Mötesprotokoll/Protokoll 2014-04-14

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 24 april 2014 kl. 22.23 (CEST)
Justeringsman --ArildV (diskussion) 24 april 2014 kl. 11.46 (CEST)


Tid
14 april 2014 klockan 18.30-20.45 på kontoret/via Google Hangout.
Närvarande

Mattias Blomgren, Maria Arneng, Holger Motzkau, Kristina Berg, Arild Vågen, Harald Andersson (fr o m Rapportering från Verksamhetschefen), Bengt Oberger (fr o m Ledningsrapporter) och Jan Ainali (föredragande).

Frånvarande

Ylva Pettersson

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Arild Vågen valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14
  • Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
    • 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
    • 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.
    • 2014-02-17: Den 13 januari fick vi godkännande av texten, efter mindre justering av sidfoten, från WMF legal team, men inget datum för utskick har givits.
    • 2014-03-16: Små ändringar i formulering, skickas förmodligen inom en månad.
    • 2014-04-14: Brevet har inte skickats ut.
Från styrelsemötet 2013-12-09
  • KPMG:s internkontrollrapport
    • Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
      • 2014-02-17: Skulle lösas i Swedbank istället för Bluegarden. Jan kontaktar Swedbanks support.
      • 2014-03-16: Ändring av inställning i Swedbank återstår.
      • 2014-04-14: Arbete pågår.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan och Holger i uppdrag att förbereda redovisningen i CiviCRM.
    • 2014-01-25: Uppdraget utfört, några tillägg av budgetstorlekar kvarstår.
    • 2014-02-17: Budget och planerade kostnader kvarstår. Beräknas vara klart under veckan.
    • 2014-03-16: Budget för övergripande kostnader kvarstår.
    • 2014-04-14: Budget för övergripande kostnader klart. Planerade kostnader och periodiseringer kvarstår.
Från styrelsemötet 2014-01-25
  • Till nästa styrelsemöte kommer ett förslag till kommunikationsplan att läggas fram.
    • 2014-02-17: Utkast finns, men arbetet är inte slutfört. Frågan tas upp på kommande möte.
    • 2014-03-16: Inte helt färdig än. Arbetet fortsätter med att skapa en konkret och kortfattad strategi, vilken behandlas av styrelsen på junimötet. Komplettering kan senare ske med checklistor för att ge stöd i framtida kommunikationsarbete.
      • Styrelsen gav Jan i uppdrag att stämma av om arbetet är klart.
    • 2014-04-14: Arbetet är klart.
Från styrelsemötet 2014-02-17
  • Verksamhetschefens tilläggsavtal går ut i mars, process för nytt borde börja.
    • Styrelsen beslöt att att uppdraga åt Mattias, Holger och Bengt att hantera frågan och ha förslag framme till konstituerande styrelsemöte.
  • 2014-04-14: Arbete pågår.
  • Ledningsrapporter/projektmål
    • Mål på projektnivå behöver sättas upp, som knyter ihop projektet med de (övergripande) målen i verksamhetsplanen.
    • 2014-03-16: Finns, men alla har inte skrivits in i mallen än.
    • 2014-04-14: Alla mallar har uppdaterats med de redan bestämda målen.
Från styrelsemötet 2014-03-16
  • Arbetsmiljöarbete: Möte mellan Jan och André inplanerat till den 26 mars.
    • 2014-04-14: Uppföljningsmöte har hållits och ny genomgång har planerats in i juni. Protokoll från genomgång 2013-06-07.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att se över kakor och integritet på föreningens webbplatser.
    • Har setts över och uppdaterats.

Rapportering från Verksamhetschefen

  • Projektansökningar:
    • Kvinnoprojekt hos Ungdomsstyrelsen samt Översättningsprojekt på Internetstiftelsen gick vidare, mer information har begärts.
    • Horizon 2020 med SU, just nu budgeterat med 37 manmånader för WMSE.
  • Jan undersöker vilka konsekvenser det nya kollektivavtalet får.
  • Lönerevision påbörjas efter påsk.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

Ledningsrapporter för projekt

Personalfrågor

  • Verksamhetschefens tilläggsavtal går ut i mars - förslag framtaget av HR-utskottet.
    • Arbete pågår, utkast framtaget och utskickat till HR-utskottet, som planerar in samtal om det.

Övriga frågor

We, the board of Wikimedia Sverige, endorse hereby Anders Wennersten for one of the affiliated-selected board seats on the Board of Trustees of the Wikimedia Foundation and support his nomination.
Anders Wennersten is a long term wikimedian, who has long experience from the Swedish Wikipedia, and he is one of the most contributing editors there. He was one the founders of Wikimedia Sverige in 2007, and was board member for several years. Currently he is leading the nomination committee of our chapter, having a good insight into the board´s work, connection to the community and understanding of what kind of skills the board needs.
Anders Wennersten has a clear view of what he wants to achieve for the movement and can take the necessary discussions. He has from his long professional career a long term experience from large organisations and how decision making is done in those.
Anders Wennersten has a passion for free knowledge and is a person who is interested in how new technology can be used, including how for example Wikidata can be used to improve and extend the Wikimedia projects.
He has also experience from the global work in the Wikimedia movement, as formerly being one of the board members of the Chapcom (now Affcom) and has been member of the Audit Committee. Currently he is a member of the FDC. This gives him an insight in, and understanding of, our global movement, its diversity and its needs.
By this we endorse Anders Wennersten and think that he is the right person for the board in a situation when the Wikimedia movement faces several challenges as a growing organisation.
  • Mattias och Bengt lämnade en snabb rapport från Wikimedia Conference 2014 i Berlin som gick av stapeln i helgen.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.