Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Ainali (diskussion) 4 mars 2012 kl. 08.15 (CET)[svara]
Justeringsman Prolineserver (diskussion) 12 mars 2012 kl. 00.18 (CET)[svara]

Tid: 10.45-16.45 3 mars
Plats: Kontoret
Närvarande: Jan Ainali, Albin Jacobsson, Holger Motzkau, Mikaela Waxin, Axel Pettersson, Arild Vågen, Mattias Blomgren. Bengt Oberger från punkten "Årsmöte", Harald Andersson från punkten "Beslut tagna per capsulam sedan senaste mötet". Ylva Pettersson på punkten "Wikipediaklubb på gymnasieskola" samt från punkten "Personalutveckling 2012" till och med punkten "wikipedia.se":

Mötet ajournerades 11.15-11.20 under punkten "Anställda".

Mötet ajournerades 12.30-12.55 under punkten "Oförutsedda utgifter".

Mötet ajournerades 15.30-15.45 under punkten "Möjliggörande".

INLEDNING

Mötets öppnande

Mötet öppnades.

Val av mötesordförande

Jan valdes.

Val av justeringsman

Holger valdes.

RAPPORTERING

Tjänster 2012

Föreningssekreterare

Jakob visstidsanställd mellan 2012-02-17 tom. 2012-12-31

Wikiskills

Anna Bauer och Leo Wallentin anställs inom projektramen.

Årsmöte

Kostnaderna för årsmötet blev 1700 kr för lokal och 2078 kr i resebidrag.

Beslut tagna per capsulam sedan senaste mötet

Teknikinköp

Beslut har tagits om inköp av:

Nikon D7000+försäkring
Objektiv 24-70mm f2.8+försäkring
Blixt SB-910+Batterier
Väska som rymmer kamerahus + 2 objektiv
Stativ för videokamera
2 trådlösa mikrofoner
Ljudmixer
Wikipedia-vindskydd till mikrofon.
Filmkamera med XLR kontakt

VERKSAMHETSPLANERING

Fokusområden

I enlighet med det konstituerande mötet fördelades fokusområden enligt nedan.

Press/PR

Axel Pettersson
Mikaela Waxin

Community manager

Mattias Blomgren
Albin Jacobsson

GLAM

Arild Vågen

Education

Bengt Oberger
Harald Andersson
Ylva Pettersson

HR group

Jan Ainali
Holger Motzkau
Bengt Oberger

Föreningens arbete

Riktlinjer för förenings arbete antogs enligt nedan.

Roller i styrelsen

Se även 5 § Styrelse

Styrelsen är en kollegial sammanslutning vilket innebär att alla och envar har skyldighet att ta initiativ, driva verksamheten och säkra att goda beslut tas. I beslut är allas röster av lika värde. För vissa uppgifter gäller dock speciella ansvar vilka beskrivs nedan. Ordföranden utses av årsmötet och övriga roller av styrelsen efter behov. Styrelsen beslutar om projektbeskrivningar som ska lämnas till projektledare.

Ordförande

Leder styrelsemöten.
Ansvarar för att dynamiken i gruppen är bejakande för alla ledamöter i styrelsen.
Ordföranden ger nya medlemmar ett välkomstbrev.

Kassör

Ansvarar för föreningens in- och utbetalningar och bokföring.
Ansvarar för föreningens formella kontakter med myndigheter, banker och dylika och handhar relaterade formella dokument.
Ansvarar för att föreningens ekonomi och relaterade frågor hanteras korrekt och i enlighet med myndigheters krav, årsmötes beslut och god sed.

Ledamöter

Det åligger var och en att läsa e-post från styrelsen, hålla sig informerad om kommande möten och att själv lägga in punkter i Nästa dagordning man vill ta upp.
Fokusområden: Varje styrelseledamot har minst ett fokusområde som skall bevakas och rapporteras om till övriga styrelsen. Fokusområden är kvalitetsansvariga för projekt inom dem.

Projektledare

Utses per projekt och innebär att den utsedde har att inom angiven budget och projektspecifikation driva uppdraget till sitt slut. Progressrapport ska lämnas två dagar före varje styrelsemöte och slutrapport skall redovisas för styrelsen senast 60 dagar efter projektets avslutande. Även medlemmar utanför styrelsen och anställda kan utses till projektledare. Styrelsen kan återkalla uppdraget som projektledare.

Mandat

Har rätt att besluta om inköp inom ramen för projektet och begära att föreningssekreteraren ska genomföra dem.

Anställda

Föreningssekreteraren

Utför det dagliga arbetet i kansliet.
Gör föreningens (ekonomiska) administration och bokför löpande, förbereder alla frågor om ekonomi till kassören.
Följer upp budget, uppdaterar inventarielistan och håller åtminstone i samband med årsrevisionen kontakt med föreningens revisorer.
Förbereder förslag till styrelsen för de behov som finns med anledning av den operativa verksamheten.
Ansvarar för protokollen för styrelsemötena.
Ansvarar för att verksamhetsplanen genomförs enligt styrelsens riktlinjer.
Det åligger föreningssekreteraren att lista genomförda aktiviteter på sidan Verksamhetsberättelse.
Följer upp och kontrollerar övriga anställdas arbete.
Stödja de frivilliga och styrelsen med informations-/marknads- och Pr-material.
Handhar medlemsregister samt påminnelsebrev vid glömd betalning.

Mandat

Får genomföra köp inom ramen för beslutade projekt på uppdrag av projektledaren.
Får genomföra köp på uppdrag av styrelsen.
Får genomföra betalningar i Swedbank upp till 10 000 kr.

Rapportering

Rapportera resultat och avvikelser från varje projekt samt den löpande verksamheten till styrelsen inför varje styrelsemöte. Denna ska skapas löpande på wikin minst två dagar före styrelsemöten och följa formen för kvartalsrapporten till WMF.
Informera medlemmarna och Wikimediagemenskapen efter styrelsemöten.

Styrelsemöten

Se även 6 § Styrelsesammanträde

Mötesordning

Styrelsemöten bör hållas ungefär en gång i månaden.
Mötena hålls vanligen på distans och det åligger ledamöterna att ha erforderlig utrustning för sin uppkoppling.
Om en ledamot yrkar på ett styrelsemöte utöver de planerade åligger det föreningens ordförande att kalla till sådant inom rimlig tid.
Kallelser till möten skicka vanligtvis inte ut utan det åligger ledamöterna att hålla reda på mötestider som skall finnas publicerade i Mall:Kalendarium. Tid skall ha beslutats senast vid det föregående mötet.

Dagordning

Dagordning för nästa styrelsemöte skall ligga på Nästa dagordning. Varje ledamot som vill ta upp frågor åligger det att själv lägga in dessa punkter i dagordningen på lämplig plats och med länkar till relevant material till punkten.
En dagordning skall av föreningssekreteraren göras upp senaste fem dagar efter föregående möte och tillägg/ändringar bör undvikas två dagar före själva mötet.

Mötesprotokoll

Skall till i längsta möjliga utsträckning vara publika och läggas upp på wikin snarast efter genomförda möten.

Inköpspolicy

Föreningen ska sträva att i alla upphandlingar prioritera öppna lösningar oavsett om det är mjukvara, hårdvara eller innehåll. Endast om prestanda och/eller pris på liknande proprietära lösningar är avsevärt bättre ska de senare föredras.

Resekostnader

Resor som kan bekostas av föreningen är:

Kollektivtrafik, buss, spårvagn och lokaltåg.
Bil där ersättning sker till högst skatteverkets norm (Bilersättning i egen bil: 18,50 kr/mil Bilersättning, Traktamenten och andra kostnadsersättningar)
Taxi endast om särskilda skäl föreligger och endast till kostnad över 500 kronor efter styrelsebeslut.
Tåg där resan skall genomföras på så sätt att överkostnader undviks (resor när biljetterna är som dyrast) och i en rimlig standard.
Flyg med samma villkor som för tåg ovan.

Enskilda resor (inklusive tor) vars kostnad överstiger 1.200 kr skall stämmas av med kassören eller ansvarig projektledare först, som har att bedöma rimlighet och om styrelsebeslut är erforderligt.

Endast resor som är kopplade till föreningens verksamhet kan bekostas och rimligt avdrag skall ske när den resanden har haft personlig fördel av resan.

Mat och dryck

Rimliga fikakostnader och inköp av mat och dryck för enklare tillställningar av frukost, kaffe och macka karaktär kan bekostas av föreningen när de understiger 75 kronor per person:

Vid styrelsens interna träffar
Vid möten med medlemmar eller motsvarande (till exempel Wikifikor)
Vid träff med externa intressenter

Denna typ av utgifter skall bara ske sparsamt och ses som undantag mer än norm.

Rimliga mat och dryckkostnader för måltider kan bekostas av föreningen bara i samband med heldagsförrättningar eller vid speciella tillfällen enskilt beslutade av styrelsen.

Logi

Rimliga logikostnader bekostas bara av föreningen vid flerdagsförrättningar eller vid speciella tillfällen enskilt beslutade av styrelsen.

Oförutsedda utgifter

Skall beslutas i styrelsen.

Implementation av veksamhetsplan

Indata från förra mötet: http://etherpad.wikimedia.org/WMSE-arbetsm-C3-B6te-2012

Tillgång till teknologi

Mattias utsågs till projektledare och skall inkomma med en projektbeskrivning som styrelsen kan ta beslut om senast 10 mars.

Tillgång till vetenskapliga journaler och monografier

Jakob utsågs till projektledare och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Editathons

Jan utsågs till projektledare och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Projekt drivna av gemenskapen

Albin utsågs till projektledare och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Nordiskt samarbete

Holger utsågs till projektledare med Bengt som assistent och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Flygfoton på 200 objekt i Sverige

Erik Johansson utsågs till projektledare och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars. Arild kan hjälpa till med att ta fram prioritetslistor över objekt att fotografera.

Wikipediaklubb på gymnasieskola

Ylva utsågs till projektledare med Harald som assistent och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Wiki Loves Monuments

Arild utsågs till projektledare och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Wiki Takes Norrköping

Arild rapporterar att vi har fått preliminärt ja från Internetfonden på sponsring av Wiki Takes Norrköping med 10.000 kronor.

Innehållsdonationer från minst 5 institutioner

Arild utsågs till projektledare och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Skapa kontakter med viktiga utbildningsinstitutioner

Harald utsågs till projektledare med Jan som assistent och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Identifiera undermåligt eller saknat innehåll

Harald utsågs till projektledare och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Undersökningar om hur Wikipedia används och kan förbättras

Harald utsågs till projektledare och skall inkomma med en projektbeskrivning till styrelsen senast 17 mars.

Möjliggörande

Diskussionspunkt.

Personalutveckling 2012

Vi tar inte mot någon Fas3 i dagsläget.
Jan tar fram en arbetsbeskrivning för en heltidsanställning som projektledare och levererar till styrelsen senast 17 mars.

Diskussionspunkt om ny hemsida

Arbetsgrupp bestående av Jan, Albin och Mikaela för att skapa en ny design för wikimedia.se som kan tas i bruk senast 1/5.

Chapter selected board seats

En lista över kandidaterna i preferensordning har gjorts som Holger och Bengt tar med sig till Berlin.

AVSLUTNING

Övriga frågor

1:a kvartalsreport till WMF

Arbetsuppgift till Jakob.

Telefon

Ska följa inköpspolicyn. Abonnemanget ska tecknas på föreningen.

Bloggposter

Jakob utsågs till koordinator.

Möjligheter till finansiering

Svenska Postkodlotteriets kulturfond

Bordläggs.

ESRI och Lantmäteriverkets GIS-stipendium

Jakob jobbar vidare på denna.

Grundtvig

Jakob jobbar vidare på denna.

Vinglas

Fortsätter förvara dem tills att platsbrist uppstår.

Grundskoleboken.se

Harald jobbar vidare med detta.

Bibliotek

Vi kan tillfälligtvis lagra böcker inom ramen för referenslitteraturprojektet.

wikipedia.se

Holger arbetar vidare på ett utkast med riktlinjer.
Holger arbetar vidare med utseendet på ny söksida.
Bengt tar fram ett föreslag om vilka språk som ska stödjas.

Andra domännamn

Holger köper de som redan har påbörjats.

Nästa möte

20 mars 19.45.

Mötets avslutande

Mötet avslutades.