Checklista för reseadministration

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Innan resa

Skapa ett resebeslut enligt följande steg.

  1. Fyll i uppgifter i resebeslutsformuläret som en undersida till projektet som resan görs i.
    1. Lägg till uppskattade kostnader, både för resa, boende, traktamente och restid.
  2. Behörig person beslutar resan.
  3. Lägg till en rad i Tjänsteresor 20XX (nuvarande år: Tjänsteresor 2021).
    1. Lägg till ID, Projekt, Resa, Resenär.
  4. Resa beställs, helst på faktura.

Under resa

  1. Spar alla kvitton som du gör utlägg för eller betalar med föreningens kort.

Efter resa

  1. Uppdatera resebeslutsformulär med eventuella avvikelser (ex. i restid, extra kostnader etc).
  2. Fyll i del som genererar traktamente (Ersättningsblanktett) med restid, om ni fått lunch etc.
  3. När ovan är gjort, signerar resenär resan under "Jag intygar att resan uppfyller rese- och miljöpolicy:". När resenär signerar denna del hamnar blanketten under en ny kategori "Färdiga för administration".
  4. Denna kategori hanterar organisationsassistent som gör en kontroll av uppgifterna. Stämmer allt laddas resebeslutsformuläret upp i scrive, och det skickas ut till ansvarig och resenär för slutlig signering.
  5. Därefter skickas den in till OPAD för utbetalning av organisationsassistent.
  6. Efter inskick markeras resebeslutet som klar och resebeslutet flyttas över till kategori "Redovisade och klara".
  7. Har du några kvitton som ska lämnas in eller utgifter som du har gjort utlägg för lämna in dem på avsedd blankett till organisationsassistent.
    1. Märk allt med resans ID.
  8. Organisationsassistent fyller om möjligt i kolumnerna Totalkostnad (summerat för resa, kost, logi och restid/traktamente) och Avslutad efter att utbetalning till resenären skett.