Verksamhetsberättelse 2022/Story: Konsolidering av servrar och e-postsystem

Möjliggörande

2022

I den här storyn fokuserar vi på arbetet med att städa upp bland våra tekniska system för att minska underhållet av servrar och e-postsystem. Målet har varit att minska kostnaderna på sikt och säkerställa en hög driftsäkerhet.

Vi har städat bland våra servrar under året.

På Wikimedia Sverige har vi några system som vi använder och underhåller för internt och externt bruk. Dessa innefattar till exempel en startsida för svenskspråkiga Wikipedia, en karta för Wiki Loves Earth och ett verktyg för att mäta besöksstatistik. Tidigare har vi även själva underhållit vår hemsida och interna system för arbetsdokument, mejllistor och tidrapportering. I kombination med den omstrukturering som GDPR krävde hade vi en mängd olika system och verktyg utspridda på ett antal servrar.

Vi har inte haft någon riktig rutin för hur våra system ska underhållas, utan det har gjorts när det behövts, vilket ofta har varit när något redan har gått sönder (se 2020 års verksamhetsberättelse). Vi har heller inte haft resurser eller kompetens nog att hålla efter systemen. Detta har lett till att de inte varit säkra, med incidenter till följd (se 2019 års verksamhetsberättelse).

Under en tid har vi nu arbetat med att förenkla arbetet med våra system och de servrar som de bor på. Första steget var att identifiera vilka system vi hade och vilka vi faktiskt behövde behålla. Sedan undersökte vi vilken leverantör som vore lämpligast att ha våra nya servrar hos. Detta val grundade sig på flera parametrar såsom pris, användarvänlighet och miljöpåverkan (se Memo om konsolidering av molntjänstleverantörer).

Varje server kräver förr eller senare handpåläggning. Har vi då många servrar med olika versioner av programvara installerade krävs det mer underhåll. Lägger man därtill att varje leverantör har sitt eget system för inställningar, betalningar med mera blir det ytterligare arbete. Det är dock inte bara arbetstid som man sparar på att samköra system på detta sätt. Även säkerheten blir bättre när det är färre olika komponenter att hålla reda på.

En annan omställning vi gjorde var att byta system för våra interna e-postlistor. Tidigare har vi använt Mailman, men i samband med att den gamla servern där den bodde skulle stängas ner valde vi att flytta dessa till Google Workspace. Mailman var ett av de få FOSS-system som vi använde och själva underhöll som förening. Trots det ansåg vi att de praktisk fördelarna övervägde när vi kunde sköta det i ett system som vi redan använde och där deltagarna på listorna redan hade konton (se Memo om migration av e-postlistor).

Nu har de flesta av våra system flyttats över till våra nya servrar och de sista av de gamla servrarna kommer snart att stängas av. I och med det har vi nu ett bra utgångsläge och det som återstår är att ta fram en rutin för att hålla efter våra system i deras nya skepnader. Väl på plats kommer den göra det lättare för oss att effektivt underhålla våra system samt minimera risken att underhåll blir eftersatt och med det obehagliga överraskningar i framtiden.