Projekt:Organisationsutveckling 2022/Slutrapport

Bakgrund och syfte

Årsrapporten sammanfattar vad som har genomförts i projektet under ett år, identifierar svagheter och möjligheter, och blickar framåt. Den är ett tillfälle i verksamheten att stanna upp och fundera över projektets riktning.

Frågorna nedan kan besvaras i löpande text, som kortare sammanfattningar.

Påverkan

• På vilka sätt bidrog projektet under 2022 till att föra föreningen mot dess vision?
  • Inom ramen för projektet genomfördes ett omfattande arbete med att göra organisationen mer stabil och effektiv. I början av året skedde ett arbete med att identifiera och kontraktera ett nytt kontor och parallellt med detta var ett stort fokus att möjliggöra internationella anställningar samt distansarbete, genom att ta fram nya policys och riktlinjer samt genom ett större fokus på regelbundna personalsamlingar. En stor del av personalen arbetar nu på distans.

Ett säkerhetsarbete skedde där vi bland annat arbetade med att effektivisera vår server- och mejlinfrastruktur samt med att ta fram en omfattande riskanalys.

För att säkerställa föreningens ekonomiska stabilitet genomfördes ett långsiktigt strategiskt arbete med insamling av donationer och medlemsvärvning samt med testamenterade medel och utveckling av föreningens rutiner runt investeringar. För att minska arbetsbelastning för personalen, framförallt för organisationsassistenten, genomfördes en omfattande genomgång av föreningens ekonomiska processer där ett stort antal förenklades och dokumenterades eller helt togs bort.

En mer utvecklad plan runt personal- och styrelseutbildning togs fram och organiserades och flera äldre policys reviderades och vidareutvecklades.

• Uppmärksammades projektet eller dess resultat av några externa aktörer, såsom våra partner eller media?
  • Detta är ett internt projekt och resultaten har inte kommunicerats aktivt.

Arbetsinsats

• Var detta ett krävande och/eller stressigt projekt att genomföra? Om ja, varför? Skulle något kunna göras annorlunda?
  • På grund av föräldraledighet föregående år fanns det en större backlog än vad som annars varit fallet vilket ledde till ett intensivt arbete under hela året. behövde en del arbete med policys och personalaktiviteter skyndas på mer än vad som annars varit fallet vilket skapade viss extra belastning.

Målet med externa utbildningar fortsätter vara svårt att uppnå vilket skapar viss stress. Det är svårt att hitta utbildningar, speciellt för styrelsen.

• Kunde du återanvända material från tidigare projekt? Om nej, varför inte?
  • En stor del förarbete inför kontorsflytten skedde under 2021. Föregående år hade även styrelsen prioriterat vilka av föreningens policys som skulle uppdateras och revideras först.
• Var budgeten tillräckligt stor för projektets genomförande? Om inte, fanns det särskilda anledningar? Behöver budgeten förändras nästa år?
  • Nej, projektet gick kraftigt över budgeten då arbetet med insamling, distansarbete och riskhantering prioriterades upp då fler åtgärder identifierades löpande.
• Höll tidsplanen? Om inte, finns det något att utveckla kring varför?
  • Överlag hölls tidplanen, men mycket större resurser än vad som ursprungligen planerats krävdes för att fullgott avsluta de olika initiativen.
• Finns det något som kan göras för en om möjligt ännu bättre balans mellan arbetsinsats och resultat?
  • Bedömningen är att en stor del av den backlog som fanns från 2021 kunde hanteras.

Lärdomar

• Vad tar du med dig från arbetet med projektet under året, framåt i ditt arbete?
  • Både arbetet med insamling samt med att skapa förutsättningar för ett ökat föreningsengagemang kommer att kräva utökade resurser under 2023.

Strategisk förändring

• Behöver fokus och aktiviteter i projektet förändras något under 2022 för att motsvara föreningens nya strategiska inriktning?
  • Det som lyfts fram under lärdomar ovan är i linje med den strategiska inriktningen.