Årsmöte 2022/Checklista
Hoppa till navigering
Hoppa till sök
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.
Före
Början av december
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Utse en ansvarig för anordnandet | Verksamhetschef |  Fixat!
|
|
| Bestäm datum, ort och lokal | Eric | Fixat!
|
Nästan klart |
| Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt | Eric | Fixat!
|
Förslag från styrelse och kansli
Klart med ordförande |
| Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår) | Fixat!
|
Årsmöte 2022 | |
| Skriva eventuella motioner | - |
Första styrelsemötet på året (under januari)
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Verksamhetsplan bör fastställas | Verksamhetschef | Fixat!
|
Försenat i år på grund av föräldraledighet m.m. Publicerat i tid inför årsmötet. |
| Budget bör fastställas | Verksamhetschef | Fixat!
|
Försenat i år på grund av föräldraledighet m.m. Publicerat i tid inför årsmötet. |
| Verksamhetsberättelse bör färdigställas | Verksamhetschef | Fixat!
|
|
| Årsredovisning bör färdigställas | Verksamhetschef | Fixat!
|
|
| Engelsk översättning av verksamhetsberättelse | Verksamhetschef | Fixat!
|
|
| Inkomna motioner ska behandlas | Styrelse | Fixat!
|
Inga inkomna motioner |
| Dubbelkolla protokollet från förra året om något särskilt ska göras inför detta årsmöte | Fixat!
|
Eventuellt om John Andersson (WMSE) lyfter Wikipedia som hela Sverige som svar på "En åsikt lyfts om att hålla utbildningar ute i landet med fokus på redigering, för att fler ska få hjälp. Detta skickas vidare till kansliet."
Förslag till klimatrapport framtagen. |
Åtta veckor innan
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Skriv kallelsen till årsmötet och, om den hålls i samband med årsmötet, Wikipediadagen. Skicka kallelsen för synpunkter och godkännande till styrelseordföranden, kassören och verksamhetschefen. | Eric + Josefine | Fixat!
|
|
| Utannonsera på Bybrunnen att det är dags att nominera till Wikimediapriset (exempel från 2019 här). | Ordförande | Fixat!
|
Klart |
Sex veckor innan
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den. | Eric + Josefine | Fixat!
|
|
| Börja samordna resor. | Jenny | Fixat!
|
|
| Kontakta volontärer. | Eric + Josefine | Fixat!
|
Påbörjat. Samordning av personal och volontärer behövs. |
Fyra veckor innan
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen. | John | Fixat!
|
Den återkoppling som gavs agerades på innan årsmötet. |
| Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler. | Josefine | Fixat!
|
|
| Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare). | Josefine | Fixat!
|
Tyvärr en del tekniska problem. Ny utrustning har köpts in för att bättre hantera det i framtiden. |
En vecka innan
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Påminn revisorerna om revisionsberättelsen | John | Fixat!
|
Revisionsberättelse från verksamhetsrevisorn skedde enligt plan, inkl. påminnelse till medlemmar om möjligheten att höra av sig. |
| Påminn valberedningen om förslag | John | Fixat!
|
Flera kontakter skedde med valberedningen. |
| Fika? | Josefine | Fixat!
|
Beställt via Svaj café. |
| Förslag till plats för träff före/efter årsmötet | Josefine | Fixat!
|
|
| Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån | Josefine | Fixat!
|
|
| Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet | Josefine | Fixat!
|
På gång |
| Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen. | Eric | Fixat!
|
Förbered:
|
| Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det. | Eric + Josefine | Fixat!
|
Dagen innan
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet | Fixat!
|
||
| Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer | N/A | ||
| Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet | Fixat!
|
||
| Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras. | N/A | Stryka till nästa år? |
Dagen för årsmötet
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Skylta till lokalen | Fixat!
|
||
| Kontrollera logistiken (catering m.m.) | Fixat!
|
||
| Gör en säkerhetsgenomgång | Fixat!
|
||
| Medlemsregistrering | Jenny | Fixat!
|
|
| Placera ut give-aways och informationsmaterial | Axel | Fixat!
|
|
| Rigga kamera för livestreamvideo | Fixat!
|
||
| Städa upp i lokalen | Axel och Josefine | Fixat!
|
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur. | Jenny | Fixat!
|
|
| Skrivskydda protokollet | Jenny | Fixat!
|
|
| Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet | Jenny | Fixat!
|
Uppdatera wiki-sidor och dokument
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Arkivera föregående års funktionärer | Mattias | Fixat!
|
|
| Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi | Mattias | Fixat!
|
|
| Uppdatera uppgifter på Funktionärer#Styrelse | Mattias | Fixat!
|
|
| Uppdatera eventuella tidigare funktionärer med tidigare. | Axel | Fixat!
|
|
| Skapa användarsidor med relevanta kvalifikationer för nya i styrelsen. | Axel | Fixat!
|
User:Olle Terenius (UU) uppdaterad på Meta |
| Uppdatera dokumentet Uppgifter om styrelsen på Drive (Kontaktuppgifter för styrelsen [ÅR]) | Jenny | Fixat!
|
|
| Om antalet ledamöter i styrelsen eller valberedningen har ändrats, uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ | Jenny | N/A | |
| Vid behov uppdatera stadgarna, med länk till mötesprotokollet i sammanfattningsrutan. | Mattias | N/A | |
| Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters | Axel | Fixat!
|
|
| Kontrollera om tabellen behöver uppdateras https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Gender_Gap_Observatory | Axel | Fixat!
|
|
| Uppdatera Medlemsavgift (både i text och datat) | Josefine | Fixat!
|
|
| Om avgiften har ändrats, uppdatera även samarbeta-med-oss samt Medlemskap/Zynatic/Manuella_utskick/Medlemskapsförnyelse samt i Zynatic | Jenny | N/A |
Epost och GSuite
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för styrelse wmse-styrelse styrelse.wikimedia.se
|
Mattias | Fixat!
|
|
| Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-allstyrelse.wikimedia.se
|
André | Fixat!
|
|
| Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningenwikimedia.se
|
André | Fixat!
|
|
| Uppdatera vilka som får mail som går till revisorerwikimedia.se
|
André | N/A | |
| Uppdatera vilka som får mail som går till jobbwikimedia.se
|
André | N/A | |
| Skapa konto i GSuite (för alla nya förtroendevalda), inkl. sätta upp aviseringar | André | Fixat!
|
|
Uppdatera drivegrupp-styrelse med nya styrelseledamöter
|
André | Fixat!
|
Övrigt
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Betala ut reseersättningar | Jenny | Fixat!
|
|
| Lägg upp bilder på Commons | Josefine | Fixat!
|
|
| Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar | Jenny | ||
| Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga signerande firmatecknare (underskriven och vidimerad kopia). | Jenny | Fixat!
|
|
| Skicka ut utvärdering till deltagarna | Josefine | Fixat!
|
|
| Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna | Josefine | Fixat!
|
|
| Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion) | Jenny | N/A | |
| Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med). | Jenny | Fixat! | |
| Ta kreditupplysning på de nya styrelsemedlemmarna. Antingen gör WMSE detta själv 1. (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll 2. | Jenny | Fixat!
|
|
| 1. Beställ Kreditupplysning via abonnemang | Jenny | Fixat!
|
|
| 2. Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året) | Jenny | Fixat!
|
|
| Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning | Josefine | Fixat!
|
|
| Be nya styrelsemedlemmar skriva under Deklaration beträffande möjlig intressekonflikt/möjligt jäv i mitt arbete i Wikimedia Sverige | Jenny | Fixat!
|
|
| Be nya styrelsemedlemmar presentera sig i ett blogginlägg | Axel | Fixat!
|
Sker ej. |
| Be nya styrelsemedlemmar att skriva en kort presentation på sin wikisida (se tidigare styrelsemedlem för innehåll) | Axel | Fixat!
|
|
| Skicka blommor och tackkort till styrelsemedlemmar och andra förtroendevalda som avgått | Jenny/Josefine | Fixat!
|