Mötesprotokoll/Protokoll 2020-09-17

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 21 september 2020 kl. 21.22 (CEST)
Justerare JONSSSVE (diskussion) 21 september 2020 kl. 18.12 (CEST)


Tid
Torsdag 17 september 2020 klockan 18.30–19.35 via Google Meet.
Närvarande
Mattias Blomgren, Bengt Oberger, Sven-Erik Jonsson, Johanna Berg, Göran Konstenius, Brit Stakston, Ylva Pettersson, Sofie Wennström, Sofie Jansson, André Costa (föredragande)

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justerare

  • Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

  • Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
    • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
    • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
    • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
    • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
    • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
    • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
    • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
    • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
    • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
    • 2019-03-16: Punkten kvarstår.
    • 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
    • 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
      • Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
      • Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
      • Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
      • Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
    • 2019-11-24: Punkten kvarstår.
    • 2020-01-11: Punkten kvarstår.
    • 2020-02-15: Arbetet har kommit igång i samband med material för volontärer och svar på frågor från lägerdeltagare.
    • 2020-05-31: Arbetet tas upp under kommande månader.
    • 2020-06-28: Arbetet kommer att startas.
    • 2020-08-20: Arbetet påbörjat.
    • 2020-09-17: Krisövning planeras inom ramen för Face2Face-arbetet. Kommer att kunna användas av samtliga anställda som har event.

Projekt/budget 2020

Budgetuppföljning

  • Prognos för kommande året.
    • Ekonomisk sammanställning hade skickats ut inför mötet.

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2020
  • Överlag: Majoriteten av målen förväntas att uppnås under året och projekten kunna genomföras som planerat. Covid-19 påverkar dock ett antal av dem negativt.
  • Röda markeringar: Det finns i dagsläget inga röda markeringar.
  • Orange markeringar:
    • TT.1.1 Arbetet med massuppladdningar har pågått kontinuerligt men har fokuserat på olika specialfall och kommer att fokusera på förbättringar av tidigare uppladdningar med nyttjande av strukturerad data på Wikimedia Commons och sammanlänkning med Wikidata för ökad sökbarhet. Målet med 25 uppladdningar förväntas därför inte nås.
    • T.1.3 Antalet kurser förväntas bli något lägre än målet på 10 kurser. Detta då universtitet var nedstängda och, då vårt utbildningsprogram höll på att återuppstarta med ny personal hade vi begränsad möjlighet till att interagera med nya och gamla samarbetspartners. Arbetet förväntas dock öka när universiteten öppnar upp i höst.
    • G.1.1 Det stöd vi har kunnat erbjuda till volontärer har varit begränsat och vi ser inte att målet kommer att kunna uppnås.
    • M.2 Deltagandet i internationella Wikimediaevenemang kommer inte att kunna uppnås på grund av Covid-19. Övriga delar bedöms kunna upprätthållas.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. Styrelsen ställde frågor och André informerade om några av punkterna.
Ansökningar
  • Insamlingskampanj för hösten har inletts. Värvare började andra veckan i september.
  • Ansökan Wikikartan - nygamla kartor med och för alla inskickad till Vinnovas utlysning Civic tech: Digitala tjänster för stärkt förtroende mellan medborgare och offentlig sektor på totalt 2 miljoner (1,5 miljoner kr för WMSE). Fokus på transkribering och rektifiering av historiska kartor. Besked 28 oktober.
  • Ansökan Crowdsourcing längs Sidenvägarna inskickad till Vinnovas utlysning Civic tech: Digitala tjänster för stärkt förtroende mellan medborgare och offentlig sektor på totalt 2 miljoner (1,4 miljoner kr för WMSE). Fokus på samlingar från andra länder som bör översättas och kontextualiseras och hur info kan återföras till GLAM-institutionerna. Besked 28 oktober.
  • Ansökan inskickad till RAÄ:s utlysning “Riksantikvarieämbetets FoU-anslag till centrala museer” på totalt 1 miljoner (200-300 000 kr för WMSE). Ett projekt som fokuserar på internationellt interoperabla auktoriteter och vokabulärer för svenska museer. Ansökan sker tillsammans med Statens historiska museer och Nationalmuseum (som leder projektet). Besked januari 2021.
  • Möjlig finansiering för en accelerator från WMDE. Storlek okänd, men ett antal månaders arbete förväntas bekostas under 2021.
  • Diskussioner förs med tre olika projekt om att vi är med som underleverantör. En av dem har redan fått finansiering och vårt deltagande bedöms som mycket troligt. Vår involvering kan bli i upp till 3 år och innebära 200-300 000 kr. De andra två är pågående ansökningar där totalsumman kan komma att handla om ca. 300 000 kr.
  • Vi deltar i en COST-ansökan om strukturerad data för scenkonst (LODEPA = Linked Open Data Ecosystem for the Performing Arts) för att sprida information om hur Wikidata kan användas.
  • Vi förbereder två ansökningar till Svenska Institutets utlysning Creative Force för såddfinansiering (100 000 kr per ansökan). Den första tittar på WikiGap-inspirerade skrivstugor med HBTQ-fokus i Ukraina. Den andra tittar på att ta fram utbildningsmoduler för nya skribenter i Uganda. Båda projekten sker tillsammans med UNFPA samt lokala partners på plats. Deadline januari 2021.
Viktiga händelser
  • Publicerat och spridit översättningen av Unescos OER-rekommendationer.
  • Projektet Fri musik på Wikipedia 2019 har börjat söka kontakter som kan genomföra nyinspelningar av fri musik. Parallelt förbereder vi oss på ytterligare filer från Musikverkets visarkiv.
  • En första version av Rutiner för inlägg i externa digitala kanaler har påbörjats med ett speciellt fokus på statistikinsamling samt användandet av sponsrade inlägg.
  • Wiki Loves Monuments har startats och kommunicerats. 29 användare har laddat upp 780 bilder. Ytterligare kommunikationsinsatser är planerade.
  • Krisövning planeras inom ramen för Face2Face-arbetet. Kommer att kunna användas av samtliga anställda som har event.
  • Insamlings- och medlemsvärvningskampanj (Face2Face) har startat och kommunicerats.
  • Ett digitalt event för bibliotekarier som vill lära sig om Wikidata kommer att anordnas tillsammans med Kungliga Biblioteket. Anmälningen har öppnat, till stort intresse, och utbildningsmaterialet produceras nu.
  • En analys kring möjligheterna att arbeta med Wikisource och strukturerad bibliografisk data har genomförts.
  • De sista efterfrågade stabilitetsförbättringar har implementerats i Wikispeech. En formell begäran om säkerhetsgranskning har skapats. En avstämning med Wikimedia Deutschland om Talresursinsamlaren har planerats.
  • Ytterligare ambassader har kontaktats angående fallstudier för WikiGap.
  • En ny omgång av Kulturhistoria som gymnasiearbete har startat med Nordiska Museet.
  • Nätverk av likasinnade inför remissvar om upphovsrättsdirektivet har sammankallats.
  • Samordnat svar på på EU-kommissionens konsultation om digitalt kulturarv, samt skickat in våra egna.
  • Kommentarer inskickade till DIGG:s arbetsdokument om öppna licenser.
  • Arbetsgrupper för Strategi 2025 tillsatta och sammankallande för arbetsgrupperna utvalda.
  • Autogiro har aktiverats (via Nordea), inväntar fortfarande resultat av inledande skarpt test.
  • Initiala säkerhetsrutiner har tagits fram för fysiska event. Dessa fokuserar i dagsläget på Covid-19 men kommer att utökas.
Kommande händelser
  • Översättningen av OER-rekommendationerna presenteras på två konferenser.
  • Ytterligare möte med WMDE om framtida samarbeten planeras.
  • Möte med WMCH och WMFR om framtida samarbete runt insamlingskampanjer.
  • Autogiromöjligheten kommuniceras.
  • Face2Face-insamlingskampanjen går igång på allvar.
  • Genomför krisövning med värvar-teamet.
  • Deloitte Impact Day äger rum. Vi har under september haft inledande möten i de fem projektströmmar där vi ska få stöd.
  • Sammanställa fallstudier över WikiGap.
  • Mediebarometern kontaktas för att undersöka förutsättningarna för 2021 års undersökning.
  • White paper om hur en Wikimediaförening kan bli en hubb påbörjas (deadline 7 november).
  • Krisplan vidareutvecklas.
  • Utvärdering av hur WMF:s risk assessment tool passar svenska omständigheter.
  • Säkerhetsgranskningen av Wikispeech genomförs och reviderad projektplan skickas till PTS.
  • Wiki Loves Monuments avslutas

Strategiarbete

  • Sammankallande i grupperna är utsedda, grupperna har satts samman och datum för första möten håller på att planeras.

Policyer

  • Uppdatering av Integritetspolicyn enligt Finansiell information rörande medlemskap. Styrelsen beslöt att anta ändringen "All åtkomst till medlemmars finansiella information är begränsad till personal som måste behandla dessa uppgifter. Inga sådana uppgifter ges till någon person, organisation eller grupp som inte behöver tillgång till dessa uppgifter. Föreningens ekonomihantering sköts av extern redovisningsbyrå, som åtagit sig att följa Föreningen integritetskrav. Föreningen använder endast online-tjänster vars betalningshantering uppfyller högt ställda krav på trygghet och gott rykte. Wikimedia Sverige lagrar inte, och har heller inte tillgång till, din kreditkortsinformation, ditt bankkontonummer, eller andra data som skickas för bearbetning undantaget där detta krävs för att administrera och styrka ett autogiromedgivande."

Direktiv och rekommendationer beträffande av WMSE och gemenskapen arrangerade skrivstugor

Universal Code of Conduct

  • Fram till den 6 oktober kan synpunkter lämnas på Universal Code of Conduct. Styrelsen diskuterade förslaget övergripande och beslöt att ta fram ett yttrande. Mattias lägger upp ett arbetsdokument, som styrelsen och kansliet kan redigera och kommentera i.

Kommande styrelsemöten

  • Lördag 10 oktober: Styrelsen beslöt att ändra mötesformen till digitalt möte klockan 10.00–13,00.
  • Söndag 22 november: Planerat som eventuellt fysiskt möte på kontoret. Styrelsen beslöt att låta det vara kvar i den formen. Eventuellt möte mellan styrelsen och kanslipersonalen i samband med det behöver beslutas minst en månad i förväg på grund av övertid för personalen.

Styrelseutbildningar

  • Inga genomförda utbildningar.

Personalfrågor

  • André hade redogjort skriftligt för personalfrågor under punkten Rapportering från verksamhetschefen.

Övriga frågor

  • På Wikipedia-dagen planeras paneldiskussioner. Styrelsen ställer sig positiv till att de hålls fysiskt, men det uppdrogs åt André att återkomma med uppgift om antal deltagare och riskanalys med hänsyn till covid-19.
  • André påminde om att styrelsens ledamöter behöver ha en presentation på wikin. Kansliets personal hjälper gärna till att ta fram den.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.