Verksamhetsberättelse 2022/Story: Wikimedia Sverige skaffade ett nytt kontor

Möjliggörande

2022

I den här storyn beskriver vi hur det gick till när Wikimedia Sverige behövde byta kontor. Vi berättar om processen för att hitta en ny bra plats att vara på, och hur det blev sen.

Entrén till Norrsken House

Under 2021 fick Wikimedia Sverige veta att vi skulle bli uppsagda från vårt dåvarande kontor i Hammarby Sjöstad i Stockholm, eftersom Internetstiftelsen skulle lägga ner verksamheten med ett fast kontorshotell. Vi inledde då processen med att hitta nya lämpliga lokaler.

Det första steget var att identifiera hos personalen vad som var viktigt när det kommer till arbetsmiljö generellt. Först hölls en inledande workshop där personalen fick spåna utifrån olika parametrar. Vi tittade också på en tidigare lista över önskemål för kontorslokaler och kombinerade några punkter från den gamla listan och fyllde på med nya önskemål. Dessutom funderade Wikimedia Sveriges styrelse över vad de ville göra för medskick in i processen. Tre olika case användes också för att väcka tankarna: att sitta i ett eget kontor, att sitta i ett co-working space samt att dela kontor med en kulturarvsinstitution.

Efter önskelistan var det dags att ranka hur viktiga de olika parametrarna var för alla i personalen. Vi skapade en enkät där alla i personalen fick ranka hur viktig varje parameter var, för att få ett genomsnittligt underlag inför den nya lokaljakten. Det visade sig att den absolut viktigaste parametern var att det skulle finnas stabilt internet i lokalen, följt av möjligheten att kunna ta med och värma egen mat. Att det skulle vara enkelt att transportera sig till kontoret var också viktigt, följt av tillgången till mötesrum med plats för flera personer. Enkäten följdes upp av fördjupade samtal i personalgruppen kring hur svaren skulle tolkas.

Interiörbild från Norrsken House

Parallellt med den interna processen började vi leta efter möjliga platser att sitta på. Snart utkristalliserade sig två huvudalternativ i form av co-workingkontor: The Park södra respektive Norrsken House. Båda dessa kunde tillfredsställa våra basala behov och kunde samtidigt erbjuda mervärden i form av aktiviteter och förmåner för hyresgästerna.

I slutändan var det en kombination av att matcha våra behov, möjligheter, sammanhang och prisbild som vägde över till Norrskens fördel. Kontoret i Hammarby Sjöstad tömdes och 1 april 2022 flyttade Wikimedia Sveriges kansli till Birger Jarlsgatan 57C.