skall senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen."	John	Fixat!
Koordinera utskick i sociala kanaler med verksamhetsrevisorn.	Axel	Fixat!	Mailat Kristoffer om utskick


Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen	John	Fixat!
Påminn valberedningen om förslag	John	Fixat!
Fika?	Axel	Fixat!	Mailat fråga till Bagdad Café
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet	Axel


Uppgift	Ansvarig	Klart
Skriva ut senaste medlemslista eller säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet	Evelina	Fixat!
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer	Axel
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet	Axel	Fixat!


Uppgift	Ansvarig	Klart
Skylta till lokalen	Axel	Fixat!
Kontrollera logistiken (catering m.m.)	Axel	Fixat!
Gör en säkerhetsgenomgång	Axel	Fixat!
Medlemsregistrering	Evelina	Fixat!
Placera ut give-aways och informationsmaterial	Evelina	Fixat!
Städa upp i lokalen	Axel	Fixat!

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.


Uppgift	Ansvarig	Klart
Få det justerat, först on-wiki och sedan i en utskriven pappersversion	Sara	Fixat!
Skrivskydda protokollet	Sara
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet	Sara


Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Arkivera föregående års funktionärer	Axel	Fixat!	N/A
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi	Axel	Fixat!
Uppdatera uppgifter på http://chapters.wikimedia.ch/Chapters#Wikimedia_Sweden	Axel	Fixat!	Sidan sorgligt ouppdaterad och skrivskyddad. Bett om att få länk till funktionärssidan inlagd istället för gammal info.
Uppdatera uppgifter på http://internal.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Sverige	Axel	Fixat!	Sidan sorgligt ouppdaterad. Tagit bort gammalt och lagt in länkar till föreningsfakta och funktionärssidan så att sidan inte behöver uppdateras framöver.
Uppdatera uppgifter på https://www.wikimedia.se/sv/styrelse	Axel	Fixat!	N/A


Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Uppdatera vilka som får mail som går till styrelsenwikimedia.se	André	Fixat!	N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-allstyrelse.wikimedia.se	André	Fixat!	N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningenwikimedia.se	André	Fixat!	N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorerwikimedia.se	André	Fixat!	N/A
Behöver någon nyutnämnd en wikimedia.se adress?	Sebastian	Fixat!	N/A


Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Uppdatera vilka som är med på chapters-l [1]	André


Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Nya i styrelsen ska få administratörsrättighet på wikin	André	Fixat!	N/A
Uppdatera vilka som har tillgång till http://chapters.wikimedia.ch/	André
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters	Axel	Fixat!


Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Betala ut resersättningar	Evelina	Fixat!	De REB:ar som kommit in har behandlats.
Lägg upp bilder på commons	Evelina	Fixat!	N/A
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar	Evelina	Fixat!	N/A
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia).	Evelina	Fixat!	Diarieförd med nummer 20 för 2018.