Mötesprotokoll/Protokoll 2023-01-21

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 1 februari 2023 kl. 18.38 (CET)
Justerare MissWord (diskussion) 1 februari 2023 kl. 16.44 (CET)

Tid

Lördag 21 januari 2023 klockan 10.30–16.00 på kontoret och via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Bengt Oberger, Johanna Berg, Ylva Pettersson (online), Brit Stakston (online), Sofie Jansson (online), Sven-Erik Jonsson, Per Hasselberg, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Olle Terenius (avgått 2022-09-15)

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Johanna Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2022-11-19
  • Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2022

Budgetuppföljning

• Bokslutsarbete pågår. Alla siffror beräknas vara framme i mitten av februari.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2022

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.

Ansökningar

• Föreningen har säkrat en tioprocenting ökning av det årliga projektbidraget från Wikimedia Foundation.
• Ansökan som Arkitektur och designcentrum skickade in (där vi fanns med i en stödjande funktion) fick inte finansiering.
• I november gavs en första pitch för major donors, på ett evenemang som Norrsken Foundation anordnade om att ekonomiskt stödja Wikimedia Sverige.
• En ansökan på 1,544 miljoner till Wikimedia Foundation, för nästa steg av hubbarbetet, har skickats in 15 december. Svar förväntas inom en månad.
• Finansiering från OpenRefine, på cirka 100 000 kr, för utvecklingsarbete av verktyget fortsätter att undersökas.
• Diskussioner om ett eventuellt pro bono-hackathon från Addnode Group pågår.
• Möjliga finansieringsvägar för långvarigt underhåll av mjukvara håller på att tas fram.
• En ansökan till Allmänna arvsfonden förbereds för arbetet med Wikispeech och andra insatser för att nå ut till underrepresenterade grupper på Wikimediaplattformarna och i föreningen. Projektet kan få finansiering på upp till 10 miljoner kronor fördelade på tre år.
• En ansökan förbereds till Nordplus, för ett projekt som fokuserar på översättning av öppen programvara för att minska de digitala klyftorna.
• Målet är att nå 600 betalande medlemmar under 2023.
• Tillsammans med Riksarkivet och ett antal andra myndigheter kan en ansökan komma att tas fram som fokuserar på att tillgängliggöra material om Ukraina. Även Wikimedia Ukraina kan komma att engageras i arbetet. Finansiär är Utrikesdepartementet.
• Föreningen stödjer en schweizisk forskares ansökan till Wikimedia Foundation för ett forskningsprojekt runt Wikidata och strukturerad data på Wikimedia Commons. Wikimedia Sverige kan komma att agera så kallad fiscal sponsor åt forskaren och sköta den ekonomiska hanteringen.
• En ansökan till Erasmus+ för att täcka delar av kostnaderna för utbytesinitiativet Grand Tour of Wikimedia undersöks. På grund av lång handläggningstid sker projektstart först under 2024.
• Finansiering söks från Svenska institutet för att, tillsammans med bland annat Wikimedia Community User Group Uganda, verka för att i Östafrika bygga upp strukturer för partnerskap och sänka trösklarna för att framför allt kvinnor ska kunna bidra till Wikipedia på engelska och olika regionala språk. Upp till två miljoner kronor kan sökas. Projektet har även potentialen att skapa en medvetenhet om Wikimedia Sverige och Wikimediarörelsen hos svensk biståndssektor.
• En ansökan om finansiering förbereds till Svenska institutet för ett projekt som syftar till att fördjupa samarbeten med Wikimediaorganisationer i Östeuropa. Upp till en miljon kronor kan sökas.

Viktiga händelser

• Wikipedia för hela Sverige har initierat ett stort antal kontakter med potentiella partnerorganisationer i de fyra länen (Skåne, Östergötland, Uppland, Västerbotten). Fokus har initialt legat på kontakter med länsmuseer, samt kontakter med nationella NGO:er som kan bidra till aktiviteter i de fyra länen. Detaljerade planer för aktiviteter i de fyra länen under första kvartalet av 2023 har tagits fram.
• Ett flertal diskussioner har förts med företrädare för större svenska civilsamhällesorganisationer om möjliga framtida samarbeten.
• Förberedelser för WikiGap 2023 har påbörjats. Detta inkluderar både diskussioner med Utrikesdepartementet samt andra möjliga externa partnerorganisationer samt kontakter med Wikimediaorganisationer.
• Arbete med uppladdningar samt kommunikation inom ramen för projektet 100 000 Bildminnen pågår.
• En representant från föreningen deltog i ett sakråd som Regeringskansliet anordnat runt öppna lärresurser (OER).
• Ett Memorandum of Understanding (MoU) med Europeiska investeringsbanken (EIB) har förberetts och behandlas nu av deras jurister.
• Arbetet med utbildningsmoduler på https://learn.wiki/ har påbörjats. Detta sker i samarbete med Wikimedia Foundation och OpenRefine.
• Budskapstester för insamling har fortsatt och en plan och budget för insamlingsarbete genom face2face för 2023 har tagits fram.
• Tillägg om distansarbete för anställningsavtalen har tagits fram.
• Arbetet med Verksamhetsplan 2023 har kommit långt.
• Arbete med att färdigställa måltal för verksamheten fortsätter.
• Arbetet med Budget 2023 har i stort sett färdigställts.
• Arbetet med Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar 2024 har initierats.
• Arbetet med Bokslut 2022 har i stort sett färdigställts.
• Arbetet med Förvaltningsberättelse 2022 har i stort sett färdigställts.
• Arbetet med att förankra hur stöd till volontärutvecklare bör organiseras och hur vi kan säkerställa långsiktigt underhåll av strategiskt viktiga verktyg har fortsatt. Två workshops med verksamhetschefer genomfördes under december månad för att förankra arbetet. Ett antal stödjande dokument och detaljerade planer har tagits fram. Arbete med att inhämta stödjande brev från mjukvaruprojekten pågår.
• Årsrapporter för GLAM-institutioner kommer att tas fram.
• Ett glöggmingel anordnades den 8 december för att träffa volontärer och partnerorganisationer. Minglet var välbesökt.
• En personalsamling genomfördes där diskussioner om arbetsmiljö och stress på jobbet diskuterades samt om den planerade verksamheten 2023.
• Arbetet har initierats för att genomföra en uppdatering av innehåll och format på wikipedia.se.
• Arbetet som Wikimedian in Residence hos Musikverket skedde i slutet av året med över 2 200 mediafiler uppladdade och flera tusen förbättringar på materialet som tidigare laddats upp.
• Diskussioner sker med svenska delegationen till Unesco om ett evenemang riktat till de afrikanska medlemsländerna på Unesco samt andra potentiella initiativ som kan drivas tillsammans.

Kommande händelser

• Upprättandet av en kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med lämpliga leverantörer pågår. Diskussioner förs med flera Wikimediaorganisationer om detta.
• Etablering av arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk påbörjas.
• Presentation på Wikimedia Norges årsmöte i Oslo om vårt arbete med föreningsengagemang.
• Ett möjligt samarbete med Litteraturbanken undersöks.
• En rapport baserat på intervjuerna med Wikimediaföreningar om hur de arbetar med innehållspartnerskap är snart färdig för publicering.
• En visselblåsarpolicy kommer att utvecklas och ett förarbete har skett tillsammans med Deloitte (pro bono).
• Den årliga klimatpåverkansrapporten vidareutvecklas baserat på de förenklade processer som tagits fram tillsammans med Deloitte (pro bono).
• En grund för en årlig mångfaldsrapport har tagits fram tillsammans med Deloitte (pro bono), och arbetar på att ta fram en första version.
• Riktlinjer för föreningsengagemang färdigställs. Ett antal frågor kommer att behöva diskuteras av styrelsen då det handlar om större strategiska vägval och positioneringar.
• Diskussioner pågår om hur stöd bäst kan ges till volontärer i länder som är på USA:s sanktionslista och där Wikimedia Foundation inte kan ge ekonomiska bidrag. Samtal har skett med Wikimedia Deutschland och Wikimedia Österreich och det finns en vilja att fortsätta arbeta tillsammans runt detta. Inledande kontakter har därför nu tagits med Wikimedia Foundation och ett möte skedde 20 januari. Kontakter med UD och banker har också skett. Ett memo där risker, åtgärder och möjligheter presenteras förbereds till styrelsen.

Dokument och rapporter inför årsmötet

• Diskussion fördes om utkast för:
  • Förvaltningsberättelse 2022
  • Verksamhetsplan 2023. John rapporterade vad som är kvar att göra.
  • Budget 2023
  • Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2024

Årsmötesplanering

• Styrelsen beslöt att motioner till årsmötet skall vara inlämnade senast fredagen den 10 mars 2023.
• Styrelsen beslöt att utlysning av Wikimedia-priset görs på motsvarande sätt, som de senaste åren. Nomineringar skall lämnas in senast fredagen den 10 mars 2023.
• Medlemsutskick med information om årsmötet kommer att ske enligt rutin.

Integritetspolicyn

• Styrelsen beslöt att uppdatera Integritetspolicyn enligt diskussion och diff.

Personalfrågor

• Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering.

Övriga frågor

• Styrelsen beslöt att vid behov sälja aktier för upp till 500 000 kronor för användning i verksamheten. Eventuell försäljning sker efter vårens utdelning.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.