Projekt

Den presentation som gavs i samband med utbildningen för projektledare 2023. (talaranteckningar)

På den här sidan beskrivs hur Wikimedia Sverige arbetar med projekt. Avsikten är att ge en bättre förståelse för nyanställda och nya projektledare samt en bättre insyn för engagerade medlemmar och volontärer. Söker du information om de projekt föreningen arbetar med för närvarande finns dessa på Projekt 2024.

Projekttyper

Wikimedia Sverige har huvudsakligen tre olika typer av projekt.

WCF-projekt

Detta är projekt som finansieras av vårt verksamhetsbidrag (WCF-bidrag) från Wikimedia Foundation. Start av dessa projekt beslutas vanligen i samband med att vi skickar in vår ansökan (eller uppdatering av vår årsplan) till Wikimedia Foundation och hela finansieringen för projektet kommer i början av året.

Projekten löper per kalenderår och året inkluderas därför i projektnamnet. Även om projekten oftast behåller samma namn från ett år till nästa uppdateras fokus och ingående aktiviteter.

Det finns relativt stor flexibilitet att justera budgeten mellan de olika WCF-projekten. Särskilt om det rör sig om liknande kostnadstyper, till exempel en överföring av arbetstimmar mellan projekten. Beslut om justeringar tas av verksamhetschef, efter diskussion med ansvarig(a) projektledare. Det finns även stor flexibilitet att justera icke-arbetstidskostnader inom vart projektet, till exempel byta ut resekostnader mot tryckkostnader.

Eventuell över-/underspendering i ett projekt påverkar de andra WCF-projekten (då de delar samma finansiering), eller minskar de planerade besparingarna i slutet av året.

I denna kategorin brukar vi även inkludera projekt som helt finansieras av obundna medel. Så som Politiska beslutsfattare. Även om finansieringen skiljer sig så är beslutsgångarna och flexibiliteten nästan den samma.

Externfinansierade projekt

Detta är en bred kategori av projekt som främst karakteriseras av att de till form, budget och tid är knutna till en given ansökan som har skickats in till en finansiär. Utöver det kan de dock skilja sig väldigt mycket åt. Det kan röra sig om en ansökan som skickats in för en specifik utlysning från finansiären, eller en spontanansökning med en idé vi tror finansiären kan vara intresserad av. Vi kan vara huvudsökande, eller en partner kan ha lett arbetet och vi är bara med som medsökande. Projekten kan kräva medfinansiering (med WCF- eller fria medel) eller betalas helt av finansiären. Även för denna typ av projekt kan Wikimedia Foundation vara finansiären.

Start av dessa projekt beslutas vanligen i två steg, dels när vi skickar in en ansökan/går med som medsökande och sedan slutligen efter att ansökan blivit beviljad och vi skriver under avtal för projektet. Finansieringen kan betalas ut i en eller flera omgångar där en del av finansieringen kan komma först efter att projektet är avslutat. Det kan även krävas att man formellt begär utbetalningarna.

Projekten löper ofta över kalenderårsgränserna och året inkluderas därför inte i projektnamnet. Där ett projekt beviljas nya medel för att vidareutvecklas får det också oftast ett nytt namn.

De externfinansierade projekten har oftare en hårdare specificerad budget där posterna inte nödvändigtvis matchar väl mot vår interna bokföring. Ändringar i budgeten kräver ofta en formell begäran till, och ett godkännande från, finansiären. Budgeten kan i sin tur involvera projektpartner eller underleverantörer som ska få utbetalningar.

Projekten kräver ofta finansiell rapportering, både under projektets gång samt när projektet avslutats. Ansvaret för detta kan variera och vi kan vara rapporteringsansvariga direkt mot finansiären eller mot en koordinerande projektpart. Vi kan även vara ansvariga för att andra projektparter ska rapportera. Eventuell överspendering påverkar WCF-projekten, eller besparingarna i slutet av året, då vi måste skjuta till egna medel. Eventuell underspendering innebär att medel måste betalas tillbaka till finansiären, något som vare sig föreningen eller finansiären vanligtvis uppskattar.

Timbaserade projekt

Denna kategori av projekt karaktäriseras av att vi utför ett uppdrag på beställning från en annan part, oftast genom att vi förbinder oss att leverera ett visst antal timmar arbetstid. Uppdraget kan antingen vara direkt för den beställande parten eller som underleverantör i en projektansökan. Projekten skiljer sig mot all vår övriga verksamhet genom att denna del är momspliktig, av denna anledning kallas de ibland för momspliktiga- eller konsultprojekt.

Start av dessa projekt beslutas vanligen genom att ett konsultavtal skrivs under eller i ett första steg i att vi utfärdar en offert för ett uppdrag. Finansieringen kan komma i en eller flera delar och både före eller efter att uppdraget har utförts.

Projekten kan vara väldigt korta eller löpa över flera kalenderår. Projekten får ibland egna projektsidor på wikin, ibland ges de enbart en undersida under ett WCF-projekt (historiskt sett under projektet GLAM) och får då ett internt projektnamn som används för bokföringen (vilken hålls skild från det överliggande WCF-projektet).

Oftast är det ett i förväg specificerat antal timmar, enligt avtal, som ska levereras. Då vi debiterar ett fast pris för dessa timmar, för att uppfylla Skatteverkets krav, vilket skiljer sig från den faktiska arbetstidskostnaden är det viktigt att för dessa projekt inte utgå från de kostnader som syns i Fortnox/Ekonomiska rapporter, utan istället titta på faktiska utdrag över arbetade timmar (se Timrapporter nedan).

Projekten genererar en mindre mängd vinst, vilken läggs till de obundna medlen. Överspendering minskar i första hand denna vinst och täcks därefter av finansiering från WCF-projekten, eller besparingarna i slutet av året. Underspendering medför att inte alla medel kan faktureras, eller att vi måste återbetala redan utbetalda medel.

I denna kategorin brukar vi även inkludera föreläsningar och andra väldigt korta, momspliktiga uppdrag. Bokföringsmässigt brukar dessa ligga under projektet Föreläsningar medan resultatet (mätetal etc.) redovisas under det tematiskt närmast liggande WCF-projektet.

Nyckeldokument för uppföljning och avstämning

Denna del riktar sig främst till projektledare och kan innehålla referenser till icke-publika dokument.

Det finns tre huvudsakliga typer av dokument som vi använder för att att följa upp de ekonomiska aspekterna av ett projekt.

Budgetdokumentet

Detta dokument bor i vår Google Drive.

Budgetdokumentet sätter de ekonomiska ramarna för varje projekt. Det förbereds inför årsstarten som beslutsunderlag för styrelsen och som bilaga till vår WCF-ansökan för verksamhetsbidrag från WMF (det är därför på engelska). Dokumentet är tänkt att ge en helhetsbild för föreningen och säkerställa att täckning finns för alla anställda och kända fasta kostnader.

Budgetdokumentet listar alla planerade och potentiella projekt för året. Kostnaderna är nedbrutna på dessa projekt samt på ett antal interna kostnadsställen som täcker overheadkostnader såsom lokalkostnader, personalutbildning, medlemshantering och verksamhetsledning. På projektnivå är kostnaderna ytterligare nedbrutna mellan, åtminstone, arbetstid och övriga kostnader.

Inför årsmötet revideras dokumentet med den senaste tillgängliga informationen och publiceras på wikin under Budget. En separat kopia av dokumentet kallad Budget ÅÅÅÅ - Arbetsdokument behålls på Google Drive och uppdateras löpande under året.

För en mer detaljerad genomgång av dokumentet, se Budget/Om budgetdokumentet.

Ekonomiska rapporter

Dessa dokument bor på föreningens wiki.

De ekonomiska rapporterna är ett publikt utdrag från bokföringen uppdelat per projekt och kostnadstyp. Rapporterna ger en ögonblicksbild av projektets ekonomi och är tänkta som ett stöd för de projektledare som har begränsad tillgång till bokföringen samt som ett verktyg för transparens gentemot föreningens medlemmar och allmänheten. Dokumenten är på svenska (till skillnad från budgetdokumentet).

Rapporterna publiceras på wikin och länkas från årssidor som nås via Ekonomiska rapporter. De är tänkta att publiceras varje månad ca 20 dagar efter månadsskiftet (för att få med lönekostnader). Rapporterna innehåller alla kostnader sedan årets start (så enbart den nyaste är relevant), detta så att eventuella korrigeringar och kompletteringar för redan publicerade månader kommer med.

Rapporterna ger information om alla kostnader som har uppstått i projektet. Detta är dock under förutsättning att de redan debiterats och kvitton har inkommit.

För en mer detaljerad genomgång av dokumentet, se Ekonomiska rapporter/Om rapporterna.

Timrapporter

Dessa dokument är icke-publika.

Timrapporter är benämningen både på den sammanställning vi får från OPAD över fördelningen av månadens arbetstider och de uttag vi själva kan göra direkt ur Fortnox tidsrapporteringsmodul. I båda fallen är rapporterna inte publika då de innehåller personinformation om till exempel sjukfrånvaro. Vid behov kan projektledare be om maskerade utdrag från dessa från den operativa chefen eller organisationsassistenten. Rapporterna är på svenska.

Rapporterna innehåller det totala antalet arbetade timmar i projektet. Detta går i sin tur att bryta ner per person och månad. Detta är det centrala dokumentet för timbaserade projekt då det faktiska antalet arbetade timmar inte syns i någon annan av rapporterna.

Dokumentet innehåller inte de faktiska arbetstidskostnaderna. För de flesta behov räcker det med den siffra som finns i de Ekonomiska rapporterna. Vid särskilda behov (till exempel om kostnaden behöver uppskattas innan lönerna har körts eller inför ett projektavslut) kan den operativa chefen konvertera från arbetstid till de exakta kostnaderna.

Övriga dokument

Beroende på situationen och projektet kan det finnas andra nyckeldokument.

• Det finns ofta en budget i ansökan om externa projektmedel. Denna kan innehålla nedbrytning på andra kostnadsposter än ovan nämnda dokument. Den kan även innehålla instruktioner kring vidarefakturering av särskilda kostnader samt information om hur medel ska rekvireras.
• För de timbaserade projekten finns det ofta ett avtal för konsultuppdraget. Här styrs ofta antalet arbetstimmar, men avtalet kan även innehålla övre gränser och instruktioner för andra kostnader.
• Interna avstämningsdokument har inte någon fast form men är rekommenderade för icke-WCF projekt som är ekonomiskt komplicerade. Dessa dokument är vanligare vid större fleråriga externfinansierade projekt där man behöver få en överblick över den totala spenderingen, och är speciellt användbara om de behöver delrapporteras under projektets gång. Men de används också för att bland annat:
  • matcha interna kostnadsposter mot externa kategorier;
  • följa upp utbetalningar till föreningen som man behöver begära;
  • följa upp utbetalningar från föreningen till projektpartner, underleverantörer eller stipendiater;
  • lista utgifter som ska vidarefaktureras eller läggas till en faktura;
  • närmare spåra användningen av delmedel som är öronmärkta för ett särskilt stycke;
  • samt för att man tidigare ska kunna upptäcka om man behöver kontakta finansiären och be om en justering av budgeten.

Budgetjusteringar

En kortare genomgång om hur budgetjusteringar fungerar samt vilka som har behörighet att göra dem.

Större budgetavstämning (för hela organisationen) sker i samband med kvartal- eller halvårsskifte samt inför att dokument spikas för Årsmötet. Mindre eller akuta justeringar kan göras löpande vid behov.

Som projektledare är det viktigt att även ha en bra överblick av den finansiella delen av projektet för att kunna flagga om en justering behövs. Det är enklare att justera budgeten när det finns mer kalendertid kvar i projektet då det ger fler möjligheter och möjliggör mer genomtänkta justeringar. Det är därför viktigt att flagga för eventuella justeringar tidigt.

I samband med årsskiftet avslutas alla WCF-projekt samtidigt och de medel som gemensamt finns i dessa måste spenderas. Detta har ofta påverkan på övriga projekt när arbetstiden behöver planeras för att balansera WCF-projekten. Det påverkar främst när medel i de övriga projekten spenderas snarare än totalen.

Att justera mellan arbetstid och andra kostnadstyper

Det är generellt svårare att ändra den totala arbetstiden, oavsett projekttyp. Detta då vi behöver säkerställa att kostnadstäckning finns för all arbetstid (vid en minskning), samt att vi inte lovar mer arbetstid än vi har kapacitet att leverera (vid en ökning). Justeringen behöver även säkerställa att våra åtaganden fortfarande kan uppfyllas.

För externfinansierade projekt är det ofta möjligt att be om en förlängning av projektet om man underspenderat. Detta kan vara värdefullt även i situationer där en justering till/från arbetstid inte behövs.

Justeringar av denna typ behöver alltid godkännas av verksamhetschefen.

Att växla mellan olika kostnadstyper (ej arbetstid)

För WCF-projekt är justeringar mellan olika typer av kostnader som inte är för personalen, till exempel resor, evenemangskostnader m.m. (så kallade non-staff costs) okej om projektet ändå kan leverera sina mål. Dessa behöver inte godkännas av operativ chef eller verksamhetschef, men de bör göras medvetna om större avsteg så att framtida planer kan revideras.

För externfinansierade eller timbaserade projekt behöver man ofta formellt be om dessa justeringar. Det är dock vanligt att en viss procentuell avvikelse tillåts under vilken godkännande ej behövs från finansiären, men ändringarna måste rapporteras senare. Vid formella förfrågningar är det bra att söka bredare justeringsmöjligheter då detta underlättar vid projektavslut och kan innebära att ytterligare formella justeringar kan undvikas. Till exempel är “kan vi flytta ospenderade medel i Resor till Trycksaker” lättare att arbeta utifrån än “kan vi flytta 12 345 kr från Resor till Trycksaker”.

Obs! notera att även om en justering har gjorts så behöver faktiska inköp på över 5 000 kr alltid godkännas av verksamhetschefen, oavsett projekttyp, i enlighet med föreningens arbets- och delegationsordning.

Se även

• Projektsidor, för förklaring av hur projektsidorna är uppbyggda
• Checklista för projekt, för stöd när du arbetar med projektsidorna
• Kategori:Projekt efter verksamhetsår, för kategorier där alla projekt föreningen drivit under ett visst år finns med.
• Budget, för de budgetdokument som sätter storleken för projekten inför årsmötet.
• Ekonomiska rapporter, för de regelbundna uttagen ur bokföringen.