Betalkort används för att slippa en kostsam arbetsrutin med förskottsutbetalningar.
Betalkort som används enbart i tjänsten förmånsbeskattas ej.
Betalkort är kopplat till separata, av föreningen ägda, konton i Swedbank.
Om tilldelning av betalkort
Överordnad kan ge den anställde rätt till ett betalkort. Styrelsen eller den anställdes överordnade beslutar om vilka som ska tilldelas kort. Den överordnande som beviljat kortanvändningen, eller dennes efterträdare i tjänsten, har rätt att återkalla kortet.
För att få betalkort måste arbetstagaren underteckna en bekräftelse på att han eller hon har mottagit betalkortet och information om vad som gäller för användningen av betalkort.
Kontot fylls upp med ett belopp (15 000 SEK), vilket kan användas för inköp. Wikimedias inköpspolicy skall följas. Högre belopp kan sättas in i särskilda fall och beviljas av verksamhetschefen eller kassören.
Kortinnehavare som slutar sin anställning vid Wikimedia Sverige ska återlämna kortet till den överordnade före anställningstidens utgång.
Om användande av betalkort
Kortet är strikt personligt och får inte lånas ut till någon annan.
Inga inköp av privat karaktär får ske på betalkortet. Anställd på tjänsteresa kan få traktamente för extra omkostnader som uppstår. Betalkortet ska därför inte användas för fika, mat eller liknande omkostnader som normalt inte ersätts. Betalkortet ska alltså inte användas för kostnader som den anställda erhåller traktamente för.
Kortet är avsett att användas vid tjänsteresor och för tjänsterelaterade kostnader. Betalningar med betalkortet skall följa Wikimedias resepolicy.
Den anställda kan använda kortet för belopp upp till 2000 SEK per tillfälle inom ramen för sina projekt, därutöver måste godkännande ske från överordnad.
Den anställdes överordnade ansvarar för den anställdes kostnader och ska få en rapport när betalningar sker.
Inköp via betalkort får inte ersätta fakturering som betalningssätt, utan så långt det är möjligt ska inköp faktureras. Fakturering med hög faktureringsavgift ska dock undvikas.
Om redovisning
Kortinnehavaren får en inloggningsdosa för tillgång till sitt kortkonto för att regelbundet (normalt en gång per vecka) kontrollera transaktioner. Vid lågt saldo meddelas ekonomiadministratören för påfyllning.
På kvitton som avser representation ska samtliga som deltagit vid måltiden, samt organisation dessa representerar, antecknas och syftet med representationen anges.
På kvitton anges kortinhavarens namn, kostnadsställe och specifikation, och lämnas in snarast (normalt inom två kontorsarbetsdagar) till ekonomiadministratören för bokföring.
Flera sammanhängande utgifter till samma projekt, t.ex. under en tjänstresa, redovisas med en blankett: kostnadsredovisningsblankett.
Betalning som inte kan redovisas med kvitto dras från den anställdes lön.
Om förlorat kort
Kontakta snarast överordnad eller ekonomiadministratören samt banken.
