Checklista för nyanställning eller ny praktik
Hoppa till navigering
Hoppa till sök
- Använd
{{subst::Checklista för nyanställning eller ny praktik}}
(med två kolon) för att skapa denna lista på en undersida.
Anställning
Ansökningsprocessen
- Förbereda anställningsintervju
- Hålla anställningsintervju
- Utvärdera kandidater från anställningsintervju
- Eventuella testuppgifter
- Kontakta referenspersoner
Stöd och rutiner när ny personal eller praktikant börjar
Arbetsuppgifter är fördelade på den som vanligtvis är ansvarig. Uppgifterna kan dock även komma att skötas av annan personal om behov föreligger. När uppgift anses genomförd signeras under genomfört, alternativt märks uppgiften med ej relevant. För praktikanter används samma checklista, men uppgifter som inte är relevanta för praktikuppgiften märks med ej relevant.
Vem | Genomfört | Vad | Kommentar |
---|---|---|---|
Verksamhetschef och nyanställd | Anställnings/praktikavtal skall skrivas ut i två exemplar och skrivas under, ett sparas på kansliet i pärmen avtal. Ett ges till arbetstagaren/praktikanten. | ||
Nyanställd | Gå igenom och skriv under intyg om jäv. | ||
Verksamhetschef | Gå igenom sidan Regler, riktlinjer och policy och förklara vad som gäller med arbete på arbetsplatsen, arbete hemma, tjänsteresor och volontärtid. Förklara och beskriv hur det fungerar med tidrapporter, semestrar, VAB. | ||
Verksamhetschef | Gör något uppmuntrande till första dagen. "Välkommen till oss, hoppas du ska trivas!" | ||
Verksamhetschef | Lägg till personen i semesterdokumentet. | ||
Verksamhetschef | Skicka ut formulär till angiven anhörig. | ||
Verksamhetschef | Boka in möte för utvärdering och uppföljning. Gå igenom hur det fungerat och hur den anställde upplever sin jobbsituation. | Efter ca tre veckor. | |
Organisationsassistent | Ordna telefon och abonnemang. | ||
Organisationsassistent | Tilldela en telefon. | ||
Organisationsassistent | Uppdatera information i växeln (kundtjänst 0200-276276 för att lägga till ny användare). | ||
Organisationsassistent | Se till att telefonnumret inte längre vidarebefordrar till växeln (0200-232323). | ||
Organisationsassistent och nyanställd | Den anställda får information om att hen meddelar Försäkringskassan om sin nya arbetsgivare i samband med att de gör en ansökan om till exempel föräldrapenning, vab eller sjukpenning. Försäkringskassan ber då Wikimedia Sverige om nödvändiga uppgifter. | ||
Organisationsassistent | Museimärk annonssidan. | ||
Organisationsassistent | Uppdatera Lediga jobb. | ||
Organisationsassistent och nyanställd | Gå igenom rutiner för ersättning av utlägg och löneutbetalningar. | ||
Organisationsassistent | Registrera alla kontaktuppgifter på sidan Visitkort. | ||
Organisationsassistent | Ordna med visitkort, mall finns på sidan Visitkort. | ||
Organisationsassistent och nyanställd | Fyll i och skicka resenärsprofil till Tranås resebyrå. | ||
Organisationsassistent | Vid behov, ordna koppling till SJ företagskonto. | ||
Organisationsassistent | Vid behov, ordna betalkort. | ||
Organisationsassistent | Ta ett foto i samma stil som de andra anställda (för mall, öppna presentationen Mall personalfoton i mallgalleriet på Drive), ladda upp bilden till Wikimedia Commons. | ||
Organisationsassistent | Kontakta försäkringsbolag och ordna så att den nyanställda omfattas av olycksfallsförsäkringen. | ||
Organisationsassistent | Samordna med redovisningsbyrån Opad om anställningsadministration. | ||
Organisationsassistent | Se till att den anställda blir tillagd i Fortnox. | ||
Organisationsassistent | Se till att uppgifter för antal anställda och löner uppdateras hos Collectum av Opad. | ||
Organisationsassistent | Begär A-skattsedel och skicka till Opad. | ||
Organisationsassistent och nyanställd | Samtyckesavtal om lagring av personuppgifter hos Opad ska skrivas under – originalet skickas till Opad och en kopia sparas hos Wikimedia Sverige. | ||
Organisationsassistent | Skicka avtal till Opad för lönehantering. | ||
Organisationsassistent | Se till att konto för löneutbetalning blir kopplat. | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Skapa ett Wikimedia-konto på formen Användare:Förnamn Efternamn (WMSE) | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Fyll i {{användarinfo}} på användarsidan
|
||
Kontorsansvarig | Ge användarkontot adminstratörsbehörighet på föreningswikin | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Gör inställningar på användarkontot och aktivera betafunktioner | ||
Kontorsansvarig | Skapa vid behov Kategori:Ledningsrapporter-FÖRNAMN | ||
Kontorsansvarig | Visa wikimedia.se och skapa konto med lämplig behörighet | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Aktivera tvåfaktorsautentisering, helst via Google Authenticator (aktiveras på användarens profilsida) | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Visa hur blogginlägg skapas och vid behov andra funktioner | ||
Kontorsansvarig | Lägg till personen på Funktionärer och Wikipedia:Wikimedia Sverige | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Den nyanställda skriver ett kort personligt blogginlägg som introducerar personen för vår blogg. | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Gå igenom planering och kalendrar | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Diskutera relevanta internationella mailingslistor att prenumerera på och eventuellt Facebookgrupper att gå med i | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Ge vid behov tillgång till sociala kanaler | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Ordna vid behov med behörighet till inpasseringssystem och tillgång till mötesrumsbokning. | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Gå igenom praktiska rutiner på kansliet | ||
Kontorsansvarig och nyanställd | Tilldela och märk upp en låda för personliga saker | ||
Tekniker | Tilldela en dator med användarkonto | ||
Tekniker | Ordna konto på Fortnox | ||
Tekniker | Ordna konto i Google Workspace, skapa på formen fornamn.efternamn![]() |
||
Tekniker | Lägg till personen i grupperna "Kansli" och "Kansli och styrelse (mejllista)" | ||
Tekniker | Se till att personen har behörighet till kalendern wmse-intern | ||
Tekniker | Ge access till ytterligare team drives i Google Drive (vid behov) | ||
Tekniker | Ge access till GitHub (vid behov) | ||
Tekniker | Ge administrativ access till Zynatic (vid behov) | ||
Tekniker | Ge behörighet till Scrive (vid behov) | ||
Nyanställd | Sätt standardmallen i Scrive till "Dokumentmall med Integritetspolicylänk" (vid behov) | ||
Tekniker | Anslut konto till Phabricator | ||
Tekniker och nyanställd | Logga in i Fortnox och aktivera SMS-autentisering | ||
Tekniker | Informera om existerande Chat-rum och lägg till i eventuella rum (Fikarum och verksamhetsfrågor är automatiska) | ||
Tekniker | Se till att Wikimedia Sverige har tillgång till arbetskalendern (Google Workspace) (ge verksamhetschefen redigeringsbehörighet) | ||
Tekniker och nyanställd | Installera apparna Google authenticator, Tele2 Växel, Wikipedia |