Årsmöte 2018/Checklista

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Checklista för Årsmöte 2018, inkopierad från Checklista för årsmöte.

Före

Början av december

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet John Fixat! Axel är ansvarig
Bestäm datum, ort och lokal Axel Fixat! 2018-04-14, Stockholm, Medelhavsmuseet
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt Axel Fixat! Karin Åström Iko
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår) Axel Fixat! Årsmöte 2018
Skriva eventuella motioner John Fixat!

Första styrelsemötet på året (20 januari)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas John Fixat! Verksamhetsplan 2018
Budget bör fastställas John Fixat! Budget 2018
Verksamhetsberättelse bör färdigställas John Fixat!
Årsredovisning bör färdigställas John Fixat!

Sex veckor innan (3 mars)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skicka ut kallelsen till alla medlemmar. "Kallelsen skall innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar." André Fixat!
Börja samordna resor Axel Fixat!
Inkomna motioner ska behandlas Mattias Fixat!

Fyra veckor innan (17 mars)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
"Revisorerna skall senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen." John Fixat!
Koordinera utskick i sociala kanaler med verksamhetsrevisorn. Axel Fixat! Mailat Kristoffer om utskick

En vecka innan (7 april)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen John Fixat!
Påminn valberedningen om förslag John Fixat!
Fika? Axel Fixat! Mailat fråga till Bagdad Café
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet Axel

Dagen innan (13 april)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skriva ut senaste medlemslista eller säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet Evelina Fixat!
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer Axel
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet Axel Fixat!

Dagen för årsmötet (14 april)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skylta till lokalen Axel Fixat!
Kontrollera logistiken (catering m.m.) Axel Fixat!
Gör en säkerhetsgenomgång Axel Fixat!
Medlemsregistrering Evelina Fixat!
Placera ut give-aways och informationsmaterial Evelina Fixat!
Städa upp i lokalen Axel Fixat!

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Få det justerat, först on-wiki och sedan i en utskriven pappersversion Sara Fixat!
Skrivskydda protokollet Sara
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet Sara

Uppdatera sidor om nya Funktionärer

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Arkivera föregående års funktionärer Axel Fixat! N/A
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi Axel Fixat!
Uppdatera uppgifter på http://chapters.wikimedia.ch/Chapters#Wikimedia_Sweden Axel Fixat! Sidan sorgligt ouppdaterad och skrivskyddad. Bett om att få länk till funktionärssidan inlagd istället för gammal info.
Uppdatera uppgifter på http://internal.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Sverige Axel Fixat! Sidan sorgligt ouppdaterad. Tagit bort gammalt och lagt in länkar till föreningsfakta och funktionärssidan så att sidan inte behöver uppdateras framöver.
Uppdatera uppgifter på https://www.wikimedia.se/sv/styrelse Axel Fixat! N/A

Epost

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Uppdatera vilka som får mail som går till styrelsen(at)wikimedia.se André Fixat! N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-all(at)styrelse.wikimedia.se André Fixat! N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningen(at)wikimedia.se André Fixat! N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorer(at)wikimedia.se André Fixat! N/A
Behöver någon nyutnämnd en wikimedia.se adress? Sebastian Fixat! N/A

Mailinglistor

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Uppdatera vilka som är med på chapters-l [1] André

Wiki

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Nya i styrelsen ska få administratörsrättighet på wikin André Fixat! N/A
Uppdatera vilka som har tillgång till http://chapters.wikimedia.ch/ André
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters Axel Fixat!

Övrigt

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Betala ut resersättningar Evelina Fixat! De REB:ar som kommit in har behandlats.
Lägg upp bilder på commons Evelina Fixat! N/A
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar Evelina Fixat! N/A
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia). Evelina Fixat! Diarieförd med nummer 20 för 2018.