Verksamhetsberättelse 2019/Story: Livesändningar och dokumentation av evenemang med video

Möjliggörande

2019

I den här Storyn beskriver vi hur vi dokumenterar våra evenemang för att dela dem med en större publik oberoende av plats och tid. Genom livesändningar öppnar vi upp våra arbetssätt och fler kan ta del av vår kunskap. Det ökar också transparensen på det vi gör.

Wikimedia Sverige fick ett önskemål från en av våra medlemmar om att livesända årsmötet. Förslaget bottnade i att kunna delta fast man inte var på plats fysiskt. Planen var inledningsvis att även göra det möjligt att rösta på distans, men detta skulle medföra både risker och merarbete så vi beslöt att endast livesända strömmande video denna gång.

Vi har bra utrustning i teknikpoolen med två videokameror men det visade sig att ingen i personalen hade tillräckligt med erfarenhet för att kunna livesända. Vi gjorde en del research och tester och kom fram till att det behövdes mer teknisk utrustning för att kunna använda dessa kameror. Istället valde att använda oss av en enklare konferens-kamera via USB.

Vi använde Youtube som plattform för livesändningen även om det saknades några funktioner, som till exempel möjligheten att kunna pausa sändningen. Vi bestämde att sändningen skulle finnas tillgänglig live under årsmötet men även möjlig att se efteråt genom en länk i inbjudningsmejlet. Detta var ett sätt att begränsa tillgängligheten utan att man behövde registrera någon slags konto men vi inkluderade också en uppmaning att inte sprida länken till utomstående (icke-medlemmar). Mellan fem till sju personer följde livesändningen vid någon tidpunkt. Det kan ses som relativt få i jämförelse med de resurser som krävdes för att förbereda livesändningen men erfarenheterna kan komma till användning i framtida evenemang. Det är också ett förhållandevis högt antal i förhållande till det totala antalet deltagare på årsmötet.

Vi gjorde omfattande tester i möteslokalen i god tid innan evenemanget skulle börja. Det fanns ett ljudsystem men ingen visste om och hur det skulle kunna kopplas till en dator. Därför slutade det med att vi använde vår egen mikrofon vid sändningen. Den lösningen gjorde att talare behövde prata i två mikrofoner men det var egentligen inget problem. Vi skrev en steg-för-steg-instruktion som kan användas nästa gång vi ska livesända ett evenemang. Vi har lärt oss att det går att livesända med ganska enkla medel och att det bara behövs en kamera. Om man vill göra något mer avancerade sändningar behöver man mer teknisk utrustning, mjukvara, kunnande och kompetens.

Kunskapen som vi fick återanvändes ett par gånger senare under året, vid bland annat Wikimania 2019 och vid medlemsmötet i november. Vid medlemsmötet hade vi ungefär samma antal som följde sändningen men denna gång var sändningen öppen utåt. Under Wikimania fanns det volontärer som hjälpte till med sändningar och dokumentation. Sammanlagt blev det ungefär 150 timmar med video som laddades upp till Wikimedia Commons. Erfarenheterna från det framgångsrika arbetet med Wikimania kommer att dokumenteras och delas med organisatörer vid framtida evenemang.