Projekt:Fundraising 2010

Databas samordnad med betalningssystem för insamling av kontakter och kommunikation med donatorer.

Personer att fråga om råd samt Exempel på fundraising

Vi förväntar oss ca 300 transaktioner under 8-10 veckor från o med 3 november ...

Vem tar ansvar för vad?

Handlingsplan

Plan för Wikimedia Sveriges deltagande i Wikimedia Foundations fundraiser för år 2010-11:

Steg	Vad det innebär	Frågor	Vem som tar hand om det
Läsa igenom fundraisingavtalet	Läsa igenom fundraisingavtalet. Lennarts tidigare epost ger viss info om våra skyldigheter och rättigheter.	För att kunna ta del av info och diskussioner behöver alla som jobbar med fundraising rättigheter till http://meta.wikimedia.org . Vad kräver egentligen WM foundation? Precis hur mycket frihet har Wikimedia Sverige? Hur mycket skall vi dokumentera om givarna? När kan man senast besluta sig?	Så många som möjligt bör läsa
Bestämma om intäkterna	Bestämma oss för hur vi vill göra med splitten av intäkterna (WMF ska ha 50% av intäkterna)	Sätter vi in pengarna på WMF:s konto, föreslår ett sätt som WMF kan spendera pengarna i Sverige/Norden eller något annat, skriva in det tydligt i vårt förslag till avtalstext	Så många som möjligt bör vara med om att besluta
Skapa ny sida	skapa ny sida på internal och klistra in standardtexten		Hannibal
Länka till vår sida	skapa länk till vår sida på https://secure.wikimedia.org/wikipedia/internal/wiki/Chapter_Fundraising_Agreement		Hannibal
Få godkänt	få godkänt av Rand		Hannibal
Besluta	besluta om avtalet på styrelsemöte		Styrelsen
Underteckna	både vi och WMF skriver på avtalet		Styrelsen och Rand
Lägga ut vår donationssida	vårt chapters avdelning på WMF:s donationsssida läggs ut
Fundraisingsida	http://se.wikimedia.org/wiki/Wikimedia:Donera/en, börja arbeta på fundraising-sida på Wikimedia Sveriges webbplats enligt denna Website_Design a)klara instruktioner om vart pengarna går Eventuellt ansöka om Projekt:Fundraising/90-konto. b)klara instruktioner om alla sätt det går att donera pengar till oss Payson PayPal Har vi sådant konto idag? Om inte så kanske kassören kan regga Ingen telefonkontakt i Sverige. Via SMS - finns ej idag plusgiro - finns ej idag bankgiro Överföring Kontoinnehavare: Wikimedia Sverige Konto: bankgiro 5822-9915? Swedbank, 105 34 Stockholm Clearingnr: Överföring från utlandet: BIC: SE60 8000 0845 2590 4498 8963 IBAN: SWEDSESS Betala med check. Adressera: Wikimedia Sverige Box 500 101 29 Stockholm c)redovisa våra aktiviteter under fundraisern – klart senast fyra veckor efter att vi skrivit på avtalet d)meddelande om att ens namn aldrig förs vidare eller publiceras utan tillstånd (à la http://wikimediafoundation.org/wiki/Donate/Donor_Privacy) "Donor bill of rights" motsvaras av FRII:s "Givarens rättigheter". e)ställe där man kan skriva upp sig för att få nyhetsbrev/mer information		Hannibal kan skriva sekretess-sida
Skicka adress	vi skickar adressen till vår donationssida till WMF
Översätt, koda, underhåll	en av oss hjälper till med översättning, kodning och underhåll av vår donationssida på WMF:s webbplats enligt denna Website_Design	*Är det den slutgiltiga versionen? Fråga Rand. Det ser inte ut som om andra WM-chapters har följt designen slaviskt direkt ...
Fundraisingkontakt	en av oss blir WMF:s fundraisingkontakt och den som (officiellt) har hand om vår databas	Om vi väljer civiCRM så kan vi ha flera personer med rättigheter att föra in donationer och donatorer.
Donationsdatabas	sätta upp system för att ta emot donationer a) göra en databas som registrerar de som donerar och som är konfidentiell. Databasen kan vara vanligt databasprogram eller särskilt program såsom CiviCRM. Databasen ska innehålla: 1. information om donatorerna: fullt namn, kön, postadress, epostadress, grupptillhörighet (? – släkting, kollega, etc), kontaktkoder (donator vill inte ha epost, donator vill inte ha brev, donator är inte intresserad av events, etc) 2. information om donationen: datum, belopp, typ av gåva (kontanter, byte av tjänst/vara, aktier, etc), betalningsmetod (kontanter, check, överföring via bank, PayPal, etc), noteringar, restriktioner (helst inte), datum då tackbrev skickats. b) Ordna en process för att föra in donationer i databasen Börja samla in kontaktuppgifter (hemadress eller epost ) från de som stöttar målet vid event eller vid donationer eller vid andra möten c)skriva tackbrev 1. datum och belopp för donationen 2. flera ”tack så mycket” 3. beskrivning av hur vi kommer använda pengarna effektivt och försäkran om att donationen kommer att förändra världen och hjälpa folk 4. länk till vår webbplats och plats för mer information Organisationsnamn: Wikimedia Sverige epost för systemgenererade mejl: Organisationsadress: Inställningar för utgående epost SMTP server, port och autenticering eller: Senmail path och argument	Var? Webbhotell eller WM-server någonstans? Helst något som WMF håller i.	Hannibal kan skriva tackbrev
Start	3 november – fundraisern börjar
Skicka tackbrev	skicka tackbrev helst inom 48 timmar efter donationen
Fundraisingaktiviteter	genomföra våra fundraisingaktiviteter – sälja biljetter, söka sponsorskap, auktionera ut något, föreläsningar, skicka ut brev/mail till de som lämnar epostadresser till oss, blogga, etc
Offentlig redovisning	offentlig redovisning av vårt ekonomiska läge	Hur då? I vilket sammanhang? När?
Månatlig resultatredovisning	varje månads resultat redovisas till WMF senast fyra veckor efter månadsslut
Slut	8 januari – fundraisern slutar
Slutredovisning	vi redovisar slutgiltiga resultatet till WMF
Intäktsöverföring	vi för över 50% av intäkterna (enligt det sätt som står i överenskommelsen)
Årsrapport	vi gör årsrapport i slutet av vårt räkenskapsår

Dagbok

Detta har hänt.

12 november 2010: sätter upp en platshållare som består av Jimmys brev och lite egen text. Gör ett trimmat utkast till integritetspolicy.

1 november 2010: DNS-bakåtuppslagning registrerad hos Glesys så att 109.74.5.203 översätts till donera.wikimedia.se

23 oktober 2010: Påbörjar en integritetspolicy.

22 oktober 2010: CiviCRM installerat på server hos GleSYS. Adress: http://109.74.5.203/ med domännamnet http://donera.wikimedia.se/

17 oktober 2010: De sista meddelandena för donationer (Donate interface, Payflowpro gateway och Central notice) i MediaWiki blev översatta.

16 oktober 2010: Långt meddelande från Barry Newstead (bland mottagarna är Lars och Jan), som föreslår två kategorier av chapters.

Kategori 1 innebär fullt deltagande enligt gamla planen. Donationer betalas till chapter, som sedan skickar en andel till WMF. Italien, Israel och Schweiz uppfyller villkoren, kanske Tyskland och Frankrike. Dessa måste ingå avtalet (fundraising agreement) före 1 november.
Kategori 2 är för alla chapters där något hinder föreligger. För dessa ska donationer betalas in till WMF. Dessa chapters behöver inte ingå avtal.

Hinder som kan föreligga är att avdragsgilla donationer inte får sändas ut ur landet (andelen till WMF). För Sverige finns ingen avdragsrätt och inget lagligt hinder. Frågan är om vi ska välja kategori 1 (mest ambitiöst) eller 2.

11 oktober 2010: Styrelsemöte i WMSE ger Andreas uppdraget att sätta upp server för CiviCRM.

9 oktober 2010: Wikimedia Foundations styrelse utfärdar en resolution: Resolution:Wikimedia fundraising principles

29 september 2010: Översättning av Central Notice banners har påbörjats.

13 september 2010: Styrelsemöte i WMSE där Jan och Lars tar på sig fundraising-projektet.

26 augusti 2010: Jan, Kristoffer och Axel mötte Philippe Beaudette.

Projekt:Fundraising 2011

Externa länkar

Internal

Här finns en hel fundraising corner där utkast diskuteras. (Jan och Lennart)

Programvara

CIVICRM (manual)