Mötesprotokoll/Protokoll 2013-06-08

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 18 juni 2013 kl. 19.59 (CEST)
Justeringsman --ArildV (diskussion) 17 juni 2013 kl. 14.11 (CEST)

Tid

8 juni 2013 klockan 10.30-17.20 kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Jan Ainali, Arild Vågen, Holger Motzkau, Kristina Berg, Bengt Oberger, Sverker Johansson (från punkten Beslutsuppföljning till och med punkten Projekt/Budget 2013), Harald Andersson (från punkten Avtal för resultatbaserad lönesättning och kontraktsförlängning)

Frånvarande

Ylva Pettersson

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Arild Vågen valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2013-05-13

Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötena 2013-04-08 och 2013-05-13

Avtal för resultatbaserad lönesättning och kontraktsförlängning

• Styrelsen beslöt åt HR-utskottet att slutföra tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet och komma överens med Jan om detta.
  • Holger hade tagit fram ett utkast, vilket delgivits styrelsen. Förslaget gicks igenom på mötet 2013-06-08.
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt HR-utskottet att slutföra tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet och komma överens med Jan om detta, samt låta personalen komma med åsikter på bilaga 2. HR-utskottet fick mandat att underteckna det färdigställda kontraktet.

• Förlängning av kontrakt. Styrelsen uppdrog åt Jan, Holger och Mattias att klargöra detta.
  • Jan informerade att kontraktsförlängningar genomförts.

Resepolicy

• Styrelsen beslöt 2013-05-13 att ge verksamhetschefen i uppdrag att lämna information om försäkringsfrågan till nästa möte.
  • Jan informerade om Trygghetsförsäkring vid arbetsskada tecknad i Fora som gäller under tjänsteresan.
    • Detta står kvar i policyn för att vara tydligt för de anställda.
    • Jan lägger till en referens i resepolicyn till vilka försäkringar som föreningen har.
  • Jan ålades att informera de anställda om vikten att redovisa varför kombination med privata syften ska redovisas tydligt på resebeslutet, nämligen på grund av klarhet för försäkringsfrågor, det vill säga under vilken tid föreningens försäkring skall gälla.

Semesterplanering

• Jan gavs 2013-04-08 i uppdrag att sätta upp ett semesterschema för alla anställda för huvudsemestern senast 15 maj.
  • Semesterplanering har genomförts och redovisades enligt dokument. Denna finns även i Googlekalendern.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

• En arbetsmiljöuppföljning har gjorts. En andra kommer att göras under juni.
• Jan berättade om fundraising och kontakter med potentiella samarbetspartners.

Policyer och riktlinjer

Lönepolicy

• Styrelsen beslöt vid mötet 2013-04-08 att ge verksamhetschefen i uppdrag att ta fram ett förslag till lönepolicy till styrelsens nästa möte. Jan hade tagit fram ett förslag, vilket behandlades av styrelsen.
• Styrelsen beslöt 2013-05-13 att bordlägga lönepolicyn till nästa möte med hänvisning till att datumen för utvecklingssamtal och lönesamtal kan behöva ligga med större mellanrum, samt att nivån på ingångslönen och lönekriterierna behöver diskuteras vidare.
  • Vid mötet 2013-06-08 förtydligades processen så att det framgår vad som avses med utvecklingssamtal respektive uppföljningssamtal, lönenivån så att det blir tidsbeständigt i policyn och lönekriterier för att understryka vikten av att även stödja verksamheten som helhet, inte enbart enskilda projekt.
  • Styrelsen beslöt att anta lönepolicyn med ovanstående justeringar: http://se.wikimedia.org/w/index.php?title=L%C3%B6nepolicy&oldid=23083

Kommunikationspolicy

Fortsatt diskussion kring administratörsrättigheter och content-skapande.

• Styrelsen beslöt 2013-05-13 att bordlägga frågan till nästa möte.
  • Diskussion om vilka som bör ha administrationsrättigheter av anställda och i styrelsen på sina WMSE-konton. Det är en komplicerad fråga eftersom det i vissa delar av tjänst kan vara enklare för att genomföra vissa arbetsuppgifter med administratörsrättighet. För närvarande finns det endast ett WMSE-konto som är administratör på ett wikimediaprojekt.
  • Diskussion om vad innehållsskapande innebär. För olika projekt kan det innebära olika saker.
• Förslag att lägga till som sista mening i policyn: "Vid kommunikation på gemensamma konton som t.ex. på Twitter, Facebook m.m. ska inlägg vara markerade så att det går att se vem som gjorde inlägget." [1]
  • Styrelsen beslöt att anta förslaget, vilket ska läggas till i kommunikationspolicyn.
• Det hade lämnats en kommentar till kommunikationspolicyn: [2]
  • Styrelsen konstaterade att enskilda styrelsemedlemmar inte ska uttala sig i styrelsens namn, så behovet finns inte.

Firmateckningsordning

Det uppdrogs 2013-04-08 åt Holger att ta fram ett förslag på firmateckningsordning innehållande uppgifter om alla som har tillgång till Swedbank, Posten, Skatteverket etc., (tidsbegränsad till nästa Årsmöte/till arbetskontrakt slutar) till nästa styrelsemöte.

• Styrelsen beslöt 2013-05-13 att bordlägga frågan till nästa möte.
• Ett utkast hade tagits fram (/Dropbox/Office/2013/Firmateckning utkast.odt)
  • Styrelsen beslöt att anta utkastet efter justeringar.

Förtydligande om mandat för policyförändringar

Detta är en fråga för styrelsen att fundera på vilka förändringar som kräver nya styrelsebeslut och vilket mandat verksamhetschefen har att göra förändringar själv. Ett konkret exempel är strömlinjeformningen av beslutsprocessen som dels landar i att resebeslutsformuläret skulle kunna förenklas för att undvika dubbellagrad information. Frågan är dock intressant på ett principiellt plan, vill styrelsen explicit delegera mer ansvar till verksamhetschefen och lägga mer tid på strategiska planer? I så fall hur mycket ansvar? Jan Ainali (WMSE) (diskussion) 10 maj 2013 kl. 10.46 (CEST)

• Styrelsen beslöt 2013-05-13 att bordlägga frågan till nästa möte.
  • Diskussion fördes om var gränsdragningarna går. Slutsatsen var att när det gäller beslut angående policy ligger det på styrelsen medan den praktiska tillämpningen ligger på verksamhetschefen. Jan kände sig nöjd med förtydligandet.

Projekt/budget 2013

Budgetuppföljning

Förslag att omfördela FDC-medel enligt följande.

Kostnadsställe	Förändring	Motivering
2030 Intern kommunikation, porto	-20.000	Överbudgeterat, beräknas inte att arbeta upp hela delen och kan omfördelas.
2040 Styrelsemöten	+10.000	Underbudgeterat, arbetstid för att verksamhetschefen ska kunna delta var underskattad.
2060 Verksamhetsutveckling, litteratur, utbildning	+5.000	Utbildningen för verksamhetschef tog upp hela budgeten, annan litteratur, kurser för styrelseledamöter har köpts och kommer att behövas fler av.
2090 Datorutrustning	-15.000	Överbudgeterat, beräknas inte att arbeta upp hela delen och kan omfördelas.
2100 Serverkostnader	- 5.000	Att FS-data donerar webbhotell sänker våra kostnader.
2120 Förbrukningsvaror	-15.000	Behovet av förbrukningsvaror är mindre än planerat.
3101 Planering och utvärdering (Information om fria licenser)	+2.000	Övertrasserat, för balans.
3103 Vitbok 2.0	-500	Kommer inte att användas i projektet.
3104 Trycka Kulturskatter till WMFI	+4.500	Beslutat 2013-02-05, för dokumentation.
3202 Samarbete med föreningen psykisk hälsa	-6.066	Kommer inte att användas i projektet.
3301 Planering och utvärdering (Praktiskt stöd)	+12.000	Övertrasserat, för balans.
3302 Arbetslivsmuseer 2013	+2.177	Förberedelser har varit större än beräknat.
3304 Batchuppladdningsmöte (Nytt!)	+10.000	Högprioriterat i verksamhetsplanen och fokusområde som inte har många projekt i sig.
4101 Planering och utvärdering (Wikipedia i utbildning)	+10.000	Övertrasserat, för balans.
4105 Wikipedia i utbildning	+35.000	Många inplanerade aktiviteter som skulle kräva lönekostnader på ca 85.000. De mest strategiska måste prioriteras.
5102 Teknikpool	+13.330	Övertrasserat, för balans.
5106 Gemenskapens projekt 2013 (Nytt!)	+40.000	Högprioriterat i verksamhetsplanen.
5304 Wikifikaturné	-55.900	Har startat för sent och ska vara klart till september varför inte lika mycket kommer att hinnas med. Nytt mål blir 6 stycken fikor varav alla i samband med annan resa.
5401 Planering och utvärdering (Ämnesexperter)	+1.000	Övertrasserat, för balans.
6103 Wiki Loves Monuments 2013 (Nytt!)	+10.000	Högprioriterat i verksamhetsplanen och fokusområde som inte har många projekt i sig. Indikationer på villig volontärkraft.
6202 Översättningssprint (Nytt!)	+2.500	Högprioriterat i verksamhetsplanen och fokusområde som inte har många projekt i sig.
7302 Påverka utbildningsinstitutioner (Nytt!)	+10.000	Högprioriterat i verksamhetsplanen och fokusområde som inte har många projekt i sig. God synergi med WiU.
Totalt allokerat från FDC	90.041	Kvarvarande FDC-medel i reserv: 38.134,25

• Styrelsen beslöt att godkänna omfördelningar enligt ovan.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2013

Projekt till hösten

• Vid genomgång och beslut om budget ovan diskuterade styrelsen projekt för deltagande på Bokmässan och FSCONS.
  • Styrelsen uttalade att den gärna ser att ansökningar inom ramen för gemenskapens projekt och/eller minibidrag inkommer för detta.

Fundraising

• Styrelsen beslöt fastställa följande Roadmap & Ansvarsfördelning för nästa FDC-process:
  • 2013-06-08 Letter of intent. Skickas idag av Mattias.
  • 2013-07-30 FDC-rapport Q2 inskickad.
  • 2013-08-19 Styrelsemöte utvärdering verksamhet/strategi. Mattias kallar.
  • 2013-08-24 Medlemsmöte om verksamhetsplan. Jan kallar.
  • 2013-08-25 Styrelsemöte. Mattias kallar.
  • 2013-09-05 Verksamhetsplanen klar. Jan ansvarar.
  • 2013-09-15 Budget klar. Jan ansvarar.
  • 2013-09-21 Ansökan är klar. Styrelsen tar beslut.
  • 2013-10-01 FDC-ansökan ska vara inskickad. Jan skickar.

Strategiarbete

• Planering av kommande strategiarbete.
  • Se punkten Fundraising ovan.
  • Styrelsen beslöt att se över alternativet med tematiska styrelsemöten framöver, det vill säga vid respektive möte behandla vissa ämnen av strategisk karaktär mer ingående och därigenom begränsa agendan för mötena. Detta med syftet att ge styrelsen möjlighet att arbeta med de strategiska frågorna.

Umepedia

Umeå kommun beviljar endast stöd med upp till 50%. I det tidigare beslutet fanns att projektet endast kunde genomföras vid minst 80% finansiering. Det föreslogs att det föregående beslutet skulle justeras på något sätt så att projektets totala storlek och ambition minskas med 60% så att den absoluta kostnaden WMSE står för inte blir större.

• Styrelsen beslöt 2013-05-13 att bordlägga frågan till nästa möte.
  • Nytt förslag: Projektet genomförs endast om finansiering från FDC kan vara 10.000 kr eller mindre. Jan Ainali (WMSE) (diskussion)
    • Styrelsen beslöt enligt förslaget.

Hackathon 2014

• Diskussion om att genomföra större Wikimedia-arrangemang 2014.
  • Styrelsen uttalade att tankar om att ha ett större Wikimediaevenemang i Sverige 2014 ska beaktas i arbetet med verksamhetsplanen och FDC-ansökan.

Kommunikation

• Styrelse - verksamhetschef - anställda
  • Diskussion om att förfrågningar och samtal mer ska gå på wikimediase-l istället för wmse-all så långt som möjligt för att blanda in fler volontärer i den löpande verksamheten.

Dokumentation

• Dokumentation av beslut, rapporteringar, attesteringar, checklistor mm.
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Holger och Jan att arbeta igenom checklistan för att se till att inte dubbelrapportering är nödvändig.

WMF-besök i juli

• Planering inför WMF-besök 4-5 juli.
  • Jan kontrollerar om FDC önskar något speciellt på agendan.

Personalfrågor

• Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

• Bengt fick i uppdrag att undersöka möjligheten att hitta en volontär som kan erbjuda utbildning i ekonomi till de anställda som stöd för deras arbete med projekten.

• Nästa möte hålls måndagen den 19 augusti klockan 19.00.
• Mötet därefter hålls söndagen den 25 augusti klockan 10.30 på kontoret.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.