Verksamhetsberättelse 2022/Story: Riskanalys – En bättre förberedd organisation

Möjliggörande

2022

I den här storyn fokuserar vi på det inledande arbete som skett med att förbereda föreningen för olika risker. Detta genom att utveckla en omfattande riskanalys samt upprätta processer och rutiner för ett aktivt arbete med riskminimering.

Risker kan snabbt utvecklas och det är viktigt att kontinuerligt utvärdera dem och arbeta förebyggande.

Det finns många risker för en organisation som Wikimedia Sverige av vitt skild natur som därför behöver hanteras på olika sätt. Exempelvis befinner sig föreningen i teknisk framkant och den juridiska situationen är inte alltid kristallklar. Tekniska system kan gå ned, vilket kan begränsa vår förmåga att genomföra vårt arbete. Medarbetarnas eller förtroendevaldas hälsa kan förändras. Vi arbetar med att sprida information inom alla möjliga ämnen, som konsumeras av en enorm mängd läsare. Det innebär att vårt arbete påverkar samhället på många olika sätt och ibland kan skapa stor upprördhet. Allmänhetens förståelse av föreningens möjlighet att påverka innehållet på Wikimediaplattformarna är väldigt låg och som ansiktet utåt kan det som sker på plattformarna få en direkt påverkan på föreningen. Föreningens storlek och synlighet har ökat de senaste åren, vilket gör att vi blivit mer välkända, vilket i sin tur ökar olika typer av risker.

Sedan 2013 har föreningen haft en övergripande Krisplan på plats som ger en grundläggande ansvarsfördelning och fokuserar på kriser av personkaraktär inom föreningen samt på hur negativ uppmärksamhet av viss storleksordning ska hanteras. Mer riktade planer för arbete under pandemin togs fram när det blev aktuellt, och detsamma har skett för hur föreningens tekniska system samt personuppgifter ska skyddas.

Föreningen har i samband med olika större initiativ genomfört riktade riskanalyser för att identifiera så kallade minirisker. Inte minst inom ramen för olika externfinansierade projekt är en riskanalys för projektet oftast efterfrågad av finansiärerna som en del av projektdesignen i ansökan. Många av de riskerna är dock inte begränsade till de specifika projekten, utan är återkommande risker i hela verksamheten. Arbetet för att minimera riskerna i de enskilda projekten har därigenom bidragit till riskminimering även i andra delar av verksamheten.

Föreningen har dessutom genomfört ett omfattande arbete med att minimera finansiella risker av olika slag samt arbetat med årliga analyser och sammanställningar av risker kopplade till arbetsmiljö och stress hos personalstyrkan.

Det vi främst har saknat har varit en riskanalys för hela verksamheten. En riskanalys där hoten identifieras och presenteras på ett strukturerat sätt och som tydliggör om det är några delar av verksamheten som är extra känsliga, hur stor den förväntade sannolikheten och konsekvenserna av specifika typer av riskerna är, hur dessa risker kan minskas, vilka riskreducerande åtgärder som behöver ske och vad som behöver underhållas eller skapas för att minimera risken.

En sådan analys har under året utarbetats och totalt har 60 stycken risker identifierats, analyserats och listats. De risker som bedöms högst kommer nu systematiskt att arbetas med för att undvikas, reduceras, eller (när de inte kan undvikas) delas eller försäkras gentemot. Styrelsen har beslutat att riskanalysen kommer att uppdateras på årsbasis och att verksamhetschefen kontinuerligt ska uppdatera dem om förändringar sker under året.

Riskanalysen har inspirerats av flera andra Wikimediaföreningars men har från dem utvecklats och är mycket mer omfattande. Vi planerar därför att dela våra insikter och åtgärdsförslag med verksamhetscheferna, efter att vår första revideringsrunda har skett 2023.