Checklista för nyanställning eller ny praktik

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Använd {{subst::Checklista för nyanställning eller ny praktik}} (med två kolon) för att skapa denna lista på en undersida.


Anställning

Ansökningsprocessen

  • Förbereda anställningsintervju
  • Hålla anställningsintervju
  • Utvärdera kandidater från anställningsintervju
    • Eventuella testuppgifter
    • Kontakta referenspersoner

Stöd och rutiner när ny personal börjar

Arbetsuppgifter är fördelade på den som vanligtvis är ansvarig. Uppgifterna kan dock även komma att skötas av annan personal om behov föreligger. När uppgift anses genomförd signeras kryssrutan.

Med verksamhetschef

  • Checkbox 0.svg  Anställningsavtal skall skrivas ut i två exemplar, ett sparas på kansliet i pärmen avtal. Ett ges till arbetstagaren
  • Checkbox 0.svg  Intyg om jäv ska skrivas under
  • Checkbox 0.svg  Visa sidan Regler, riktlinjer och policy och förklara vad som gäller med arbete på arbetsplatsen, arbete hemma, tjänsteresor och volontärtid. Förklara och beskriv hur det fungerar med tidrapporter, semestrar, VAB
  • Checkbox 0.svg  Gör något uppmuntrande till första dagen. "Välkommen till oss, hoppas du ska trivas!"
  • Checkbox 0.svg  Lägg till personen i semesterdokumentet
  • Checkbox 0.svg  Skicka ut formulär till angiven anhörig
  • Checkbox 0.svg  Boka in möte för utvärdering och uppföljning efter ca tre veckor. Gå igenom hur det fungerat och hur den anställde upplever sin jobbsituation

Med organisationsassistent

  • Checkbox 0.svg  Ordna telefon och abonnemang
    • Checkbox 0.svg  Tilldela en telefon
    • Checkbox 0.svg  Uppdatera information i växeln (kundtjänst 0200-276276 för att lägga till ny användare)
    • Checkbox 0.svg  Se till att telefonnumret inte längre vidarebefordrar till växeln (0200-232323)
  • Checkbox 0.svg  Den anställda får information om att hen meddelar Försäkringskassan om sin nya arbetsgivare i samband med att de gör en ansökan om till exempel föräldrapenning, vab eller sjukpenning. Försäkringskassan ber då Wikimedia Sverige om nödvändiga uppgifter.
  • Checkbox 0.svg  Museimärk annonssidan
  • Checkbox 0.svg  Uppdatera Lediga jobb
  • Checkbox 0.svg  Gå igenom rutiner för ersättning av utlägg och löneutbetalningar
  • Checkbox 0.svg  Registrera alla kontaktuppgifter på sidan Visitkort
  • Checkbox 0.svg  Ordna med visitkort, mall finns på sidan Visitkort
  • Checkbox 0.svg  Fyll i och skicka resenärsprofil till Tranås resebyrå
  • Checkbox 0.svg  Vid behov, ordna koppling till SJ företagskonto
  • Checkbox 0.svg  Vid behov, ordna betalkort
  • Checkbox 0.svg  Ta ett foto i samma stil som de andra anställda (för mall, öppna presentationen Mall personalfoton i mallgalleriet på Drive)
  • Checkbox 0.svg  Visa wikimedia.se
    • Checkbox 0.svg  Skapa konto med lämplig behörighet
    • Checkbox 0.svg  Aktivera tvåfaktorsautentisering, helst via Google Authenticator (aktiveras på användarens profilsida)
    • Checkbox 0.svg  Visa hur blogginlägg skapas och vid behov andra funktioner
  • Checkbox 0.svg  Kontakta Folksam och ordna så att den nyanställda omfattas av olycksfallsförsäkringen.
  • Checkbox 0.svg  Samordna med redovisningsbyrån Opad om anställningsadministration
    • Checkbox 0.svg  Se till att den anställda blir tillagd i Fortnox
    • Checkbox 0.svg  Se till att uppgifter för antal anställda och löner uppdateras hos Collectum av Opad
    • Checkbox 0.svg  Begär A-skattsedel och skicka till Opad
    • Checkbox 0.svg  Samtyckesavtal om lagring av personuppgifter hos Opad ska skrivas under – originalet skickas till Opad och en kopia sparas hos Wikimedia Sverige
    • Checkbox 0.svg  Skicka avtal till Opad för lönehantering
    • Checkbox 0.svg  Se till att konto för löneutbetalning blir kopplat

Med kontorsansvarig

Punkter ej relevanta för personer som arbetar på distans:

  • Checkbox 0.svg  Kvittera ut nycklar från Goto 10
  • Checkbox 0.svg  Gå igenom praktiska rutiner på kansliet
  • Checkbox 0.svg  Tilldela och märk upp en låda för personliga saker

Med tekniker

  • Ordna dator och annan utrustning
    • Checkbox 0.svg  Tilldela en dator
  • Ordna konto på:
    • Checkbox 0.svg  Fortnox
    • Checkbox 0.svg  G Suite
      • Checkbox 0.svg  Skapa på formen fornamn.efternamn(at)wikimedia.se
      • Checkbox 0.svg  Lägg till personen i gruppen kansli
      • Checkbox 0.svg  Lägg till på mailinglistorna wmse-kontor och wmse-all
      • Checkbox 0.svg  Se till att personen har behörighet till kalendern wmse-intern
  • Checkbox 0.svg  Ge access till ytterligare team drives i Google Drive (vid behov)
  • Checkbox 0.svg  Ge access till GitHub (vid behov)
  • Checkbox 0.svg  Ge administrativ access till Zynatic (vid behov)
  • Checkbox 0.svg  Anslut konto till Phabricator
  • Checkbox 0.svg  Logga in i Fortnox och aktivera SMS-autentisering
  • Checkbox 0.svg  Informera om existerande Chat-rum och lägg till i eventuella rum (Fikarum och verksamhetsfrågor är automatiska)
  • Checkbox 0.svg  Se till att Wikimedia Sverige har tillgång till arbetskalendern (G Suite) (ge verksamhetschefen redigeringsbehörighet)
  • Appar att installera:

Praktikant

Ansökningsprocessen

  • Förbereda intervjuer
  • Hålla intervjuer
  • Utvärdera kandidater från intervjuer

Innan personen börjar

  • Ordna arbetsplats, dator, utrustning
  • Konfigurera användarkonto och skrivare på datorn
  • Praktikavtal skall skrivas ut i två exemplar, ett sparas på kansliet i pärmen avtal. Ett ges till praktikanten
  • Informera kansliets personal om praktikanten

Första arbetsdagen

Inom tre veckor

  • Boka in ett möte för utvärdering och uppföljning. Gå igenom hur det fungerat och hur praktiken lämpligtvis bedrivs framåt