Checklista för nyanställning eller ny praktik

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Använd {{subst::Checklista för nyanställning eller ny praktik}} (med två kolon) för att skapa denna lista på en undersida.


Anställning

Ansökningsprocessen

  • Förbereda anställningsintervju
  • Hålla anställningsintervju
  • Utvärdera kandidater från anställningsintervju
    • Eventuella testuppgifter
    • Kontakta referenspersoner

Stöd och rutiner när ny personal eller praktikant börjar

Arbetsuppgifter är fördelade på den som vanligtvis är ansvarig. Uppgifterna kan dock även komma att skötas av annan personal om behov föreligger. När uppgift anses genomförd signeras under genomfört, alternativt märks uppgiften med ej relevant. För praktikanter används samma checklista, men uppgifter som inte är relevanta för praktikuppgiften märks med ej relevant.

Vem Genomfört Vad Kommentar
Verksamhetschef och nyanställd Anställnings/praktikavtal skall skrivas ut i två exemplar och skrivas under, ett sparas på kansliet i pärmen avtal. Ett ges till arbetstagaren/praktikanten.
Nyanställd Gå igenom och skriv under intyg om jäv.
Verksamhetschef Gå igenom sidan Regler, riktlinjer och policy och förklara vad som gäller med arbete på arbetsplatsen, arbete hemma, tjänsteresor och volontärtid. Förklara och beskriv hur det fungerar med tidrapporter, semestrar, VAB.
Verksamhetschef Gör något uppmuntrande till första dagen. "Välkommen till oss, hoppas du ska trivas!"
Verksamhetschef Lägg till personen i semesterdokumentet.
Verksamhetschef Skicka ut formulär till angiven anhörig.
Verksamhetschef Boka in möte för utvärdering och uppföljning. Gå igenom hur det fungerat och hur den anställde upplever sin jobbsituation. Efter ca tre veckor.
Organisationsassistent Ordna telefon och abonnemang.
Organisationsassistent Tilldela en telefon.
Organisationsassistent Uppdatera information i växeln (kundtjänst 0200-276276 för att lägga till ny användare).
Organisationsassistent Se till att telefonnumret inte längre vidarebefordrar till växeln (0200-232323).
Organisationsassistent och nyanställd Den anställda får information om att hen meddelar Försäkringskassan om sin nya arbetsgivare i samband med att de gör en ansökan om till exempel föräldrapenning, vab eller sjukpenning. Försäkringskassan ber då Wikimedia Sverige om nödvändiga uppgifter.
Organisationsassistent Museimärk annonssidan.
Organisationsassistent Uppdatera Lediga jobb.
Organisationsassistent och nyanställd Gå igenom rutiner för ersättning av utlägg och löneutbetalningar.
Organisationsassistent Registrera alla kontaktuppgifter på sidan Visitkort.
Organisationsassistent Ordna med visitkort, mall finns på sidan Visitkort.
Organisationsassistent och nyanställd Fyll i och skicka resenärsprofil till Tranås resebyrå.
Organisationsassistent Vid behov, ordna koppling till SJ företagskonto.
Organisationsassistent Vid behov, ordna betalkort.
Organisationsassistent Ta ett foto i samma stil som de andra anställda (för mall, öppna presentationen Mall personalfoton i mallgalleriet på Drive), ladda upp bilden till Wikimedia Commons.
Organisationsassistent Kontakta försäkringsbolag och ordna så att den nyanställda omfattas av olycksfallsförsäkringen.
Organisationsassistent Samordna med redovisningsbyrån Opad om anställningsadministration.
Organisationsassistent Se till att den anställda blir tillagd i Fortnox.
Organisationsassistent Se till att uppgifter för antal anställda och löner uppdateras hos Collectum av Opad.
Organisationsassistent Begär A-skattsedel och skicka till Opad.
Organisationsassistent och nyanställd Samtyckesavtal om lagring av personuppgifter hos Opad ska skrivas under – originalet skickas till Opad och en kopia sparas hos Wikimedia Sverige.
Organisationsassistent Skicka avtal till Opad för lönehantering.
Organisationsassistent Se till att konto för löneutbetalning blir kopplat.
Kontorsansvarig och nyanställd Skapa ett Wikimedia-konto på formen Användare:Förnamn Efternamn (WMSE)
Kontorsansvarig och nyanställd Fyll i {{användarinfo}}användarsidan
Kontorsansvarig Ge användarkontot adminstratörsbehörighet på föreningswikin
Kontorsansvarig och nyanställd Gör inställningar på användarkontot och aktivera betafunktioner
Kontorsansvarig Skapa vid behov Kategori:Ledningsrapporter-FÖRNAMN
Kontorsansvarig Visa wikimedia.se och skapa konto med lämplig behörighet
Kontorsansvarig och nyanställd Aktivera tvåfaktorsautentisering, helst via Google Authenticator (aktiveras på användarens profilsida)
Kontorsansvarig och nyanställd Visa hur blogginlägg skapas och vid behov andra funktioner
Kontorsansvarig Lägg till personen på Funktionärer och Wikipedia:Wikimedia Sverige
Kontorsansvarig och nyanställd Den nyanställda skriver ett kort personligt blogginlägg som introducerar personen för vår blogg.
Kontorsansvarig och nyanställd Gå igenom planering och kalendrar
Kontorsansvarig och nyanställd Diskutera relevanta internationella mailingslistor att prenumerera på och eventuellt Facebookgrupper att gå med i
Kontorsansvarig och nyanställd Ge vid behov tillgång till sociala kanaler
Kontorsansvarig och nyanställd Kvittera ut nycklar från Goto 10
Kontorsansvarig och nyanställd Gå igenom praktiska rutiner på kansliet
Kontorsansvarig och nyanställd Tilldela och märk upp en låda för personliga saker
Tekniker Tilldela en dator med användarkonto
Tekniker Ordna konto på Fortnox
Tekniker Ordna konto på G-suite, skapa på formen fornamn.efternamn(at)wikimedia.se
Tekniker Lägg till personen i gruppen kansli
Tekniker Lägg till på mailinglistorna wmse-kontor och wmse-all
Tekniker Se till att personen har behörighet till kalendern wmse-intern
Tekniker Ge access till ytterligare team drives i Google Drive (vid behov)
Tekniker Ge access till GitHub (vid behov)
Tekniker Ge administrativ access till Zynatic (vid behov)
Tekniker Anslut konto till Phabricator
Tekniker och nyanställd Logga in i Fortnox och aktivera SMS-autentisering
Tekniker Informera om existerande Chat-rum och lägg till i eventuella rum (Fikarum och verksamhetsfrågor är automatiska)
Tekniker Se till att Wikimedia Sverige har tillgång till arbetskalendern (G Suite) (ge verksamhetschefen redigeringsbehörighet)
Tekniker och nyanställd Installera apparna Google authenticator, Tele2 Växel, Wikipedia