Mötesprotokoll/Protokoll 2013-05-13

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 16 maj 2013 kl. 21.40 (CEST)
Justeringsman --Prolineserver (diskussion) 16 maj 2013 kl. 20.30 (CEST)


Tid
13 maj 2013 klockan 19.30-22.40 kontoret/via Google Hangout
Närvarande
Mattias Blomgren, Arild Vågen, Kristina Berg, Holger Motzkau, Harald Andersson
Frånvarande
Ylva Pettersson, Bengt Oberger, Sverker Johansson, Jan Ainali

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Holger Motzkau valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-04-08

Mall för samarbetsavtal (standardavtal)

  • Bengt gavs i uppdrag att utarbeta avtalsmall.
    • Styrelsen tackade Bengt för arbetet.

Arbetstid för anställda

  • Jan gavs i uppdrag att sätta upp ett semesterschema för alla anställda för huvudsemestern senast 15 maj.
    • Mattias rapporterade att Jan uppgivit att det kommer att vara klart till den 15 maj.
  • Jan informerar de anställda om regler för tjänstledighet.
    • Mattias rapporterade att Jan har skickat mejl till de anställda.

Arbetsmiljöpolicy

  • Styrelsen rekommenderade Jan att påtala för de anställda att de bör utse ett skyddsombud.
    • André är anmäld till Unionen som Arbetsmiljöombud.

Avtal för resultatbaserad lönesättning och kontraktsförlängning

  • Styrelsen beslöt åt HR-utskottet att slutföra tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet och komma överens med Jan om detta.
    • Utkast skrivet. Vidare arbete kommer att ske och diskussioner skall föras med Jan.
  • Förlängning av kontrakt. Styrelsen uppdrog åt Jan, Holger och Mattias att klargöra detta.
    • Arbete pågår. Inga kontrakt undertecknade än.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

  • Inget rapporterades.

Policyer och riktlinjer

Arbetstid för anställda

Lönepolicy

  • Styrelsen beslöt vid föregående möte att ge verksamhetschefen i uppdrag att ta fram ett förslag till lönepolicy till styrelsens nästa möte. Jan hade tagit fram ett förslag, vilket behandlades av styrelsen.
  • Styrelsen beslöt att bordlägga lönepolicyn till nästa möte med hänvisning till att datumen för utvecklingssamtal och lönesamtal kan behöva ligga med större mellanrum, samt att nivån på ingångslönen och lönekriterierna behöver diskuteras vidare.

Resepolicy

  • Styrelsen beslöt vid föregående möte att ge verksamhetschefen i uppdrag att ta fram ett förslag till reviderad resepolicy till styrelsens nästa möte. Jan hade tagit fram ett förslag, vilket behandlades av styrelsen.
  • Styrelsen beslöt att anta ändringarna i resepolicyn efter justering: http://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Resepolicy/Nytt_f%C3%B6rslag&oldid=22112
  • Styrelsen beslöt att ge verksamhetschefen i uppdrag att lämna information om försäkringsfrågan till nästa möte.

Kommunikationspolicy

  • Fortsatt diskussion kring administratörsrättigheter och content-skapande, som inleddes vid förra mötet och sedan förts via e-post.
    • Styrelsen beslöt att bordlägga frågan till nästa möte.

Firmateckningsordning

  • Styrelsen beslöt att bordlägga frågan till nästa möte.

Förtydligande om mandat för policyförändringar

  • Styrelsen beslöt att bordlägga frågan till nästa möte.

Projekt/budget 2013

Budgetuppföljning

  • Kvartalsredovisning
    • Intäkter: FDC 62.4%
    • Upparbetat:
      • FDC 24.03%
      • Vinnova 28.40%
      • Europeana 23.24%
      • Wikiskills 39.35%
      • SFI 3.15%

Den ekonomiska sammanställningen gicks igenom och styrelsen resonerade om prioritering av projekten i förhållande till verksamhetsplanen. Mattias och Holger kommer att gå igenom planeringen och budgeten med Jan.

Ledningsrapporter för projekt

Statusen för de olika projekten i ledningsrapporten gicks igenom.

  • Styrelsen beslöt att inte göra någon omfördelning av ytterligare resurser till projektet Wikipedia i utbildning.
  • Styrelsen beslöt att ge verksamhetchefen i uppdrag att se över områden som saknar konkreta projekt, och dra igång ett planeringsarbete i linje med det som sattes upp i verksamhetsplanen.

Minigrants/Gemenskapens projekt

  • Styrelsen beslöt att bifalla förslaget enligt nedan, och gav verksamhetschefen i uppdrag att implementera projektet:
  • att generalisera Mötesprotokoll/Protokoll_2013-03-10#Resestipendium_till_GLAM-WIKI_2013 till en minigrants-budget om 20 000 kr (50% 5100 Stöd till aktiva skribenter, 50% 5300 Möten för aktiva skribenter) med följande villkor:
    • för resekostnader, boende, inträdesbiljetter eller andra mindre kostnader i samband med möten eller projekt som stödjer fri kunskap
    • för aktiva frivilliga
    • för i Sverige boende eller projekt/evenemang i Sverige, i undantagsfall andra nordiska länder, där chapters ej finns eller ej har möjlighet
    • max 2000 kr per person och tillfälle
    • ej anknytning till något WMSE evenemang/projekt (skall då ingå i detta evenemangs/projekts budget)
    • lätt/snabbt att får
    • Mål: Att vi kan stödja 10 frivilliga 2013.
  • Styrelsen beslöt att bordlägga förslaget "att fortsätta med Gemenskapens projekt 2012 med samma villkor och satsa 100 000 kr från 5100 Stöd till aktiva skribenter" till nästa möte.

Umepedia

Umeå kommun beviljar endast stöd med upp till 50%. I det tidigare beslutet fanns att projektet endast kunde genomföras vid minst 80% finansiering. Det föreslogs att det föregående beslutet skulle justeras på något sätt så att projektets totala storlek och ambition minskas med 60% så att den absoluta kostnaden WMSE står för inte blir större.

  • Frågan bordlades till nästa möte.

Hackathon 2014

  • Styrelsen uttalade att den ser det som intressant att genomföra ett större Wikimedia-evenemang under 2014 och kommer att fortsätta diskussionen vid nästa möte.

Personalfrågor

  • Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

  • Inga övriga frågor diskuterades.

Nästa möte hålls lördagen den 8 juni klockan 10.30-17.00 på kontoret.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.