Checklista för nyanställning eller ny praktik

Använd {{subst::Checklista för nyanställning eller ny praktik}} (med två kolon) för att skapa denna lista på en undersida.

Anställning

Ansökningsprocessen

• Förbereda anställningsintervju
• Hålla anställningsintervju
• Utvärdera kandidater från anställningsintervju
  • Eventuella testuppgifter
  • Kontakta referenspersoner

Stöd och rutiner när ny personal eller praktikant börjar

Arbetsuppgifter är fördelade på den som vanligtvis är ansvarig. Uppgifterna kan dock även komma att skötas av annan personal om behov föreligger. När uppgift anses genomförd signeras under genomfört, alternativt märks uppgiften med ej relevant. För praktikanter används samma checklista, men uppgifter som inte är relevanta för praktikuppgiften märks med ej relevant.

Vem	Genomfört	Vad	Kommentar
Verksamhetschef och nyanställd		Anställnings/praktikavtal skall skrivas ut i två exemplar och skrivas under, ett sparas på kansliet i pärmen avtal. Ett ges till arbetstagaren/praktikanten.
Nyanställd		Gå igenom och skriv under intyg om jäv.
Verksamhetschef		Gå igenom sidan Regler, riktlinjer och policy och förklara vad som gäller med arbete på arbetsplatsen, arbete hemma, tjänsteresor och volontärtid. Förklara och beskriv hur det fungerar med tidrapporter, semestrar, VAB.
Verksamhetschef		Gör något uppmuntrande till första dagen. "Välkommen till oss, hoppas du ska trivas!"
Verksamhetschef		Lägg till personen i semesterdokumentet.
Verksamhetschef		Skicka ut formulär till angiven anhörig.
Verksamhetschef		Boka in möte för utvärdering och uppföljning. Gå igenom hur det fungerat och hur den anställde upplever sin jobbsituation.	Efter ca tre veckor.
Organisationsassistent		Ordna telefon och abonnemang.
Organisationsassistent		Tilldela en telefon.
Organisationsassistent		Uppdatera information i växeln (kundtjänst 0200-276276 för att lägga till ny användare).
Organisationsassistent		Se till att telefonnumret inte längre vidarebefordrar till växeln (0200-232323).
Organisationsassistent och nyanställd		Den anställda får information om att hen meddelar Försäkringskassan om sin nya arbetsgivare i samband med att de gör en ansökan om till exempel föräldrapenning, vab eller sjukpenning. Försäkringskassan ber då Wikimedia Sverige om nödvändiga uppgifter.
Organisationsassistent		Museimärk annonssidan.
Organisationsassistent		Uppdatera Lediga jobb.
Organisationsassistent och nyanställd		Gå igenom rutiner för ersättning av utlägg och löneutbetalningar.
Organisationsassistent		Registrera alla kontaktuppgifter på sidan Visitkort.
Organisationsassistent		Ordna med visitkort, mall finns på sidan Visitkort.
Organisationsassistent och nyanställd		Fyll i och skicka resenärsprofil till Tranås resebyrå.
Organisationsassistent		Vid behov, ordna koppling till SJ företagskonto.
Organisationsassistent		Vid behov, ordna betalkort.
Organisationsassistent		Ta ett foto i samma stil som de andra anställda (för mall, öppna presentationen Mall personalfoton i mallgalleriet på Drive), ladda upp bilden till Wikimedia Commons.
Organisationsassistent		Kontakta försäkringsbolag och ordna så att den nyanställda omfattas av olycksfallsförsäkringen.
Organisationsassistent		Samordna med redovisningsbyrån Opad om anställningsadministration.
Organisationsassistent		Se till att den anställda blir tillagd i Fortnox.
Verksamhetschef		Lägg till licenser i Fortnox
Organisationsassistent		Se till att uppgifter för antal anställda och löner uppdateras hos Collectum av Opad.
Organisationsassistent		Begär A-skattsedel och skicka till Opad.
Organisationsassistent och nyanställd		Samtyckesavtal om lagring av personuppgifter hos Opad ska skrivas under – originalet skickas till Opad och en kopia sparas hos Wikimedia Sverige.
Organisationsassistent		Skicka avtal till Opad för lönehantering.
Organisationsassistent		Se till att konto för löneutbetalning blir kopplat.
Kontorsansvarig och nyanställd		Skapa ett Wikimedia-konto på formen Användare:Förnamn Efternamn (WMSE)
Kontorsansvarig och nyanställd		Fyll i {{användarinfo}} på användarsidan
Kontorsansvarig		Ge användarkontot adminstratörsbehörighet på föreningswikin
Kontorsansvarig och nyanställd		Gör inställningar på användarkontot och aktivera betafunktioner
Kontorsansvarig		Skapa vid behov Kategori:Ledningsrapporter-FÖRNAMN
Kontorsansvarig		Visa wikimedia.se och skapa konto med lämplig behörighet
Kontorsansvarig och nyanställd		Aktivera tvåfaktorsautentisering, helst via Google Authenticator (aktiveras på användarens profilsida)
Kontorsansvarig och nyanställd		Visa hur blogginlägg skapas och vid behov andra funktioner
Kontorsansvarig		Lägg till personen på Funktionärer och Wikipedia:Wikimedia Sverige
Kontorsansvarig och nyanställd		Den nyanställda skriver ett kort personligt blogginlägg som introducerar personen för vår blogg.
Kontorsansvarig och nyanställd		Gå igenom planering och kalendrar
Kontorsansvarig och nyanställd		Diskutera relevanta internationella mailingslistor att prenumerera på och eventuellt Facebookgrupper att gå med i
Kontorsansvarig och nyanställd		Ge vid behov tillgång till sociala kanaler
Kontorsansvarig och nyanställd		Ordna vid behov med behörighet till inpasseringssystem och tillgång till mötesrumsbokning.
Kontorsansvarig och nyanställd		Gå igenom praktiska rutiner på kansliet
Kontorsansvarig och nyanställd		Tilldela och märk upp en låda för personliga saker
Tekniker		Tilldela en dator med användarkonto
Tekniker		Ordna konto i Google Workspace, skapa på formen fornamn.efternamnwikimedia.se
Tekniker		Lägg till personen i grupperna "Kansli" och "Kansli och styrelse (mejllista)"
Tekniker		Se till att personen har behörighet till kalendern WMSE intern (heter "Wikimedia Sverige -" [sic] och ägs av infowikimedia.se).
Tekniker		Ge access till ytterligare team drives i Google Drive (vid behov)
Tekniker		Ge access till GitHub (vid behov)
Operativ chef		Ge administrativ access till Zynatic (vid behov)
Operativ chef		Ge behörighet till Scrive (vid behov)
Nyanställd		Sätt standardmallen i Scrive till "Dokumentmall med Integritetspolicylänk" (vid behov)
Tekniker		Anslut konto till Phabricator
Nyanställd		Logga in i Fortnox med Bank-id
Tekniker		Informera om existerande Chat-rum och lägg till i eventuella rum (Fikarum, Verksamhetsfrågor och Tips! läggs till automatiskt via gruppen).
Tekniker		Se till att Wikimedia Sverige har tillgång till arbetskalendern (Google Workspace) (ge verksamhetschefen redigeringsbehörighet)
Tekniker och nyanställd		Installera apparna Google authenticator, Tele2 Växel, Wikipedia