Årsmöte 2023/Checklista

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.

Före

Början av december

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet	John	Fixat!
Bestäm datum och ort	Styrelsen	Fixat!	2023-04-22, Stockholm
Bestäm lokal	John	Fixat!	ArkDes
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt	Eric	Fixat!
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår)	Axel	Fixat!	Årsmöte 2023
Skriva eventuella motioner	John	N/A

Första styrelsemötet på året (under januari)

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas	John
Budget bör fastställas	John
Verksamhetsberättelse bör färdigställas	John	Fixat!
Årsredovisning bör färdigställas	John	Fixat!
Engelsk översättning av verksamhetsberättelse	Alicia	Fixat!
Inkomna motioner ska behandlas	Mattias	Fixat!
Dubbelkolla protokollet från förra året om något särskilt ska göras inför detta årsmöte	Mattias	Fixat!

Åtta veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skriv Save the date-utskick till Årsmötet och Wikipediadagen	Josefine	Fixat!
Skriv kallelsen till årsmötet och, om den hålls i samband med årsmötet, Wikipediadagen. Skicka kallelsen för synpunkter och godkännande till styrelseordföranden, kassören och verksamhetschefen.	Josefine	Fixat!
Utannonsera på Bybrunnen att det är dags att nominera till Wikimediapriset (exempel från 2019 här).	Axel	Fixat! av Mattias	Meddelande

Sex veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.	Josefine	Fixat!
Börja samordna resor.	Axel
Kontakta volontärer.	Axel

Fyra veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen.	John	Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler.	Josefine	Fixat!
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare).	Axel	Fixat!

En vecka innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen	John	Fixat!
Påminn valberedningen om förslag	John	Fixat!
Catering	Axel	Fixat!
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet	Axel
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån	Josefine	Fixat!
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet	Josefine
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen.	Josefine
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det.	Axel

Dagen innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet	Axel/Jenny
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer	Jenny	N/A
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet	Jenny
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras.	Axel	Fixat!

Dagen för årsmötet

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skylta till lokalen	Axel
Kontrollera logistiken (catering m.m.)	Josefine
Gör en säkerhetsgenomgång	Axel
Medlemsregistrering	Jenny
Placera ut give-aways och informationsmaterial	Jenny
Rigga kamera för livestreamvideo	Josefine
Städa upp i lokalen	Axel

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur.	Jenny
Skrivskydda protokollet	Jenny
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet	Jenny

Uppdatera wiki-sidor och dokument

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Arkivera föregående års funktionärer	Jenny	Fixat! av Mattias
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi	Mattias	Fixat!
Uppdatera uppgifter på Funktionärer#Styrelse	Mattias	Fixat!
Uppdatera eventuella tidigare funktionärer med tidigare.	Axel	Fixat!
Skapa användarsidor med relevanta kvalifikationer för nya i styrelsen.	Axel	Fixat!	Användare:Instbs
Uppdatera dokumentet Uppgifter om styrelsen på Drive (Kontaktuppgifter för styrelsen [ÅR])	Jenny	' Fixat!'
Om antalet ledamöter i styrelsen eller valberedningen har ändrats, uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/	Jenny	N/A
Vid behov uppdatera stadgarna, med länk till mötesprotokollet i sammanfattningsrutan.	Mattias		Inget behov i år.
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras på meta:Wikimedia chapters	Axel	Fixat!
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras på meta:Wikimedia Gender Gap Observatory	Axel	Fixat!
Uppdatera Medlemsavgift (både i text och datat)	Josefine
Om avgiften har ändrats, uppdatera även samarbeta-med-oss samt Medlemskap/Zynatic/Manuella utskick/Medlemskapsförnyelse samt i Zynatic	Jenny	N/A
Uppdatera sidan Årsmöte

Epost och Google Workspace

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skapa konto i Google Workspace (för alla nya förtroendevalda), inkl. sätta upp aviseringar	Mattias
Uppdatera grupper för styrelsemedlemmar som börjat eller slutat. Det gäller grupperna "drivegrupp-styrelse" och "Kansli och styrelse (mejllista)".	Sebastian	Fixat!
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningenwikimedia.se	Sebastian	N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorerwikimedia.se	Sebastian	N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till jobbwikimedia.se	Sebastian	N/A

Övrigt

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Betala ut reseersättningar	Jenny
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons	Josefine	Fixat!	Bilder
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar	Jenny	Fixat!
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga signerande firmatecknare (underskriven och vidimerad kopia).	Jenny	Fixat!
Skicka ut utvärdering till deltagarna	Josefine
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna	Josefine
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)	Jenny	N/A
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med).	Jenny	Fixat!
Ta kreditupplysning på de nya styrelsemedlemmarna. Antingen gör WMSE detta själv 1. (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll 2.	Jenny	Fixat!
1. Beställ Kreditupplysning via abonnemang	Jenny
2. Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året)	Jenny	Fixat!
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning	Jenny	Fixat!
Be nya styrelsemedlemmar skriva under Deklaration beträffande möjlig intressekonflikt/möjligt jäv i mitt arbete i Wikimedia Sverige	Jenny	Fixat!
Be nya styrelsemedlemmar presentera sig i ett blogginlägg	Axel	Fixat!	blogg
Skicka blommor och tackkort till styrelsemedlemmar och andra förtroendevalda som avgått	Jenny	N/A
Uppdatera vilka som ingår i styrelsen i kursen "Om Wikimedia Sverige" på Wiki Learn