Diskussion:Verksamhetsplan 2017/Måluppfyllnad/Programöversikt

Mål är utomordentligt bra att ha, och också naturligtvis att följa upp dem. Och jag har ingen synpunkt på hur denna del hanteras. Men jag är lite undrande om målen och strävan att nå dessa går ut över att lära sig kontinuerligt för att bli bättre. Jag anser att detta kan vara nog så viktigt som att visa "hurra vi är bra". Jag saknar en presentation av lärdomar, det är stor skillnad på: Målet var fel, Målet var orealistiskt, Upplägget var kass, vi hann inte genomföra, vi klarade inte av att genomföra, vi råkade ut för en oförutsedd händelse, verkligheten var inte som vi trott etc.

Jag anser tom att en organisation som alltid når målen är lite för lite kreativ och också kan ses för konservativ. Så jag vill uppmuntra att tillåta sig "missa" målen, utan att det ses som ett misslyckande och att se som en framgång att föreningen lärt sig något (men naturligtvis inte att missa på samma sätt flera gånger).

Hej,

Snabbt svar då jag är på semester.

Jag instämmer helt om värdet av det du skriver om att kunna misslyckas och lära av detta. Bra att du lyfter detta.

Jag har upplevt (och upplever) att det finns en hög tolerans för misslyckanden från både styrelse, medarbetare, och även finansiärer - vilket är viktigt för att våga berätta om misslyckanden och vad vi tar med oss. Det är i grunden en styrka.

Så hur kan vi då praktiskt berätta om det på bästa sätt? Hade du en idé om var detta skulle presenteras? Viktigt att fundera över är förstås vem ska vara mottagare av informationen? Vad ska syftet vara? Det styr utformningen på sammanställningen. Vad hade du i åtanke när du skrev inlägget?

Lite bakgrund om vad som sker nu (så att det lättare går att identifiera vad som saknas och hur nuvarande rutiner kan kompletteras): Utvärdering av vad som inte fungerat som tänkt är något vi gör internt på kansliet i samband med (1) projektplanering (då vi diskuterar igenom vad som var värt att fortsätta med och vad som var intressant att pröva men som av olika orsaker inte fungerade), oftast muntligt i samband med att ansökan utvecklas, där vi utgår från slutrapporten om sådan existerar; (2) vanligtvis skriftligen vid projektrapportering (då detta ibland är något som efterfrågas från finansiärerna, ofta finns då en riskanalys som vi utgår ifrån); samt (3) som en del av de presentationer av projekten som görs löpande för styrelsen här med Programöversikten som grund (alla orangea och röda punkter här går vi igenom på styrelsemötet). I sammanställningen här i verksamhetsplanen är det långt ifrån alla projekt som fått gröna pluppar tidigare år (se exempelvis programöversikten för 2015 och 2016). Detta sker skriftligen i ledningsrapporterna och föredras muntligen under styrelsemötet. Det är en ögonblicksbild.

En översiktlig sammanställning av all verksamhet sker ju i samband med rapporteringen till FDC - men där upplever jag att vi kan göra mer och att problem och lärdomar från dessa bör ges utökat utrymme. Detta är något vi tittar på i vår nästa "Progress Report" (med ett avsnitt per program preliminärt kallat "Fail fest"). Att inkludera detta i den löpande och planerade rapporteringen bedömer jag vara det mest kostnadseffektiva sättet att göra det på och ett sätt att även andra chapters kan lära av våra misstag. Detta knyter dock an till de inledande frågorna om mottagare och syfte.

Ser fram emot att ta del av ytterligare idéer och tankar.

Bra ni redan gör något av detta internt, det borde göra det lättare göra det mer synligt. Min egen tanke om detta är att tillföra en kolumn på rapporteringen med just rubriken lärdomar. Sedan kan det behövs ett stöddokument för vad som skrivas där, där det är tydligt det inte handlar om "ursäkter"/"skylla ifrån sig". Innehållet i den rutan kan sedan göras mer eller mindre formell, med uppdelningar enligt ovan tex. Och jag tycker gärna denna typ av kommentar kan finnas med på grönpluppade projekt när dessa är "nya" .

Jag anser sedan också att rapporteringen till styrelsen kan ändras och i princip ha som rubrik Lärdomar från verksamheten. Och då bara ta upp fall där det finns lärdomar, hoppa resten (eller åtminstone när det är projekt som återkommer och flyter på)