Mötesprotokoll/Protokoll 2014-03-16

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 24 mars 2014 kl. 22.02 (CET)
Justeringsman Boberger (diskussion) 23 mars 2014 kl. 23.07 (CET)


Tid
16 mars 2014 klockan 10.30-16.40 på kontoret.
Närvarande

Mattias Blomgren, Arild Vågen, Holger Motzkau, Maria Arneng, Bengt Oberger (t o m Övriga frågor/Kontor), Kristina Berg, Harald Andersson, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Bengt Oberger valdes.

Fastställande av dagordning

  • Dagordningen fastställdes på konstituerandemötet.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

  • 2014-02-17
  • Behandlades på konstituerandemötet.

Styrelsens arbete/Schema för styrelsemöten

Följande heldags styrelsemöten på kontoret planeras:

  • Mars - konstituerande 16/3
  • Juni - utvärdering strategi 15/6
  • Augusti - medlemsmöte/verksamhetsplanering inför WMF-ansökan: medlemsmöte 23/8 och styrelsemöte 24/8
  • September - ansökan till WMF 20/9
  • November - uppföljning av budget inför årsslut 8/11
  • Januari - budgetuppföljning/inför årsmötet 24/1
  • Övriga månader (utom juli): Möten via Google Hangout hålls andra måndagen i månaden klockan 18.30.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14
  • Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
    • 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
    • 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.
    • 2014-02-17: Den 13 januari fick vi godkännande av texten, efter mindre justering av sidfoten, från WMF legal team, men inget datum för utskick har givits.
    • 2014-03-16: Små ändringar i formulering, skickas förmodligen inom en månad.
Från styrelsemötet 2013-11-11
  • Diarium: Föreningen har vuxit kraftigt, och vi har mycket mer handlingar samt många fler personer som hanterar dessa. Samtidigt är många handlingar (och underlag kring dessa) som inte direkt ingår i bokslutet ändå viktiga av ekonomisk betydelse, och vi måste fundera över hur vi identifierar, hittar och arkiverar dem effektivt.
    • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att identifiera vad som är viktigt att arkivera/indexera och som saknar rutin idag till nästa styrelsemöte.
      • 2013-12-09: Arbetet har påbörjats med specifikation, men arbete med rutiner fortsätter. Det har förts en diskussion på kansliet om hur man gör detta på ett enkelt sätt. Jan fortsätter arbetet och undersöker om kursen är värd att gå. Kursinformation: http://www.sipu.se/kurser/?name=chefer
      • 2014-02-17: Styrelsen beslöt att anta framtaget förslag, för att därigenom ha något att arbeta utifrån från och med nu, samt ge Jan i uppdrag att göra kompletteringar till nästa styrelsemöte.
      • 2014-03-16: Följande byte och tillägg antogs av styrelsen:
        • All relevant kommunikation med myndigheter
        • Kommunikation med revisorer angående revision
        • Kommunikation i juridiska frågor
Från styrelsemötet 2013-12-09
  • KPMG:s internkontrollrapport
    • Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
    • 2014-02-17: Skulle lösas i Swedbank istället för Bluegarden. Jan kontaktar Swedbanks support.
    • 2014-03-16: Ändring av inställning i Swedbank återstår.
  • Styrelsen beslöt att anta budgetförslaget och ge Jan och Holger i uppdrag att göra vissa mindre justeringar inom overheaddelen.
    • 2014-01-25: Uppdraget utfört genom att kostnadsposterna grupperats. Ingen förändring av totalsumman har gjorts. Det slutliga budgetförslaget läggs ut på wikin av Jan.
    • 2014-03-16: Finns på wikin och är beslutad av årsmötet.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan och Holger i uppdrag att förbereda redovisningen i CiviCRM.
    • 2014-01-25: Uppdraget utfört, några tillägg av budgetstorlekar kvarstår.
    • 2014-02-17: Budget och planerade kostnader kvarstår. Beräknas vara klart under veckan.
    • 2014-03-16: Budget för övergripande kostnader kvarstår.
Från styrelsemötet 2014-01-25
  • Jävsriktlinjer: "Förebyggande åtgärder" behöver lite mer anpassning.
  • Deltagande i Almedalsveckan 2014
    • Styrelsen gav i uppdrag till Jan att utreda hur det kan göras och uppfylla befintliga verksamhetsmål.
    • 2014-02-17: Arbete pågår med att undersöka hur det kan arbetas in i befintliga projekt och en förfrågan om frivilliga kommer att gå ut.
    • 2014-03-16: Matchas inte mot projektmålen i år, Maria kommer vara där.
  • Långsiktig finansiering
    • Styrelsen gav Jan i uppdrag att ta fram förslag på hur donations- och bidragsbiten kan implementeras i praktiken.
    • 2014-02-17: Inget färdigt förslag framme.
    • 2014-03-16: Läggs till handlingarna för idag.
  • Till nästa styrelsemöte kommer ett förslag till kommunikationsplan att läggas fram.
    • 2014-02-17: Utkast finns, men arbetet är inte slutfört. Frågan tas upp på kommande möte.
    • 2014-03-16: Inte helt färdig än. Arbetet fortsätter med att skapa en konkret och kortfattad strategi, vilken behandlas av styrelsen på junimötet. Komplettering kan senare ske med checklistor för att ge stöd i framtida kommunikationsarbete.
      • Styrelsen gav Jan i uppdrag att stämma av om arbetet är klart.
Från styrelsemötet 2014-02-17
  • Verksamhetschefens tilläggsavtal går ut i mars, process för nytt borde börja.
    • Styrelsen beslöt att att uppdraga åt Mattias, Holger och Bengt att hantera frågan och ha förslag framme till konstituerande styrelsemöte.
    • 2014-03-16: Avtalet går ut 30 april, men utvärdering av nuvarande skall göras per 31 mars. HR-utskottet utför det.
  • Ledningsrapporter/projektmål
    • Mål på projektnivå behöver sättas upp, som knyter ihop projektet med de (övergripande) målen i verksamhetsplanen.
    • 2014-03-16: Finns, men alla har inte skrivits in i mallen än.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

  • Arbetsmiljöarbete: Möte mellan Jan och André inplanerat till den 26 mars.
  • Arbete med samarbetsavtal pågår.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

  • Utfallet följdes upp övergripande.

Ledningsrapporter för projekt

Regler, riktlinjer och policy

Frågor kring skolprojekten, gemenskapen och pedagogiken

Se Utbildning av nybörjare, och gemenskapen
  • Frågan bordlagd 2014-01-25.
  • Frågan bordlagd 2014-02-17.
  • Det konstaterades att frågan ej var aktuell längre, varför den avfördes från dagordningen.

Personalfrågor

  • Verksamhetschefens tilläggsavtal går ut i mars - förslag framtaget av HR-utskottet.
    • Avtalet går ut 30 april, men utvärdering av nuvarande skall göras per 31 mars. HR-utskottet utför det.

Övriga frågor

  • Visitkort
    • Jan skickar ut förfrågan om visitkortsbehov till alla.
  • E-postlistor
    • De interna listorna är fixade.
  • Affiliate-selected Board seats
    • Styrelsen diskuterade nomineringsarbetet.
  • Kontor
    • Styrelsen diskuterade möjliga samlokaliseringar och konstaterade att det i dagsläget inte är akut.
  • Offentlig konst
    • Frågan diskuterades. Se styrelsewikin.
  • Hemsidor
    • Styrelsen gav Jan i uppdrag att se över kakor och integritet på föreningens webbplatser.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.