Årsmöte 2022/Checklista

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.


Före

Början av december

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet Verksamhetschef Symbol OK.svg Fixat!
Bestäm datum, ort och lokal Eric Symbol OK.svg Fixat! Nästan klart
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt Eric Symbol OK.svg Fixat! Förslag från styrelse och kansli

Klart med ordförande

Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår) Symbol OK.svg Fixat! Årsmöte 2022
Skriva eventuella motioner -

Första styrelsemötet på året (under januari)

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas Verksamhetschef Symbol OK.svg Fixat! Försenat i år på grund av föräldraledighet m.m. Publicerat i tid inför årsmötet.
Budget bör fastställas Verksamhetschef Symbol OK.svg Fixat! Försenat i år på grund av föräldraledighet m.m. Publicerat i tid inför årsmötet.
Verksamhetsberättelse bör färdigställas Verksamhetschef Symbol OK.svg Fixat!
Årsredovisning bör färdigställas Verksamhetschef Symbol OK.svg Fixat!
Engelsk översättning av verksamhetsberättelse Verksamhetschef Symbol OK.svg Fixat!
Inkomna motioner ska behandlas Styrelse Symbol OK.svg Fixat! Inga inkomna motioner
Dubbelkolla protokollet från förra året om något särskilt ska göras inför detta årsmöte Symbol OK.svg Fixat! Eventuellt om John Andersson (WMSE) lyfter Wikipedia som hela Sverige som svar på "En åsikt lyfts om att hålla utbildningar ute i landet med fokus på redigering, för att fler ska få hjälp. Detta skickas vidare till kansliet."

Förslag till klimatrapport framtagen.

Åtta veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skriv kallelsen till årsmötet och, om den hålls i samband med årsmötet, Wikipediadagen. Skicka kallelsen för synpunkter och godkännande till styrelseordföranden, kassören och verksamhetschefen. Eric + Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Utannonsera på Bybrunnen att det är dags att nominera till Wikimediapriset (exempel från 2019 här). Ordförande Symbol OK.svg Fixat! Klart

Sex veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den. Eric + Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Börja samordna resor. Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Kontakta volontärer. Eric + Josefine Symbol OK.svg Fixat! Påbörjat. Samordning av personal och volontärer behövs.

Fyra veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen. John Symbol OK.svg Fixat! Den återkoppling som gavs agerades på innan årsmötet.
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler. Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare). Josefine Symbol OK.svg Fixat! Tyvärr en del tekniska problem. Ny utrustning har köpts in för att bättre hantera det i framtiden.

En vecka innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen John Symbol OK.svg Fixat! Revisionsberättelse från verksamhetsrevisorn skedde enligt plan, inkl. påminnelse till medlemmar om möjligheten att höra av sig.
Påminn valberedningen om förslag John Symbol OK.svg Fixat! Flera kontakter skedde med valberedningen.
Fika? Josefine Symbol OK.svg Fixat! Beställt via Svaj café.
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet Josefine Symbol OK.svg Fixat! På gång
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen. Eric Symbol OK.svg Fixat! Förbered:
  • Blogginlägg om nya styrelsen
  • Twitter + Facebook om nya styrelsen
  • Vad som händer under Wikipedia-dagen
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det. Eric + Josefine Symbol OK.svg Fixat!

Dagen innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet Symbol OK.svg Fixat!
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer N/A
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet Symbol OK.svg Fixat!
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras. N/A Stryka till nästa år?

Dagen för årsmötet

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skylta till lokalen Symbol OK.svg Fixat!
Kontrollera logistiken (catering m.m.) Symbol OK.svg Fixat!
Gör en säkerhetsgenomgång Symbol OK.svg Fixat!
Medlemsregistrering Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Placera ut give-aways och informationsmaterial Axel Symbol OK.svg Fixat!
Rigga kamera för livestreamvideo Symbol OK.svg Fixat!
Städa upp i lokalen Axel och Josefine Symbol OK.svg Fixat!

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur. Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Skrivskydda protokollet Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet Jenny Symbol OK.svg Fixat!

Uppdatera wiki-sidor och dokument

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Arkivera föregående års funktionärer Mattias Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi Mattias Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera uppgifter på Funktionärer#Styrelse Mattias Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera eventuella tidigare funktionärer med tidigare. Axel Symbol OK.svg Fixat!
Skapa användarsidor med relevanta kvalifikationer för nya i styrelsen. Axel Symbol OK.svg Fixat! User:Olle Terenius (UU) uppdaterad på Meta
Uppdatera dokumentet Uppgifter om styrelsen på Drive (Kontaktuppgifter för styrelsen [ÅR]) Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Om antalet ledamöter i styrelsen eller valberedningen har ändrats, uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ Jenny N/A
Vid behov uppdatera stadgarna, med länk till mötesprotokollet i sammanfattningsrutan. Mattias N/A
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters Axel Symbol OK.svg Fixat!
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Gender_Gap_Observatory Axel Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera Medlemsavgift (både i text och datat) Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Om avgiften har ändrats, uppdatera även samarbeta-med-oss samt Medlemskap/Zynatic/Manuella_utskick/Medlemskapsförnyelse samt i Zynatic Jenny N/A

Epost och GSuite

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för styrelse wmse-styrelse(at)styrelse.wikimedia.se Mattias Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-all(at)styrelse.wikimedia.se André Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningen(at)wikimedia.se André Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorer(at)wikimedia.se André N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till jobb(at)wikimedia.se André N/A
Skapa konto i GSuite (för alla nya förtroendevalda), inkl. sätta upp aviseringar André Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera drivegrupp-styrelse med nya styrelseledamöter André Symbol OK.svg Fixat!

Övrigt

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Betala ut reseersättningar Jenny
Symbol OK.svg Fixat!
Lägg upp bilder på Commons Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar Jenny
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia). Jenny
Skicka ut utvärdering till deltagarna Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion) Jenny N/A
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med). Jenny
Ta kreditupplysning på de nya styrelsemedlemmarna. Antingen gör WMSE detta själv 1. (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll 2. Jenny Symbol OK.svg Fixat!
1. Beställ Kreditupplysning via abonnemang Jenny Symbol OK.svg Fixat!
2. Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året) Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Be nya styrelsemedlemmar skriva under Deklaration beträffande möjlig intressekonflikt/möjligt jäv i mitt arbete i Wikimedia Sverige Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Be nya styrelsemedlemmar presentera sig i ett blogginlägg Axel
Be nya styrelsemedlemmar att skriva en kort presentation på sin wikisida (se tidigare styrelsemedlem för innehåll) Axel Symbol OK.svg Fixat!
Skicka blommor och tackkort till styrelsemedlemmar och andra förtroendevalda som avgått Jenny/Josefine Symbol OK.svg Fixat!