Verksamhetsberättelse 2022/Story: Ett nytt CRM-system för vårt arbete med insamling och medlemskap

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Möjliggörande
2022

I den här storyn fokuserar vi på hur arbetet med att hitta ett CRM-system fortskrider. Ett CRM-system kan hjälpa att hålla nere kostnader vid en ökad insamling, men implementering av ett CRM-system visade sig vara mer komplext än vi först trott. Lärdomar från andra föreningar har därför hämtats in och tas vidare.

Ett CRM-system kan förenkla och effektivisera kommunikationen med medlemmar och givare.

Arbetet med att hitta ett CRM-system till föreningen pågick under 2022 och fortsätter även under 2023. Ett CRM-system bedöms som en viktig resurs när vi nu vill öka insamlingen då det hjälper till att förenkla och effektivisera processer. Med ett välfungerande CRM-system förenklas hantering av data och kommunikation till givare och medlemmar kan ske på ett tryggt sätt, enligt god sed och med hög kvalitet, utan att ta för mycket resurser.

En ökad insamling innebär att fler personuppgifter (från medlemmar och givare) behöver föras in i databasen, vilket kräver att föreningen lägger mer resurser på hantering av personuppgifter för att datan ska vara trygg, och hanteras enligt rådande riktlinjer och lagar. Fler personer in gör också att kommunikationen/återkopplingen blir mer komplex. Med ett CRM kan föreningen förenkla det arbetet samtidigt som insamlingen kan växa.

Under 2022 arbetade vi mer med kravspecifikationen för ett CRM. Förtydliganden gjordes och vi drog lärdomar från andra Wikimediaföreningar samt andra civilsamhällesorganisationer i Sverige. Samtal med dessa har också gett oss en tydligare bild av vilka typer av resurser vi behöver lägga på en implementering av ett CRM, vilka kostnader som kan tillkomma som ej tidigare varit synliga och krav vi kommer att behöva ställa på en framtida leverantör. I dessa samtal har vi också fått veta vilka vinster vissa organisationer har gjort i och med ett införande av ett CRM-system.

Viktiga lärdomar har varit att mer tid än vi tror behöver sättas av för implementering av CRM. Fler behöver involveras för att en flytt över till nytt system ska bli så smidig som möjlig. Viktigt blir också att planera in en period av systemtestning och löpande kontakt med leverantör för att få alla processer på plats.

Under 2023 kommer fler CRM-leverantörer och implementationspartners att kontaktas. Tidigare leverantörer som vi redan har haft samtal med kan komma att kontaktas igen och frågor ställs utifrån nya lärdomar vi fått.