Årsmöte 2018/Checklista

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Checklista för Årsmöte 2018, inkopierad från Checklista för årsmöte.

Före

Början av december

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet John Symbol OK.svg Fixat! Axel är ansvarig
Bestäm datum, ort och lokal Axel Symbol OK.svg Fixat! 2018-04-14, Stockholm, Medelhavsmuseet
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt Axel Symbol OK.svg Fixat! Karin Åström Iko
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår) Axel Symbol OK.svg Fixat! Årsmöte 2018
Skriva eventuella motioner John Symbol OK.svg Fixat!

Första styrelsemötet på året (20 januari)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas John Symbol OK.svg Fixat! Verksamhetsplan 2018
Budget bör fastställas John Symbol OK.svg Fixat! Budget 2018
Verksamhetsberättelse bör färdigställas John Symbol OK.svg Fixat!
Årsredovisning bör färdigställas John Symbol OK.svg Fixat!

Sex veckor innan (3 mars)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skicka ut kallelsen till alla medlemmar. "Kallelsen skall innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar." André Symbol OK.svg Fixat!
Börja samordna resor Axel Symbol OK.svg Fixat!
Inkomna motioner ska behandlas Mattias Symbol OK.svg Fixat!

Fyra veckor innan (17 mars)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
"Revisorerna skall senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen." John Symbol OK.svg Fixat!
Koordinera utskick i sociala kanaler med verksamhetsrevisorn. Axel Symbol OK.svg Fixat! Mailat Kristoffer om utskick

En vecka innan (7 april)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen John Symbol OK.svg Fixat!
Påminn valberedningen om förslag John Symbol OK.svg Fixat!
Fika? Axel Symbol OK.svg Fixat! Mailat fråga till Bagdad Café
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet Axel

Dagen innan (13 april)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skriva ut senaste medlemslista eller säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet Evelina Symbol OK.svg Fixat!
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer Axel
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet Axel Symbol OK.svg Fixat!

Dagen för årsmötet (14 april)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skylta till lokalen Axel Symbol OK.svg Fixat!
Kontrollera logistiken (catering m.m.) Axel Symbol OK.svg Fixat!
Gör en säkerhetsgenomgång Axel Symbol OK.svg Fixat!
Medlemsregistrering Evelina Symbol OK.svg Fixat!
Placera ut give-aways och informationsmaterial Evelina Symbol OK.svg Fixat!
Städa upp i lokalen Axel Symbol OK.svg Fixat!

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Få det justerat, först on-wiki och sedan i en utskriven pappersversion Sara Symbol OK.svg Fixat!
Skrivskydda protokollet Sara
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet Sara

Uppdatera sidor om nya Funktionärer

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Arkivera föregående års funktionärer Axel Symbol OK.svg Fixat! N/A
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi Axel Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera uppgifter på http://chapters.wikimedia.ch/Chapters#Wikimedia_Sweden Axel Symbol OK.svg Fixat! Sidan sorgligt ouppdaterad och skrivskyddad. Bett om att få länk till funktionärssidan inlagd istället för gammal info.
Uppdatera uppgifter på http://internal.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Sverige Axel Symbol OK.svg Fixat! Sidan sorgligt ouppdaterad. Tagit bort gammalt och lagt in länkar till föreningsfakta och funktionärssidan så att sidan inte behöver uppdateras framöver.
Uppdatera uppgifter på https://www.wikimedia.se/sv/styrelse Axel Symbol OK.svg Fixat! N/A

Epost

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Uppdatera vilka som får mail som går till styrelsen(at)wikimedia.se André Symbol OK.svg Fixat! N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-all(at)styrelse.wikimedia.se André Symbol OK.svg Fixat! N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningen(at)wikimedia.se André Symbol OK.svg Fixat! N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorer(at)wikimedia.se André Symbol OK.svg Fixat! N/A
Behöver någon nyutnämnd en wikimedia.se adress? Sebastian Symbol OK.svg Fixat! N/A

Mailinglistor

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Uppdatera vilka som är med på chapters-l [1] André

Wiki

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Nya i styrelsen ska få administratörsrättighet på wikin André Symbol OK.svg Fixat! N/A
Uppdatera vilka som har tillgång till http://chapters.wikimedia.ch/ André
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters Axel Symbol OK.svg Fixat!

Övrigt

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Betala ut resersättningar Evelina Symbol OK.svg Fixat! De REB:ar som kommit in har behandlats.
Lägg upp bilder på commons Evelina Symbol OK.svg Fixat! N/A
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar Evelina Symbol OK.svg Fixat! N/A
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia). Evelina Symbol OK.svg Fixat! Diarieförd med nummer 20 för 2018.