Checklista för reseadministration

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Om inget annat anges för steget så är det resenären som är ansvarig för i listorna nedan.

Innan resa

Skapa ett resebeslut enligt följande steg.

  1. Lägg till en rad i Tjänsteresor 20XX (nuvarande år: Tjänsteresor 2022).
    1. Lägg till ID, Projekt[1], Resa, Resenär och Avresedatum.
    2. Spara sidan
    3. Följ länken i kolumnen "Resa" för att komma till resebeslutsformuläret.
  2. Fyll i uppgifter i resebeslutsformuläret (blir en undersida till projektet som resan görs i).
    1. Lägg till hemkomstdatum samt eventuella anmärkningar.
    2. Lägg till uppskattade kostnader, för resa, boende och eventuella deltagaravgifter. Ta ej med traktamente eller restidsersättning.
    3. Meddela Verksamhetschef om att resebeslutet är redo för signering
  3. [Verksamhetschef] Behörig person beslutar resan.
  4. Resa beställs, helst på faktura.

Under resa

  1. Spara alla kvitton som du gör utlägg för eller betalar med föreningens kort.

Efter resa

  1. Uppdatera resebeslutsformulär med eventuella avvikelser (t.ex. i restid, extra kostnader etc).
  2. Fyll i del som heter Ersättningsblanktett med restid, om ni fått lunch etc. för att få ut restidsersättning och/eller traktamente. Se Mall:Resemall/Rad för exempel som kan klipp-klistras in.
  3. När ovan är gjort, signerar resenären resan under "Jag intygar att resan uppfyller rese- och miljöpolicy:". När resenär signerar denna del hamnar blanketten under en ny kategori "Färdiga för administration".
  4. [Organisationsassistent] Denna kategori hanterar organisationsassistent som gör en kontroll av uppgifterna. Stämmer allt laddas resebeslutsformuläret upp i Scrive, och det skickas ut till ansvarig och resenär för slutlig signering.
  5. Du signerar i Scrive.
  6. [Organisationsassistent] Därefter skickas den in till OPAD för utbetalning.
  7. [Organisationsassistent] Efter inskick intygas resebeslutet som klart av organisationsassistent (under Redovisad) och resebeslutet flyttas över till kategori "Redovisade och klara".
  8. Har du några kvitton som ska lämnas in eller utgifter som du har gjort utlägg för, så lämna in dem på avsedd blankett till organisationsassistent.
    1. Märk allt med resans ID.
  9. [Organisationsassistent] Lägger in kvitton/utlägg i Kvitto-modulen märkta med resans-ID
  10. [Organisationsassistent] Organisationsassistent fyller om möjligt i kolumnerna Totalkostnad (summerat för resa, kost, logi och restid/traktamente) och Avslutad efter att utbetalning till resenären skett.

Fotnoter

  1. Om resan ej sker under ett projekt (t.ex. för en internutbildning) kan denna lämnas blank om man istället lägger in Resebeslut med värdet Användare:<Ditt användarnamn>/Resebeslut <Resa> t.ex. Användare:André Costa (WMSE)/Resebeslut Kurs i extrem budgetplanering.