Verksamhetsberättelse 2022/Story: Rätt verktyg för rätt situation – Internationella anställningar och konsulter

Möjliggörande

2022

I den här storyn fokuserar vi på arbetet med att ta fram ett gediget legalt underlag för att ta in konsulter från andra länder för att ge föreningen stöd i sitt arbete. Då vi arbetar allt mer internationellt behöver vi ibland expertis som inte finns i landet.

För att inom rimlig tid kunna anställa internationellt har vi behövt titta på nya typer av verktyg och ta hjälp av experter.

Wikimedia Sverige har under ett antal år haft en individ i Storbritannien som har arbetat för föreningen med fokus på det internationella GLAM- och FN-arbete som idag ingår i vårt arbete för att bli en internationell hubb för innehållspartnerskap. Tidigare rådfrågning gjorde det klart att internationell kompetens är enklast att hantera via konsultkontrakt då en direktanställning skulle kräva att föreningen anpassar sig till vart lands relevanta lagstiftning. De kontrakt vi tidigare använt oss av tog vi fram själva och har sedan anpassat. De har tjänat oss väl men alla anpassningar var ad-hoc och redan i samband med Brexit behövde vi göra större anpassningar och förtydliganden av innehållet.

Under 2022 såg vi behovet av att ta fram en helt ny mall och professionalisera det konsultkontrakt vi använde oss av. Detta då vi behövde ta in ytterligare internationell kompetens för vårt arbete med hubben. Områden som behövde utvecklas var bland annat att tydliggöra att det handlar om en konsult-relation snarare än en anställning, tydliggöra ansvar för moms och sociala avgifter samt säkerställa att GDPR uppfylls. Vi behövde även ett kontrakt som relativt enkelt kunde anpassas för bruk utanför EU.

Från vårt tidigare arbete med testamenterade medel har föreningen en juristbyrå kopplad till sig. Vi kontaktar denna juristbyrå för att få stöd med att ta fram ett konsultkontrakt som kan fungera som en mall för avtalen med våra konsulter inom EU. Vi fick även stöd med hur ett sådant kontrakt skulle behöva anpassas för användning utanför EU samt vilken typ av anpassningar som kan vara aktuella för att göra kontraktet kompatibelt med lagstiftningen i det land där konsulten verkar. De mallar som tog fram var på svenska, så en översättningsbyrå anlitades för att ta fram en auktoriserad översättning av kontraktet till engelska. Denna mall kunde vi under året använda för att knyta fyra konsulter i två olika länder i EU samt Storbritannien till föreningen.

Att sluta den typen av konsultavtal kräver dock att konsulten har ett etablerat företag som kan agera motpart i avtalet. För vår sista konsult var detta inte möjligt. Vi undersökte därför möjliga plattformar genom vilken avtal kan slutas, med internationella frilansare. Vi landade slutligen i den plattform, Upwork, som används av Wikimedia Foundation. Vi denna kunde vi knyta en person, som tidigare samarbetat med kansliet, i Kamerun till en specifik hubbaktivitet.

Årets arbete med dessa två spår har lagt en solid grund inför föreningens framtida behov av internationella konsulter men även för framtida Wikipedian in Residence som möjligen kan kontrakteras direkt av hubben. Förhoppningen är även att kontraktsmallen kan vara av nytta för andra Wikimedia-organisationer (inom EU) som en grund de kan anpassa om de tittar på att knyta personal utanför sitt land till sin verksamhet.