Digitalt årsmöte

2020 genomförde Wikimedia Sverige vårt första digitala årsmöte. Detta möte föregicks av omfattande förberedelser och på denna sida finns vårt arbete och våra slutsatser sammanställda.

• Föreningens styrelse fattade beslut om att genomföra mötet digitalt. Detta var det första steget inför det digitala årsmötet.

Kommunikation inför årsmötet

Tillgängliga på svenska.

• En ny kallelse skickades ut till samtliga medlemmar för att informera om att årsmötet blev digitalt.
• Dagen innan årsmötet gjordes ett utskick till samtliga anmälda deltagare med länk till mötet och annan välbehövlig information.
• En post om årsmötet i föreningens nyhetsbrev. (Mall)
• Ett blogginlägg om att föreningen anordnar det första digitala årsmötet skrevs och därmed kom också informationen upp på föreningens hemsida.
• En puff på föreningswikins förstasida om att det skulle äga rum ett digitalt årsmöte.
• Ett inlägg på Bybrunnen på Wikipedia (Mall).
• Inlägg postades i gruppen Svenska Wikipedia på Facebook. Här uppmanades läsarna även att bli medlemmar i föreningen om de inte redan var det.

Mötets upplägg

• Vi tog också fram en mötesordning för att mötet skulle flyta på så bra som möjligt (tillgänglig på svenska och engelska).

Val av plattformar för årsmötet

• Kansliet genomförde en utredning för att undersöka vilken eller vilka plattformar som skulle fungera bäst utifrån de speciella rådande förutsättningarna. Här undersöktes både lösning för videokonferensen och för dokumenthantering och omröstning. Valet föll på Zoom via Kungliga Bibliotekets servrar. (tillgänglig på svenska och engelska)

Instruktioner till Zoom

• Vi tog fram skriftliga instruktioner om att använda Zoom för att underlätta för medlemmarna att delta i mötet. Här finns också redogörelser för de integritetsaspekter vi hade att ta hänsyn till. (tillgängliga på svenska och engelska)
• Vi spelade också in instruktionsfilmer, en för att ansluta via dator och en för att ansluta via mobil. (tillgängliga på svenska)

Övningstillfällen

Tillgängliga på svenska.

• Inför årsmötet hade vi två specifika tillfällen där medlemmarna kunde samlas för att testa att använda sig av plattformen. Enbart en medlem deltog vid testtillfället, vilket kan tyda på att medlemmarna har börjat vänja sig vid digitala möten.
• Vi genomförde också en generalrepetition med alla de funktionärer som deltog på årsmötet, såsom mötesordförande, styrelse, kanslipersonal och valberedning. Där gick vi igenom föredragningslistan punkt för punkt för att skapa ett gemensamt flödesschema.

Arbetsfördelning

• Vi hade en mötesordförande som skötte det formella mötet.
• Vi hade delat upp rollfördelningen på tre personer utöver mötesordföranden. Här finns en tabell som beskriver ansvarsfördelningen. (tillgänglig på svenska och engelska)

Utvärdering

• Vi skickade ut en enkät efter årsmötet där vi undersökte deltagarnas åsikter om ämnen relaterade till genomförandet, såsom information inför mötet, Zoom som plattform, möjligheten till delaktighet under mötet och allmänna medskick.
• Personalen gjorde även en intern utvärdering för att se vilka lärdomar vi dragit.