Verksamhetsberättelse 2018/Fail fest: Risker kopplade till projektbidrag

Här beskriver vi de problem vi kämpade med och vad vi lärde oss från dem.

Som beskrivs i Story: Förändring av vår ekonomiska situation med nya bidragsansökningar har vi sökt ett stort antal externa projektbidrag under året. Att få ett stort bidrag som man jobbat på länge är en fantastisk känsla, men ett sådant bidrag har också en stor påverkan på verksamheten. Om budgeten från en dag till en annan ökar med 25% måste all tidigare planering omarbetas.

Eftersom projektbidrag, även de som varar 12–24 månader, per definition inte är fortlöpande är det nödvändigt att planera inför deras slut, då projektpersonal och därtill hörande kostnader drastiskt måste minska. Detta skapar mycket volatilitet och osäkerhet för medarbetarna och organisationen som helhet. Det långsiktiga stödet från Wikimedia Foundation, med pengar som inte är bundna till viss verksamhet och som är möjliga att spara för att bygga upp reserver är avgörande för att mildra några av dessa problem. Ytterligare flexibilitet och längd på bidragen skulle öka värdet ytterligare.

Att vara medveten om dessa problem gör det möjligt för oss att vidta försiktighetsåtgärder och att arbeta för att både kostnader och intäkter fördelas över tid. För att underlätta planeringsarbetet har vi skapat två dokument, en s.k. Burnchart där kostnader och intäkter delas upp per månad samt en Årsplan för projekt där personalens tid är uppdelad baserat på de olika projektens tidsplaner. Vi uppdaterar dessa dokument regelbundet (månadsvis respektive kvartalsvis). Dessa dokument säkerställer att vi inte behöver hålla all information i huvudet eller att informationen finns uppdelad på ett stort antal sidor/dokument.

Vi fortsätter att utveckla våra metoder och vår organisationella mognad allt eftersom vi tar emot allt fler stora bidrag. Personalen och styrelsen har år 2018 också utvecklat en insamlingsstrategi för att diversifiera vårt resultat ytterligare. Trots att projektbidrag påverkar stabiliteten i organisationen är vår bedömning att de trots allt har en viktig och positiv påverkan på vår verksamhet och att arbetet med att söka projektbidrag bör fortsätta. Projektbidragen skapar möjligheter till partnerskap, de ökar den totala finansieringen för Wikimediarörelsen och säkerställer att vår organisation fortsätter att experimentera och utveckla verksamheten. Flera av dessa insatser initierades som en del av vår Root Cause Analysis för de ekonomiska problem vi hade 2017, där vi analyserade hur problemet kunde uppstå och beskrev en mängd förbättringar att genomföra.