Mötesprotokoll/Protokoll 2014-02-17

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 9 mars 2014 kl. 12.11 (CET)
Justeringsman Kriber (diskussion) 9 mars 2014 kl. 11.00


Tid
17 februari 2014 klockan 18.30-22.15 på kontoret/via Google Hangout.
Närvarande

Mattias Blomgren, Holger Motzkau, Bengt Oberger, Arild Vågen, Sverker Johansson (t o m punkten Årsmöte 2014 - Verksamhetsberättelse), Kristina Berg, Harald Andersson, Ylva Pettersson (från punkten Beslutsuppföljning t o m punkten Årsmöte 2014 - handhavande av vinst eller förlust) och föredragande Jan Ainali.

Frånvarande

Inga frånvarande

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14
  • Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
    • 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
    • 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.
    • 2014-02-17: Den 13 januari fick vi godkännande av texten, efter mindre justering av sidfoten, från WMF legal team, men inget datum för utskick har givits.
Från styrelsemötet 2013-11-11
  • Diarium: Föreningen har vuxit kraftigt, och vi har mycket mer handlingar samt många fler personer som hanterar dessa. Samtidigt är många handlingar (och underlag kring dessa) som inte direkt ingår i bokslutet ändå viktiga av ekonomisk betydelse, och vi måste fundera över hur vi identifierar, hittar och arkiverar dem effektivt.
    • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att identifiera vad som är viktigt att arkivera/indexera och som saknar rutin idag till nästa styrelsemöte.
      • 2013-12-09: Arbetet har påbörjats med specifikation, men arbete med rutiner fortsätter. Det har förts en diskussion på kansliet om hur man gör detta på ett enkelt sätt. Jan fortsätter arbetet och undersöker om kursen är värd att gå. Kursinformation: http://www.sipu.se/kurser/?name=chefer
      • 2014-02-17: Ett utkast framtaget. Beslut se nedan.
Från styrelsemötet 2013-12-09
  • KPMG:s internkontrollrapport
    • Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
      • 2014-02-17: Skulle lösas i Swedbank istället för Bluegarden. Jan kontaktar Swedbanks support.
  • Styrelsen beslöt att anta budgetförslaget och ge Jan och Holger i uppdrag att göra vissa mindre justeringar inom overheaddelen.
    • 2014-01-25: Uppdraget utfört genom att kostnadsposterna grupperats. Ingen förändring av totalsumman har gjorts. Det slutliga budgetförslaget läggs ut på wikin av Jan.
    • 2014-02-17: Det slutliga budgetförslaget saknas i wikin.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan och Holger i uppdrag att förbereda redovisningen i CiviCRM.
    • 2014-01-25: Uppdraget utfört, några tillägg av budgetstorlekar kvarstår.
    • 2014-02-17: Budget och planerade kostnader kvarstår. Beräknas vara klart under veckan.
Från styrelsemötet 2014-01-25
  • Jävsriktlinjer: "Förebyggande åtgärder" behöver lite mer anpassning.
    • Styrelsen gav i uppdrag till Bengt att ta fram förslag till justering av punkten till nästa styrelsemöte.
    • Ändringsförslag: Ändringsförslag februari 2014.
    • 2014-02-17: Frågan bordlades till nästa styrelsemöte. Det uppdrogs åt Kristina och Bengt att arbeta vidare med frågan till nästa styrelsemöte.
  • Årsmöte 2014
    • Jan skickar kallelse inom en vecka.
    • Kristina undersöker möjligheten att komplettera med en visning på museet.
    • 2014-02-17: Utfört. Det blir en visning på museet.
  • Deltagande i Almedalsveckan 2014
    • Styrelsen gav i uppdrag till Jan att utreda hur det kan göras och uppfylla befintliga verksamhetsmål.
    • 2014-02-17: Arbete pågår med att undersöka hur det kan arbetas in i befintliga projekt och en förfrågan om frivilliga kommer att gå ut.
  • Långsiktig finansiering
    • Styrelsen gav Jan i uppdrag att ta fram förslag på hur donations- och bidragsbiten kan implementeras i praktiken.
    • 2014-02-17: Inget färdigt förslag framme.
  • Till nästa styrelsemöte kommer ett förslag till kommunikationsplan att läggas fram.
    • 2014-02-17: Utkast finns, men arbetet är inte slutfört. Frågan tas upp på kommande möte.
  • Styrelsen påtalade att det är viktigt att semestrar alltid söks i tid i enlighet med Arbetstid_för_anställda#Semester_och_annan_ledighet.
    • 2014-02-17: Det har kommunicerats.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

  • Nya samarbetsavtal på gång.
  • Ansökan till EU kommer att ske i samarbete med Stockholms universitet.

Diarium

  • Diarium: Föreningen har vuxit kraftigt, och vi har mycket mer handlingar samt många fler personer som hanterar dessa. Samtidigt är många handlingar (och underlag kring dessa) som inte direkt ingår i bokslutet ändå viktiga av ekonomisk betydelse, och vi måste fundera över hur vi identifierar, hittar och arkiverar dem effektivt.

Projekt/budget 2014

  • Kostnader ändamål vs. förvaltning
    • Vi ska vara noggrannare med att särskilja i bokföringen vad som redovisas som ändamålskostnad respektive förvaltningskostnad.
  • Bachelorarbete i matematisk statistik.
    • Holger informerade.

Budgetuppföljning

  • Ingen budgetuppföljning redovisades vid detta möte.

Ledningsrapporter för projekt

  • Genomgång av projektmål
    • Jan redovisade det Google-dokument i vilket uppföljning av verksamhetsmålen görs. Det diskuterades hur support till gemenskapen bör hanteras och orsakerna till att frågorna uppstår. Det diskuterades även mätetalen och om justeringar behöver göras.
    • Mål på projektnivå behöver sättas upp, som knyter ihop projektet med de (övergripande) målen i verksamhetsplanen.
  • Ledningsrapport 2014
    • Rapporten är inte uppdaterad, då arbetet med måluppföljningsdokumentet prioriterats. Fortsättningsvis kommer båda dokumenten att hållas uppdaterade.

Årsmöte 2014

  • Bokslut & Årsredovisning 2013
    • Resultaträkning, balansräkning och förvaltningsberättelse har sammanställts och vissa punkter återstår. Genomgång med KPMG sker på torsdag. Underskrift av styrelsens ledamöter kommer att ske enligt samma rutin som förra året.
  • Verksamhetsberättelse 2013
    • Arbetet har påbörjats, men förvaltningsberättelsen har prioriterats. Jan har huvudansvaret för att ta fram verksamhetsberättelsen, men styrelsen är välkommen att bidraga. Jan skickar ut ett mejl till styrelsen när verksamhetsberättelsen är i ett sådant skick att det är meningsfullt att lämna synpunkter på den.
  • Inkomna motioner
    • Aktivt stöd till gemenskapen
      • Styrelsen beslöt att som styrelsens yttrande avge: "Styrelsen anser att motionens intention ligger i linje med verksamhetsplanen. Strategin att stödja aktiva skribenter både med kompetens och andra resurser är en del av verksamhetsplanen, samt är förankrat operativt i projektmålen Ett verksamhetsmål för året har den ursprungliga lydelsen: "Målet är att hjälpa minst 5 wikimedianer med kompetens och arbetstid." För att förtydliga intentionen föreslås målet ändras till "Målet är att hjälpa minst 5 wikimedianer med kompetens och arbetstid i avancerade frågor." Styrelsen anser därmed motionen besvarad."
  • Propositioner
    • Strategi: Styrelsen föreslår årsmötet att anta föreslagna förändringar av strategin.
    • Jan gör en tydlig uppställning av ändringarna till årsmötet.
  • Styrelsens förslag till
    • Mötesordförande: Anna Ekström
    • Sekreterare: Jan letar vidare.
    • Handhavande av uppkommen vinst eller förlust
      • Styrelsen föreslår att till förfogande stående vinstmedel balanseras i ny räkning.
    • Medlemsavgift 2015
      • Styrelsen beslöt att undersöka hur andra föreningar gör med medlemsavgifter och bordlägga frågan för per capsulam beslut. Arild hör med en förening han har kontakt med. Förslag formuleras på wikin.
    • Revisor (Valberedningen bad att får in förslag för årets revisor, verksamhetschefen fick uppdrag att hämta in offert): Offert från PWC
      • Styrelsen gav Jan i uppdrag att även begära in offert från KPMG.
    • Valberedning
      • Förslag på valberedningsledamöter diskuterades.

Frågor kring skolprojekten, gemenskapen och pedagogiken

Se Utbildning av nybörjare, och gemenskapen
  • Frågan bordlagd 2014-01-25.
  • Frågan bordlades 2014-02-17.

Röstning på resolution om chapters selected board seats

  • Enligt tidigare utskick via mejl/styrelsewikin.
    • Styrelsen beslöt att bifalla förslaget.
    • Mattias anmäler detta på Chapters wikin.

Personalfrågor

  • Verksamhetschefens tilläggsavtal går ut i mars, process för nytt borde börja.
    • Styrelsen beslöt att att uppdraga åt Mattias, Holger och Bengt att hantera frågan och ha förslag framme till konstituerande styrelsemöte.

Övriga frågor

  • Movement funding: [1]
    • Informationspunkt för styrelsen.
  • Sveriges unga akademi
    • Informationspunkt.
  • Nästa styrelsemöte planeras till efter årsmötet.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.