Mötesprotokoll/Protokoll 2017-03-18

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 20 mars 2017 kl. 22.19 (CET)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 20 mars 2017 kl. 21.56 (CET)

Tid

Lördag 18 mars 2017 klockan 10.30-17.00 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sven-Erik Jonsson, Kristina Berg, Bengt Oberger, Anna Troberg (föredragande), Karin Åström Iko (via telefon vid beslutspunkterna markerade med *.)

Frånvarande

Ylva Pettersson, Elza Dunkels, Brit Stakston

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2017-01-28
• 2017-02-27
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2015-03-22

• Styrelsen gav Jan (fr.o.m. 2016 Anna) i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
  • 2015-04-18: Arbete pågår.
  • 2015-05-23: Arbete pågår.
  • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
  • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
  • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
  • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
  • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
  • 2016-05-21: Det mesta för ansökan är förberett och planen är att lämna in ansökan efter deklarationen i juni.
  • 2016-08-28: Arbetet har skjutits upp på grund av prioritering av andra uppgifter.
  • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
  • 2017-01-28: Avvaktar ekonomisystemet och årsbokslutet.
  • 2017-03-18: Inget nytt redovisades.

Från styrelsemötet 2015-08-23

• Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan (fr.o.m. 2016 Anna) att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
  • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
    • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
    • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
    • 2016-05-21: Inget att rapportera.
    • 2016-08-28: Inget att rapportera.
    • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
    • 2017-01-28: Nya rutiner tas fram i samband med byte av ekonomisystem och övergång till ny redovisningsbyrå. Arbete pågår.
    • 2017-03-18: Diskussion med redovisningsbyrån om vilka dokument de skall ha, respektive vilka som skall finnas på kansliet, har skett. Rutiner för dokument som skall finnas på kontoret skall tas fram.

Från styrelsemötet 2016-03-20

• Styrelsen beslöt att ge HR-utskottet i uppdrag att ta fram ett nytt tilläggsavtal till verksamhetschefsavtalet.
  • 2016-05-21: Kommer att diskuteras under dagen.
  • 2016-08-28: Kvarstår.
  • 2016-11-26: Tas upp under dagen.
  • 2017-01-28: Anna och Mattias skall komma överens om avtalet.
  • 2017-03-18: Punkten är nu inaktuell.

Från styrelsemötet 2016-11-26

• Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att förbereda för en workshop där frågan om finansiering diskuteras på styrelsemötet i januari 2017. Syftet är att klargöra vad som styrelsen respektive kansliet ansvarar för och utför beträffande finansiering.
  • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
• Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att konkretisera de finansieringsåtgärder som ligger på henne och kansliet, samt att ta upp med redovisningsbyråns skattejurister beträffande tillämpliga skatteregler för föreningen som beskattningsbar person.
  • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
  • 2017-03-18: Anna hade tagit fram ett utkast som diskuterades. Anna anpassar det utifrån de synpunkter som framfördes och skickar ut till styrelsen i nästa vecka. En genomgång om skattemässiga aspekter kommer att ske med redovisningsbyrån.
    • Riktlinjer för samarbeten med företag och organisationer behöver tas fram gemensamt mellan kansliet och styrelsen. Mattias tillser att frågan kommer upp på kommande styrelsemöte.

Rapportering från verksamhetschefen

• Ekonomimigrering: Arbetet har fortsatt och redovisningsbyrån har varit på kontoret och gått igenom allt. Det som återstår är kopplingen mellan medlemsregister och betalning. En matchning av vissa projektnummer behöver göras. Tidredovisning i det nya systemet har kommit igång under senaste veckan.
• Årsredovisning: Redovisningsarbetet pågår och beräknas vara klart i nästa vecka, varefter det kan skickas till revisorn enligt tidplan.
• Verksamhetsberättelsen: Arbete pågår.
• Från den 1 april utökas kontoret med ett rum till.
• Offerter från revisorer: På gång.

Projekt/budget 2017

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2017
  • Anna redogjorde för projekten, vilka nu lagts in i ny projektmall.
  • Arbete med ansökan om Diversity Conference pågår och kommer att skickas in inom de närmaste veckorna.
  • Hackathon ersätts av GLAM Camp 2018. GLAM Camp kommer att innefatta ett mindre hackathon. Detta innebär en förändring mot FDC-ansökan, men är avstämt med FDC.
  • Arbete med helårsrapport till FDC pågår.

Rekrytering av verksamhetschef

• Styrelsen diskuterade annons/kravprofil för ny verksamhetschef och tog fram följande förslag:

Vill du arbeta för fri kunskap åt alla, för en bättre värld? Wikimedia Sverige söker en drivande och inspirerande ledare till vårt kontor i Stockholm. Tillsammans i en internationell rörelse genomför vi samarbeten, projekt och nya spännande idéer för att göra Wikipedia, en av världens största webbplatser, ännu bättre och fri kunskap tillgänglig för alla!

För att göra det, ska du:

• Tillsammans med en aktiv styrelse leda arbetet med att utveckla och genomföra verksamhetsplan och säkra att verksamheten är i överensstämmelse med Wikimedia Sveriges vision, strategi och resurser.
• Förhålla dig till en föränderlig verklighet med många olika intressenter nationellt och internationellt och en hög grad av transparens.
• Leda och motivera ett team anställda, som för närvarande är nio personer.
• Utveckla Wikimedia Sverige och säkerställa framgångsrik anskaffning av finansiella bidrag till Wikimedia Sveriges verksamhet.
• Stödja och uppmuntra insatserna av frivilliga i Wikimedia Sveriges aktiviteter och arbeta för goda relationer inom Wikimediarörelsen.
• Företräda Wikimedia Sverige utåt, till exempel i relationer med Wikimedia Sveriges samarbetsparter såsom museer och universitet.
• Ansvara för internationella kontakter med våra systerorganisationer i andra länder och Wikimedia Foundation.

Vi värdesätter att du har erfarenhet av:

• flerårigt engagemang inom ideell verksamhet,
• att leda personal,
• arbete med extern finansiering/fundraising,
• Wikimediarörelsens kultur och arbetssätt.

Wikimedia Sverige är en ideell förening, verksam i Sverige, som verkar för att göra kunskap fritt tillgänglig för alla människor, särskilt genom att stödja Wikimedia Foundations projekt, som till exempel Wikipedia. Vi strävar efter en personalgrupp med en bredd avseende arbetslivserfarenhet, ålder, bakgrund och kön. Vi har kollektivavtal (IDEA och Unionen).

• Styrelsen beslöt att utöver HR-utskottet ingår Kristina i rekryteringskommittén.*

Wikimediadagen

• Anna informerade om programmet för Wikimedia-dagen.
• Styrelsen beslöt att styrelsen utgör jury för Wikimedia-priset.*
• Anna skickar ut riktlinjerna för synpunkt till styrelsen i nästa vecka.

Årsmöte 2017

• Årsmötesfrågor
  • Verksamhetsberättelse är på gång och skrivs parallellt med rapport till FDC.
  • Motioner: Inga motioner har inkommit.
  • Medlemsavgift 2018: Styrelsen beslöt att föreslå årsmötet besluta att lämna medlemsavgiften oförändrad.*
• Offerter från revisorer: På gång.

EU:s dataskyddsreform

• Mattias rapporterade om arbetet med Åtgärdsplan för uppfyllande av dataskyddsreformen.

WMF:s strategiarbete

• Information om WMF:s strategiarbete. Mer information lämnas efter Wikimedia Conference i Berlin.

Offentlig konst

• Inget nytt rapporterades

Personalfrågor

• Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

• Valberedningsledamöter diskuterades.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.