Verksamhetsberättelse 2020/Story: Anpassningar till en pandemi

Gemenskapen

2020

I denna Story beskriver vi hur vår organisation har påverkats av covid-19-pandemin och vad vi har gjort för att hantera det på ett bra sätt. Förändringarna inkluderar distansarbete, fler digitala aktiviteter och hur vi kommunicerar om en del av våra aktiviteter.

Vårt första digitala årsmöte fick en övervägande positiv respons. (Mörkgrön = väldigt nöjd, ljusgrön = ganska nöjd, gul = varken nöjd eller missnöjd, brandgul = ganska missnöjd, röd = väldigt missnöjd.)

Under 2020 påverkades allas liv av covid-19-pandemin. Många planer har fått ändras eller ställas in. Wikimedia Sverige agerade snabbt och anpassade arbetet genom att beordra personalen att arbeta hemifrån istället för att resa till kontoret. Från mars fick personalen fritt ta hem den utrustning från kontoret de behövde, eller få den hemskickad. De fick även köpa in ny utrustning till sina hemarbetsplatser. En del betald arbetstid avsattes som kunde användas av den som ville för hemberedskap (till exempel med prepping).

Under året flyttade vi de flesta av våra icke-digitala regelbundna arbetsuppgifter online, som att skriva under avtal, samt planerade in flera regelbundna digitala möten för att skapa utrymme för både arbete och social samvaro. Med dessa åtgärder kommer vi att kunna fortsätta hålla vår verksamhet igång om pandemin fortfarande härjar 2021 och framöver. Vi kommer också att kunna ha flera av personalstyrkan som arbetar utanför kontoret under längre tid, vilket vi kommer att ha nytta av även när livet återgår till det normala.

Vi fortsatte att ytterligare anpassa vår verksamhet när WMF gick ut med att APG-medel (Annual Planing Grant) inte fick användas till evenemang under pandemin. Deras anvisningar var generiska och inte anpassade till olika sammanhang, vilket förde med sig både goda och dåliga konsekvenser. På kort sikt satte det punkt för onödiga diskussioner om vilka evenemang som fick ställas in och vilka som kunde genomföras som planerat. På längre sikt blev det tydligt att samma lösning inte passar alla, och rörelsens arbete på olika håll i världen utsattes för onödiga begränsningar, vilket ledde till förvirring och frustration. Att ett sådant beslut togs var mycket intressant med tanke på att Wikimediarörelsen är internationell och heterogen, och dessutom känd för sin nerifrån-och-upp-utveckling. Det måste påpekas att ingen annan av våra finansiärer, eller potentiella finansiärer (till exempel EU eller lokala aktörer) har reagerat på samma sätt. De har istället betonat att det är upp till den enskilda organisationen att ta ansvarsfulla beslut anpassade till den lokala situationer. De har till och minskat sin kontroll för att möjliggöra mer varierade och kontextspecifika anpassningar.

På grund av pandemin fick vi ställa in några av våra aktiviteter under delar av året, såsom stöd till gemenskapen i form av mediaakreditering eller hjälp med att anordna fysiska evenemang. Vi har därför både underspenderat och inte nått våra mål i förhållande till planeringen. Men det fanns även områden som inte påverkades så pass dramatiskt. Vi ställde om våra skrivstugor för bibliotekarier till onlinemöten. Vi kunde inte anordna de fysiska evenemangen som var projektets huvudsakliga mål, men lyckades ändå nå ut till en stor grupp deltagare. Vi anpassade vår kommunikation under Wiki Loves Earth och lyfte fram möjligheten att ta kort på lokala naturvårdsområden och undvika onödiga resor. Vi byggde även en prototyp av ett kartverktyg för att visualisera naturvårdsområdena, vilken blev välbesökt. Vidare flyttade vi alla våra styrelsemöten online och satsade på kortare men mer frekventa träffar, med mer omfattande förberedelser och inläsning av relevant material i förväg, så att själva mötena inte överbelamrades av presentationer.

Den största förändringen var att vi för första gången någonsin genomförde vårt årsmöte digitalt. Årsmötet är årets viktigaste evenemang där nyckelbeslut för verksamheten fattas. Allt behövde alltså fungera felfritt för att undvika en situation där någon medlem inte kunde delta. En grupp om fyra medarbetare jobbade tillsammans under månaden innan mötet för att planera och testa olika lösningar. Vi anlitade dessutom en extern facilitator, någon som faktiskt skrivit en bok om digitala årsmöten. Årsmötet drog till sig många deltagare och, baserat på den återkoppling vi fick, bedömdes överlag positivt. Vi delade med oss av våra erfarenheter både med den globala Wikimediagemenskapen och med svenska civilsamhället. Vi antar att andra organisationer har fått brottas med liknande problem som vi. Vi hoppas att genom att dokumentera processen kan vi hjälpa dem lyckats med deras evenemang samtidigt som de sparar lite tid och energi.