Mötesprotokoll/Protokoll 2013-08-19

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 26 augusti 2013 kl. 21.15 (CEST)
Justeringsman Kriber (diskussion) 26 augusti 2013 kl. 09.36 (CEST)


Tid
19 augusti 2013 klockan 19.00-20.55 kontoret/via Google Hangout.
Närvarande

Mattias Blomgren, Jan Ainali, Arild Vågen, Kristina Berg, Sverker Johansson, Holger Motzkau, Harald Andersson och Bengt Oberger.

Frånvarande
Ylva Pettersson.

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-06-08:

  • Styrelsen beslöt att uppdra åt HR-utskottet att slutföra tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet och komma överens med Jan om detta, samt låta personalen komma med åsikter på bilaga 2. HR-utskottet fick mandat att underteckna det färdigställda kontraktet.
    • Jan påminner personalen om att komma med åsikter på bilaga 2 i veckan. HR-utskottet har som ambition att teckna avtalet under kommande helg.
  • Jan ålades att informera de anställda om vikten att redovisa varför kombination med privata syften ska redovisas tydligt på resebeslutet, nämligen på grund av klarhet för försäkringsfrågor, det vill säga under vilken tid föreningens försäkring skall gälla.
    • Information har delgivits.
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Holger och Jan att arbeta igenom checklistan för att se till att inte dubbelrapportering är nödvändig.
    • Checklistan är i godtagbart skick.
  • Bengt fick i uppdrag att undersöka möjligheten att hitta en volontär som kan erbjuda utbildning i ekonomi till de anställda som stöd för deras arbete med projekten.
    • Jan diskuterar med Bengt om kravspecifikationen för utbildningen.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

  • Jan, med kompletteringar av Mattias och Holger, rapporterade från WMF:s besök 4-5 juli, vid vilket Amy Vossbrinck och Garfield Byrd under två dagar gått igenom WMSE:s historia, strategiarbete, verksamhet, ekonomiska redovisning med mera. Mötet hade hållits i en öppen och positiv anda.

Medlemsmötet 24 augusti

  • Styrelsen beslöt att fastställa dagordningen för medlemsmötet den 24/8, vilket behandlar verksamhetsplanen 2014.
  • Styrelsen uppdrog åt Jan att i morgon ta kontakt med processledare för medlemsmötet och diskutera med Mattias efter offert.
  • Datum för september månads styrelsemöte bestäms på söndag 25/8.
  • Styrelsen beslöt att styrelsemötet söndagen den 25/8 börjar klockan 09.30. Dagordning läggs upp på sedvanlig plats och punkten Verksamhetsplan kommer att vara en öppen diskussion.

Projekt/budget 2013

Budgetuppföljning

  • Holger föredrog det ekonomiska läget enligt tabell i Google-docs.
    • Styrelsen uppdrog åt Jan att kontrollera varför utgifter för försäkringar är så låga.
  • FDC utbetalning 2013.
    • Utbetalningen är tre veckor sen.
    • Styrelsen uppdrog åt Jan att skicka ett påminnelsemejl till WMF.

Ledningsrapporter för projekt

Måluppföljning verksamhetsplan

Uppföljningen och matrisen kommer att användas som underlag för arbetet med Verksamhetsplan 2014 vid medlemsmötet och styrelsemötet kommande helg.

Hemsidor

  • Holger informerade om den pågående flytten till FS-data.
  • Hemsidorna bör förses med SSL-certifikat, för vilket följande alternativ finns: 1 år 1795:-, 2 år 3195:- (spara 395:-), 3 år 4595:- (spara 790:-), 4 år 5995:- (spara 1185:-)
    • Styrelsen beslöt att välja alternativet certifikat för 3 år då det minskar arbetet med installation framöver.
  • Jan ber WMF skicka ut brev till tidigare donatorer, för att försöka värva dem som medlemmar i föreningen.

Krisplan

  • Utkast till krisplan
    • Lång diskussionspunkt där Bengt redogjorde för framtaget förslag och den diskussion som förts på diskussionssidan. Styrelsen gav Bengt i uppdrag att putsa på dokumentet till söndagens styrelsemöte.
    • Styrelsen beslöt att inte arbeta in riskhantering i krisplanen för tillfället, vilket föreslagits i diskussionen om krisplanen, utan det blir en senare fråga för styrelsen.

Personalfrågor

  • Inga frågor för dagen.

Övriga frågor

  • Diskussionspunkt om Bokmässan och hur planeringen där går. Mattias informerade att det blir fotografering, intervjuer och att det kommer att inkomma en ansökan till Gemenskapens projekt för inträde, tröjor med mera. Däremot blir det ingen monter. Förfrågan har ställts till rumänskspråkiga Wikipedia vilka rumänska författare som är av intresse att fotografera.
  • Diskussionspunkt om Fotomässan (22–24/11).
  • Jan informerade om vad som hände med WCA på Wikimania.
  • Jan informerade om att det fanns en stor nyfikenhet på Lsjbot på Wikimania.
  • Slutrapporten för det undersökningsarbetet som påbörjades förra året finns nu klar: http://arxiv.org/abs/1308.1776
  • Sverker informerade att han har studerat diskussionsmönster mellan olika språkversioner. Artikel kommer så småningom.
  • Nästa möte hålls söndagen den 25 augusti klockan 09.30-17.00 på kontoret.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.