Mötesprotokoll/Protokoll 2022-11-19

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 16 januari 2023 kl. 18.28 (CET)
Justerare Boberger (diskussion) 15 januari 2023 kl. 22.05 (CET)Svara[svara]


Tid
Lördag 19 november 2022 klockan 10.30–15.00 på kontoret och via Google Meet.

 

Närvarande
Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Bengt Oberger, Sofie Jansson (online), Brit Stakston (online), Per Hasselberg, John Andersson (föredragande)
Frånvarande
Olle Terenius (avgått 2022-09-15), Ylva Pettersson, Johanna Berg

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justerare

  • Bengt Oberger valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Projekt/budget 2022

Budgetuppföljning

  • Den utskickade ekonomiska sammanställningen gicks igenom och diskuterades.

Ledningsrapporter för projekt

Rapportering från verksamhetschefen

  • Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.
Ansökningar
  • Föreningen deltar i en ansökan med Arkitektur och designcentrum med viss egenfinansiering för 2023, där ett större externfinansierat deltagande från vår sida sker i ett fortsättningsprojekt år 2024.
  • Diskussioner med Wikimedia Foundation om finansieringsmöjligheter för nästa steg av hubbarbetet har skett och en ansökan förbereds. Förväntad storlek är runt 1,5 miljoner.
  • Franska Bibliographic Agency of Higher Education har beslutat att bekosta viss vidareutveckling av Pattypan som vi kommer att utföra under 2022.
  • Diskussioner förs om möjlig finansiering från OpenRefine för utvecklingsarbete av verktyget.
  • Inledande diskussioner om ett eventuellt pro bono hackathon från Addnode Group har förts och vi har skickat dem våra initiala förslag.
  • I november ges en första pitch för major donors, på ett evenemang som Norrsken Foundation anordnar, om att ekonomiskt stödja Wikimedia Sverige.
  • Vi har mottagit finansiering, som en del av ett Nordplus-finansierat projekt, för att delta i tvådagars workshop i Lund. Syftet är att ta fram en ansökan om hur äldre kan engageras i onlineaktiviteter.
  • Vi har kontrakterats om betalda föreläsningar från Linköping Science Park och IoT Sverige. Även en workshop för Författarförbundet kommer att ske.
  • Kontakter i december planeras för Erasmus+, SIDA och ForumCiv om möjlig finansiering för några utvalda projektidéer.
  • Ansökan till Allmänna Arvsfonden för Wikispeech – Talresursinsamlaren kommer att fortsättas med i december.
  • Möjliga ansökningar om AI från Google.org och ansökningar till WMF för forskning.
Viktiga händelser
  • Personalsamling och möte med personal och styrelse skedde i början av oktober.
  • Ett medlemsmöte med fokus på Wikipedia för hela Sverige ägde rum den 13 oktober.
  • En enkät om ideologi har tagits fram och skickats ut till alla medlemmar. Resultatet diskuterades på medlemsmötet 9 november.
  • Två representanter från föreningen deltog på Länsmuseernas höstmöte, vilket är en delvis ny publik. Många insikter om hur länsmuseerna arbetar insamlades.
  • Wikipedia för hela Sverige har initierat ett stort antal kontakter med potentiella partnerorganisationer i de fyra länen (Skåne, Östergötland, Uppland, Västerbotten). Fokus har initialt legat på kontakter med länsmuseer, samt kontakter med nationella NGO:er som kan bidra till aktiviteter i de fyra länen.
  • En första version har tagits fram av ett stöddokument för hur utskick av priser från internationella tävlingar bäst organiseras.
  • Förberedelser inför årsrapportering till WMF och Verksamhetsberättelse 2022 har påbörjats. En lista med Storys och Fail Fests har tagits fram.
  • Ett nytt förslag på uppdaterad miljöpolicy har färdigställts för styrelsebeslut.
  • Finansieringsplanen har uppdaterats.
  • En riskanalys för föreningen har utvecklats, med 60 identifierade risker, och nästan 100 förslag på åtgärder att utveckla de närmaste åren. Riskanalysen är tänkt att uppdateras årligen.
  • Arbetet har påbörjats med Ju 2022:16 Utredningen om upphovsrättens inskränkningar. Seminarium runt artikel 14 planeras.
  • Arbetet med utbildningsmoduler på https://learn.wiki/ har påbörjats. Detta sker i samarbete med Wikimedia Foundation och OpenRefine.
  • Planer för hur vi kan samarbeta med Utrikesdepartementet framöver, runt WikiGap eller andra nya initiativ, utvecklas.
  • Budskapstester för insamling har fortsatt.
  • Mål för arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk har arbetats med och ett konceptpapper har tagits fram.
  • Tillägg om distansarbete för anställningsavtalen har tagits fram.
  • En personuppgiftsgallring har skett bland våra dokument (visst arbete återstår), vilket sker i enlighet med vår Integritetspolicy.
  • Effektrapporten till Giva Sverige har färdigställts.
  • Presentation om hubben har skett för de Wikimediaorganisationer som är involverade i ESEAP Hub för att diskutera möjliga framtida samarbeten. Det hela togs väl emot.
  • Fortsatta kontakter med Wiki Movimento Brasil om hubben har skett.
  • Presentation har skett på evenemanget 2022 Publishing Inter-Agency Meeting (PIAM), där chefer inom FN och andra IGO:er hörde oss presentera om möjligheterna som kommer från att arbeta med Wikimediarörelsen. Två samarbeten har initierats som en direkt följd av det deltagandet.
  • Arbetet med FN-organ har fokuserat på att ta fram ett standardiserat Memorandum of Understanding (MoU). Flera av organen har uttryckt stort intresse av att fördjupa samarbetet; våra resurser är dock begränsade.
  • Ett flertal möten med olika FN-organ och andra IGO:er har skett för att diskutera möjliga samarbeten. Kontrakterande av s.k. Wikimedian in Residence, experter på Wikimedia som arbetar i deras organisation genom konsultuppdrag, efterfrågas av ett flertal.
  • Vårt arbete med vidareutvecklingen av verktyget ISA Tool har fortsatt. Vi arbetar med att inkludera datorseende (bildanalys genom maskininlärning) av bildmaterial som laddats upp på Wikimedia Commons och flera viktiga delar har färdigställts. Arbete med kommunikation om insatsen har skett. Diskussion om hur data bäst bör arbetas med har initierats.
  • Arbetet med att förankra hur stöd till volontärutvecklare bör organiseras och hur vi kan säkerställa långsiktigt underhåll av strategiskt viktiga verktyg har fortsatt. Workshops med verksamhetschefer planeras under december månad för hur kostnaderna kan bäras gemensamt. Ett antal stödjande dokument och detaljerade planer har tagits fram.
Kommande händelser
  • Experimenterande har påbörjats med Wikibase. Arbetet har två mål: att ge oss nödvändig expertis för att kunna beskriva möjligheterna med plattformen bättre för ex. GLAM-organisationer samt att experimentera med Wikibase för att strukturera information om Wikimediarörelsens arbete, ex. om olika projekt, olika typer av rapporter, utbildningsmaterial m.m. som skapats och liknande. Praktikant eller dylikt kommer att engageras för att lägga in data i vår Wikibase-installation kommande månader.
  • Arbete med att utveckla nya måltal för verksamheten fortsätter.
  • Upprättandet av en kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med lämpliga leverantörer pågår. Diskussioner förs med flera Wikimediaorganisationer om detta.
  • Årsrapporter för GLAM-institutioner kommer att tas fram.
  • Kommunikationsplan för 100 000 Bildminnen har diskuterats och ett mer aktivt arbete runt uppladdningar planeras för i slutet av året.
  • En rapport baserat på intervjuerna med Wikimediaföreningar om hur de arbetar med innehållspartnerskap är snart färdig för publicering.
  • En visselblåsarpolicy kommer att utvecklas och ett förarbete har skett tillsammans med Deloitte (pro bono).
  • Vi vidareutvecklar den årliga klimatpåverkansrapporten och förenklar processerna tillsammans med Deloitte (pro bono).
  • Vi har tagit fram en grund för en årlig mångfaldsrapport tillsammans med Deloitte (pro bono) och arbetar på att ta fram en första version.
  • Riktlinjer för föreningsengagemang färdigställs. Ett antal frågor kommer att behöva diskuteras av styrelsen då det handlar om större strategiska vägval och positioneringar.
  • Diskussioner pågår om hur stöd bäst kan ges till volontärer i länder som är på USA:s sanktionslista och där Wikimedia Foundation inte kan ge ekonomiska bidrag. Samtal har skett med Wikimedia Deutschland och Wikimedia Österreich och det finns en vilja att fortsätta arbeta tillsammans runt detta. Inledande kontakter har därför nu tagits med Wikimedia Foundation. Kontakter med UD och banker har också skett. Ett memo där risker, åtgärder och möjligheter presenteras kommer att sammanställas till styrelsen.
  • Förberedelser för WikiGap 2023 kommer att påbörjas. Detta inkluderar både diskussioner med Utrikesdepartementet samt andra möjliga externa partnerorganisationer samt kontakter med Wikimediaorganisationer.
  • Arbetet med Verksamhetsplan 2023 har initierats.
  • Förberedelser inför Wikipediadagen 2023 har initierats och ett antal förfrågningar om att delta i seminariet har skickats ut.
  • Stressenkät har skickats ut och en workshop sker i slutet av november.
  • Planering för en uppdatering av innehåll och format på wikipedia.se sker.
  • Arbetet som Wikimedian in Residence hos Musikverket startar i slutet av november.
  • Föreningen anordnar ett glöggmingel den 8 december! Kopplat till det sker även en personalsamling.
  • En översättningsskrivstuga där mjukvara kommer att översättas till svenska planeras. Det är första gången sedan 2015, då flera framgångsrika evenemang ägde rum.
  • Svenska delegationen till Unesco har bjudit in oss till Paris för att presentera om vårt arbete om datainsamling av GLAM-institutioner riktat till de afrikanska medlemsländerna på Unesco.

Verksamhetsplan 2023

  • Huvudsakliga dragen för verksamhetsplan 2023: En lista över aktiviteter att ta med i verksamhetsplanen hade tagits fram och styrelsen uppmanades att titta igenom och inkomma med synpunkter.

Föreningens förbättringsarbete

  • Sammanställningen över föreningens förbättringsarbete diskuterades.

Riskanalys

  • En första version av ny riskanalys hade tagits fram och diskuterades. Styrelsen beslöt att uppdra åt Sven-Erik och Brit att gå igenom och bedöma hur frekvent riskanalysen behöver gås igenom och uppdateras.

Föreningens medlemskap

  • I enlighet med årscykeln gjordes avstämning av Föreningens medlemskap.
  • Styrelsen beslöt att fastställa förteckningen.
  • Styrelsen gav i uppdrag till John att undersöka eventuellt medlemskap i Ideell Arena och Konstfrämjandet.

Policyer

Personalfrågor

  • HR-utskottet hade beslutat att betala ut ersättning till John för sparade semesterdagar från åren 2016-2018.

Mottagande av Lars Salvius-priset

  • Under mötet gästades styrelsen av Göran Blomqvist från Lars Salviusföreningen, som överlämnade Lars Salvius-priset i form av ett diplom. Prissumman var på 100 000 kronor. Utdelningen följdes av fika med tårta.

Övriga frågor

  • Inga övriga frågor behandlades.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.