Checklista för reseadministration
Utseende
Om inget annat anges för steget så är det resenären som är ansvarig för det i listorna nedan.
Innan resa
Skapa ett resebeslut enligt följande steg.
- Lägg till en rad i Tjänsteresor 20XX (nuvarande år: Tjänsteresor 2024).
- Lägg till ID, Projekt[1], Resa, Resenär och Avresedatum.
- Spara sidan
- Följ länken i kolumnen "Resa" för att komma till resebeslutsformuläret.
- Fyll i uppgifter i resebeslutsformuläret (blir en undersida till projektet som resan görs i).
- Lägg till hemkomstdatum samt eventuella anmärkningar.
- Lägg till uppskattade kostnader, för resa, boende och eventuella deltagaravgifter. Ta ej med traktamente eller restidsersättning.
- Meddela Verksamhetschef om att resebeslutet är redo för signering
- [Verksamhetschef] Behörig person beslutar resan.
- Resa beställs, helst på faktura.
Under resa
- Spara alla kvitton som du gör utlägg för eller betalar med föreningens kort.
Efter resa
- Uppdatera resebeslutsformulär med eventuella avvikelser (t.ex. i restid, extra kostnader etc).
- Fyll i del som heter Ersättningsblanktett med restid, om ni fått lunch etc. för att få ut restidsersättning och/eller traktamente. Se Mall:Resemall/Rad för exempel som kan klipp-klistras in.
- När ovan är gjort, signerar resenären resan under "Jag intygar att resan uppfyller rese- och miljöpolicy:". När resenär signerar denna del hamnar blanketten under en ny kategori "Färdiga för administration".
- [Organisationsassistent] Denna kategori hanterar organisationsassistent som gör en kontroll av uppgifterna. Stämmer allt laddas resebeslutsformuläret upp i Scrive, och det skickas ut till ansvarig och resenär för slutlig signering.
- Du signerar i Scrive.
- [Organisationsassistent] Därefter skickas den in till OPAD för utbetalning.
- [Organisationsassistent] Efter inskick intygas resebeslutet som klart av organisationsassistent (under Redovisad) och resebeslutet flyttas över till kategori "Redovisade och klara".
- Har du några kvitton som ska lämnas in eller utgifter som du har gjort utlägg för, så lämna in dem på avsedd blankett till organisationsassistent.
- Märk allt med resans ID.
- [Organisationsassistent] Lägger in kvitton/utlägg i Kvitto-modulen märkta med resans-ID
Fotnoter
- ↑ Om resan ej sker under ett projekt (t.ex. för en internutbildning) kan denna lämnas blank om man istället lägger in Resebeslut med värdet Användare:<Ditt användarnamn>/Resebeslut <Resa> t.ex. Användare:André Costa (WMSE)/Resebeslut Kurs i extrem budgetplanering.