Checklista för nyanställning eller ny praktik

Använd {{subst::Checklista för nyanställning eller ny praktik}} (med två kolon) för att skapa denna lista på en undersida.

Anställning

Ansökningsprocessen

Förbereda anställningsintervju
Hålla anställningsintervju
Utvärdera kandidater från anställningsintervju
- Eventuella testuppgifter
- Kontakta referenspersoner

Stöd och rutiner när ny personal eller praktikant börjar

Arbetsuppgifter är fördelade på den som vanligtvis är ansvarig. Uppgifterna kan dock även komma att skötas av annan personal om behov föreligger. När uppgift anses genomförd signeras under genomfört, alternativt märks uppgiften med ej relevant. För praktikanter används samma checklista, men uppgifter som inte är relevanta för praktikuppgiften märks med ej relevant.


Vem	Vad	Kommentar
Verksamhetschef och nyanställd	Anställnings/praktikavtal skall skrivas under digitalt, en kopia sparas i personalakten/praktikantmappen och en ges till arbetstagaren/praktikanten
Nyanställd	Gå igenom och skriv under intyg om jäv
Verksamhetschef	Gå igenom sidan Regler, riktlinjer och policy och förklara vad som gäller med arbete på arbetsplatsen, arbete hemma, tjänsteresor och volontärtid. Förklara och beskriv hur det fungerar med tidrapporter, semestrar, VAB
Verksamhetschef	Gör något uppmuntrande till första dagen. "Välkommen till oss, hoppas du ska trivas!"
Verksamhetschef	Lägg till personen i semesterdokumentet
Verksamhetschef	Skicka ut formulär till angiven anhörig
Verksamhetschef	Boka in möte för utvärdering och uppföljning. Gå igenom hur det fungerat och hur den anställde upplever sin jobbsituation.	Efter ca tre veckor
Organisationsassistent	Ordna telefon och abonnemang
Organisationsassistent	Tilldela en telefon
Organisationsassistent	Uppdatera information i växeln (kundtjänst 0200-276276 för att lägga till ny användare)
Organisationsassistent	Se till att telefonnumret inte längre vidarebefordrar till växeln (0200-232323)
Organisationsassistent och nyanställd	Den anställda får information om att hen meddelar Försäkringskassan om sin nya arbetsgivare i samband med att de gör en ansökan om till exempel föräldrapenning, vab eller sjukpenning. Försäkringskassan ber då Wikimedia Sverige om nödvändiga uppgifter
Organisationsassistent	Museimärk annonssidan
Organisationsassistent	Uppdatera Lediga jobb
Organisationsassistent och nyanställd	Gå igenom rutiner för ersättning av utlägg och löneutbetalningar
Organisationsassistent	Registrera alla kontaktuppgifter på sidan Visitkort
Organisationsassistent	Ordna med visitkort, mall finns på sidan Visitkort
Organisationsassistent och nyanställd	Fyll i och skicka resenärsprofil till Tranås resebyrå
Organisationsassistent	Vid behov, ordna koppling till SJ företagskonto
Organisationsassistent	Vid behov, ordna betalkort
Organisationsassistent	Ta ett foto i samma stil som de andra anställda (för mall, öppna presentationen Mall personalfoton i mallgalleriet på Drive), ladda upp bilden till Wikimedia Commons
Organisationsassistent	Kontakta försäkringsbolag och ordna så att den nyanställda omfattas av olycksfallsförsäkringen
Organisationsassistent	Samordna med redovisningsbyrån Opad om anställningsadministration
Organisationsassistent	Be Opad manuellt lägga in semestersaldo för den anställde
Organisationsassistent	Se till att den anställda blir tillagd i Fortnox
Verksamhetschef	Lägg till licenser i Fortnox
Organisationsassistent	Se till att uppgifter för antal anställda och löner uppdateras hos Collectum av Opad
Organisationsassistent	Skicka avtal till Opad för lönehantering
Organisationsassistent	Se till att konto för löneutbetalning blir kopplat
Kontorsansvarig och nyanställd	Skapa ett Wikimedia-konto på formen Användare:Förnamn Efternamn (WMSE)
Kontorsansvarig och nyanställd	Fyll i `{{användarinfo}}` på användarsidan
Kontorsansvarig	Ge användarkontot adminstratörsbehörighet på föreningswikin
Kontorsansvarig och nyanställd	Gör inställningar på användarkontot och aktivera betafunktioner
Kontorsansvarig	Skapa vid behov Kategori:Ledningsrapporter-FÖRNAMN
Kontorsansvarig	Visa wikimedia.se och skapa konto med lämplig behörighet
Kontorsansvarig och nyanställd	Aktivera tvåfaktorsautentisering på wikimedia.se, helst via Google Authenticator (aktiveras på användarens profilsida)
Kontorsansvarig och nyanställd	Visa hur blogginlägg skapas och vid behov andra funktioner
Kontorsansvarig	Lägg till personen på Funktionärer och Wikipedia:Wikimedia Sverige
Kontorsansvarig och nyanställd	Den nyanställda skriver ett kort personligt blogginlägg som introducerar personen för vår blogg
Kontorsansvarig och nyanställd	Gå igenom planering och kalendrar
Kontorsansvarig och nyanställd	Diskutera relevanta internationella mailingslistor att prenumerera på och eventuellt Facebookgrupper att gå med i
Kontorsansvarig och nyanställd	Ge vid behov tillgång till sociala kanaler
Kontorsansvarig och nyanställd	Ordna vid behov med behörighet till inpasseringssystem och tillgång till mötesrumsbokning
Kontorsansvarig och nyanställd	Gå igenom praktiska rutiner på kansliet
Kontorsansvarig och nyanställd	Tilldela och dela ut lås till skåp
Tekniker	Tilldela en dator med användarkonto
Tekniker	Ordna konto i Google Workspace, skapa på formen fornamn.efternamnwikimedia.se. Se Google Workspace#Lägg till ett konto med 2FA
Tekniker	Lägg till personen i grupperna "Kansli" och "Kansli och styrelse (mejllista)"
Tekniker	Ge access till GitHub (vid behov)
Verksamhetschef	Ge access till ytterligare team drives i Google Drive (vid behov)
Operativ chef	Ge access till Salesforce (vid behov)
Operativ chef	Ge behörighet till Scrive (vid behov)
Nyanställd	Sätt standardmallen i Scrive till "Dokumentmall med Integritetspolicylänk" (vid behov)
Tekniker	Anslut konto till Phabricator
Nyanställd	Logga in i Fortnox med Bank-id
Tekniker och nyanställd	Informera om existerande Google Chat-rum och lägg till ny personal i eventuella rum (Fikarum, Verksamhetsfrågor och Tips! läggs till automatiskt via gruppen). Alla rum är öppna, men inte nödvändigtvis relevanta
Tekniker och nyanställd	Installera apparna Google authenticator, Tele2 Växel, Wikipedia