Kontor/Hantverkargatan

Fram till mars 2018 hyrde Wikimedia Sverige ett kontor på Hantverkargatan 21, två trappor upp.

Närmaste T-bana är Rådhuset - uppgång Kungsholms kyrka. Alternativt blå buss nr 3 som stannar precis i närheten. Bilder finns på Commons i kategorin Category:Wikimedia Sverige office at Hantverkargatan.

Praktiskt

Post skall skickas till Hantverkargatan 21, 112 21 Stockholm. Vi har ett fack i portuppgången. Paket anländer antingen till kontoret eller annan utlämnare. Ofta krävs någon av firmatecknarna för att hämta ut paket, eller en fullmakt för att hämta ut reserverad post.
Skrivaren är även kopiator och scanner.
Föreningen har via IDEA fördelaktiga priser vid inloggad beställning från Office Depot på webben. Vid akuta behov finns även butik med kontorsvaror på Hantverkargatan, vid Kungsholms torg.
Butik för frukt, fika och liknande är Ica vid Kungsholms torg.
Det finns möjlighet att äta lunch på kontoret. Många tar med en matlåda, andra hämtar mat vid restaurangerna i närheten.
Privat mat som man inte vill att någon annan ska äta märks med namn, detta för att göra det enklare att hålla efter gammal mat.
I köket finns ett litet kylskåp. Förvara inte mat länge där.
En mikrovågsugn och två plattor finns.

Tillgänglighet

Hiss: Kansliet ligger på andra våningen i huset. En liten hiss finns från gatuplan.
Handikappramp: Nej.
Hörslinga: Nej.
Port: Är tung och saknar automatisk dörröppnare. Ring på dörrtelefonen för assistans.
Dörrar på kontoret: Dörröppningarna är från 82 cm breda. Ytterdörr saknar dörröppnare.
Toalett: Liten toalett som inte är handikappanpassad.
Ledarhundar är välkomna.
Wi-Fi: Ja.
Avstånd till parkering: 5-50 meter.
Handikapparkering: 30 meter.
Avstånd till buss: 30 meter.
Avstånd till tunnelbana: 150 meter (delvis med rullband).
Avstånd till tåg: 850 meter.
Avstånd till flyg: 50 km.
Närmaste matställe: 30 meter. Det finns ett flertal matställen bredvid kontoret.

Wikimedias rutiner och beskrivningar

Verksamhetssystem

Wikin är navet i allt vi gör. Så mycket som möjligt skall ligga på wikin.

Dropbox

Wikimedia använder tjänsten Dropbox för vissa typer av dokument. Här finns dokument som rör

Ekonomi
Office och kontor
Projekt

Du skapar ett eget konto på dropbox. På det kontot kan du spara dina egna privata filer och de mappar som är Wikimedias. Access kan ges till en eller flera mappar för personer som arbetar på Wikimedia eller i projekt. Du kan alltså dela en mapp med kompisar, samtidigt som du har en delad mapp på Wikimedia. Dropbox är gratis och då får man ett antal Gb. Genom att tipsa fler personer, ansluta sin mobil till Dropbox, eller göra olika saker kan man utöka utrymmet. Man kan också köpa ett premiumkonto.

Google Docs

Ibland behöver man vara flera personer som arbetar gemensamt på ett dokument. Med fördel använder vi alltid wikin för arbete, men ibland är GoogleDocs ett bra alternativ. Du måste inte ha en Gmailadress för att få tillgång till GoogleDocs.

CiviCrm

Detta är vårt "affärssystem" som håller koll på alla våra kontakter, vår bokföring och tidrapportering. Här kan alla följa vår transparenta bokföring och följa medlemsutvecklingen. Vi är under 2017 på väg att fasa ut CiviCrm till förmån för Fortnox.

Styrelsewikin

Styrelsen har en egen wiki där underlag inför möten arbetas fram. Här finns också information som inte kan vara publik. Mycket av materialet flyttas över till den öppna wikin löpande.

Arbetsplanering

Arbetstiden är normalt 40 timmar per vecka.

Planering

Alla anställda ska varje månad ta fram en arbetsplan för kommande arbetet, nedbruten på aktiviteter och mål. Arbetet planeras och följs upp på en Prioritetslista.

Budget

Wikimedias budget är uppdelad i två delar. Den första delen handlar om personella resurser, alltså arbetstid för anställda. Den andra delen handlar om övriga kostnader runt de olika aktiviteter vi genomför.

Regler, Riktlinjer och Policy

Alla aktiva måste läsa och anpassa sig efter föreningens regler, riktlinjer och policy

Ekonomirutiner

Kollektivavtal

Wikimedia är medlemmar i IDEA som arbetsgivarorganisation, och har anslutit oss till kollektivavtalet mellan IDEA och Unionen.

Årsarbetstid, Övertid och Restid

Se Arbetstid för anställda.

Utlägg

Se ersättning för utlägg.

Resebokningar

Du ansvarar själv för att boka resor i god tid så att rabatter kan nyttjas och få ett lägre pris. Läs mer om Resepolicyn.

Revisor

Den revisor vi anlitar är PWC.

Materiallager

Vi har inget eget materiallager med produkter som man kan köpa från oss. Beställningar kan dock ske genom Wikimedias webshop. För inköp finns en Inköpspolicy.

Give aways

På kansliet finns ett fåtal Give aways som kan användas vid speciella tillfällen. Vi har inte många av dessa, men ibland kan det vara värdefullt att ge ett nyckelband, klistermärke eller en pin till någon som gjort en insats eller varit volontär.

Broschyrer, flyers och material

Se trycksaker.