Mötesprotokoll/Protokoll 2013-04-08

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 15 april 2013 kl. 22.32 (CEST)
Justeringsman --Prolineserver (diskussion) 15 april 2013 kl. 07.25 (CEST)


Tid
8 april klockan 19.00-23.10 kontoret/via Google Hangout
Närvarande
Bengt Oberger, Kristina Berg, Mattias Blomgren, Hoger Motzkau, Jan Ainali, Arild Vågen (fram till punkten Kommunikationspolicy, lämnade på grund av tekniska problem), Ylva Pettersson (från punkten Policy och riktlinjer till och med punkten Ledningsrapport 2013), Harald Andersson (från punkten Personalpolicy)
Frånvarande
Sverker Johansson

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Holger Motzkau valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-03-10

Styrelsen beslöt:

  • att köpa boken Ideella föreningar : skatt, ekonomi och juridik av Jan Lindblad, ISBN 9789170277474
    • Inköpt.
  • att söka en annan lösning på avtalet med Svenska Institutet. Bengt gavs i uppdrag att koordinera frågan med Jan.
    • Ej gjort någon omformulering. Möte med Svenska Institutet på torsdag. Bengt tar kontakt med Jan i morgon.
  • Policy Arbetstid för anställda: Se nedan.
  • Kommunikationspolicy: Se nedan.
  • Personalpolicy: Se nedan.
  • Resepolicy: Styrelsen gav verksamhetschefen i uppdrag att gå igenom med de anställda om resepolicyn och att resebesluten fylls i korrekt.
    • Mejl utskickat på kontorslistan och samtal har förts med de anställda.
  • Fördelning av FDC-bidrag: Styrelsen beslöt att ge verksamhetschefen i uppdrag att tydliggöra för de anställda hur budgetposten Planering och utvärdering är tänkt att användas och se över hur detta fördelas under januari/februari för eventuell kompensation i mars/april.
    • Jan har gått igenom personligen med var och en.
  • Personalfrågor: Se nedan.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

Jan rapporterade:

  • SFI börjar nu, GLAM camp till helgen.
  • Sökning av praktikanter på gång.
  • Första hjälpen-tavla, brandfilt och brandsläckare inköpt.
  • Elskydd: elektrikerna kommer på onsdag.
  • Möblering inte klar än.
  • Kansliet jobbar med hemsidan.

Policyer och riktlinjer

Arbetstid för anställda

  • Styrelsen beslöt vid föregående möte att ge verksamhetschefen i uppdrag att revidera policyn och lägga fram förslag till styrelsens nästa möte.
  • Policyn behöver förankras på kansliet. Frågan bordlades därför till nästa möte.
  • Jan gavs i uppdrag att sätta upp ett semesterschema för alla anställda för huvudsemestern senast 15 maj.
  • Jan informerar de anställda om regler för tjänstledighet.

Kommunikationspolicy

Personalpolicy

Arbetsmiljöpolicy

Resepolicy

Styrelsen gav Jan i uppdrag att ta fram ett förslag med följande punkter i resepolicyn till nästa styrelsemöte:

  • ekonomisk redovisning av traktamente och restid
  • kombination med privat syfte, se 2.2
  • försäkringar

Ekonomiska rutiner

Holger informerade om att dokumenterade och förbättrade rutiner tagits fram avseende till exempel:

Firmateckningsordning

  • Styrelsen uppdrog åt Holger att ta fram ett förslag på firmateckningsordning innehållande uppgifter om alla som har tillgång till Swedbank, Posten, Skatteverket etc., tidsbegränsad till nästa Årsmöte/till arbetskontrakt slutar till nästa styrelsemöte.

Projekt/budget 2013

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2013
    • Rapporten gicks igenom. Styrelsen tackade för en bra och översiktlig sammanställning.
    • Styrelsen beslöt att godkänna en omfördelning av budget för Wikipedia i utbildning: 70.000 kr ur Planering och utvärdering (4101) flyttas till 4105.

Budgetuppföljning

  • Holger redogjorde för budgetuppföljning och redovisning av cashflow.
  • Styrelsen beslöt att omfördela kostnader för Europeana Awareness och Databasprojektet enligt följande:
Europeana Awareness 421.200
3200 - Påverka organisationer 294.840 (70%)
5300 - Möten för aktiva skribenter 42.120 (10%)
6100 - Utbilda allmänheten 84.240 (20%)
Öppen databas offentlig konst 425.000
3100 - Information om fria licenser 85.000 (20%)
3200 - Påverka organisationer 255.000 (60%)
7100 - Råd till politiker och myndigheter 42.500 (10%)
7200 - Påverka politiker 42.500 (10%)

Fundraising

  • Holger redogjorde för Skatteverkets ställningstagande gällande skattepliktig verksamhet. Detta kommer att beaktas i kommande avtal.
  • Uppdrogs åt Bengt att ta fram ett standardavtal till nästa styrelsemöte.
  • Frågan om framtida WMF-fundraising diskuterades. Styrelsen intar en öppen inställning och uttryckte att den vill se bättre framförhållning vad gäller WMF:s beslut om tilldelning av medel. Styrelsen kommer att fortsätta en strategisk diskussion om framtida finansiering.

Lobbyverksamhet

  • Fråga att driva.
    • Styrelsen rekommenderade att inom ramen för politisk påverkan driva frågan om Fri offentlig information.

Personalfrågor

  • Coach till verksamhetschefen.
    • Styrelsen beslöt att låta Jan gå en kurs utanför arbetstiden enligt inkommen offert.
    • Jan kommer att använda en coach gratis från Sveriges ingenjörer vid två tillfällen.
  • Avtal för resultatbaserad lönesättning diskuterades.
    • Styrelsen beslöt åt HR-utskottet att slutföra tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet och komma överens med Jan om detta.
  • Förlängning av kontrakt. Styrelsen uppdrog åt Jan, Holger och Mattias att klargöra detta.

Övriga frågor

Inga övriga frågor diskuterades.

  • Nästa möte hålls måndagen den 13 maj klockan 19.00.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.