Arbetsplatsträff/2017

Från Wikimedia
< Arbetsplatsträff(Omdirigerad från Veckomöte/2017)
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Vecka 50 - 11 december

  • Sista veckorna på året (John)
    • Kolla på global metrics och följ upp. Även volontärlistan och kvitton.Tidsregistrera gärna nu så att det är klart.
  • Wikimania 2019 (John)
    • Kolla ansökan och fundera om argument för att vara i Sverige och respektive ort/lokal.
  • Tankar om medarbetarsamtalen (John)
    • Bra att det blev gjort och vi vill alla fortsätta med samma upplägg.
    • Utvärdera igen över tid samt om det fungerar när vi gör lönerevisionen nästa år.
  • Glöggmingel uppdatering (Axel)
    • Förbereder lite på kontoret idag. Inköp imorgon.
  • WMSE goes global (Sara)
    • [Hemligt hemligt.]

Vecka 49 - 4 december

  • Semester 2017 (John)
    • Påminner om att ta ut ledighet (minst 20 dagar under året).
  • Tidsrapportering (John)
    • Semestertider och årsslut, så fyll i tidsrapporterna ordentligt.
  • Medarbetarsamtal (John)
    • Info på onsdag om struktur. Genomförs på torsdag och fredag.
  • Glöggmingel (Axel)
    • Inbjudan går ut idag. Mingel på tisdag 12 december fram till kl. 20.00. Inköp och städning på tisdag.
  • Flytt (Axel)

Vecka 48 - 27 november

  • Status på ny lokal (John)
    • Goto10 blir ny lokal.
  • Tidsrapportering med nya projekt (John)
    • Viktigt att välja rätt projekt i Fortnox.
  • Mattias B. på besök (John)
    • För prisutdelning på Bild och Ord Akademin. Mycket fokus på GDRP.
  • Friskvård och andra kvitton (John)
    • Kolla gömmorna innan årsslut. Friskvård upp till 2 000 SEK.
  • Projektuppstart för 2018 (John)
    • Plan är att börja i mitten av december med projektuppstartsarbetet.
  • Pågående ansökningar (John)
    • Ca. 10 ansökningar på gång. 4 stycken som ska in under 2017, resten i januari.
  • Projektavslut för 2017
    • Uppdatering av uppföljning verksamhetsmål samt koll om vi har bilder etc. som behöver laddas upp.
    • Stänga och flytta runt på Phabricator.
      • Sebastian begär massredigeringsbehörighet på Phabricator. Symbol OK.svg Fixat!
  • Glöggmingel
    • Lägg till kontakter ni haft i inbjudningslistan.

Vecka 44 - 30 oktober

  • Luftkvaliteten på kontoret (Sebastian)
  • Uppdatering om ekonomi (John)

Vecka 41 - 9 oktober

  • Stressenkäten (Sara)
  • Uppdateringar om ekonomi (John)

Vecka 40 - 2 oktober

  • Glöggmingel (Eric)
    • Vi kommer att ha glöggmingel. Eric tar fram förslag på datum. Sedan sprider på sociala medier, Internetdagarna och andra evenemang.
    • Fotoutställning, nya rummet, lansering av nätverksmöten 2018.
  • Föreningen fyller år fredag 20 oktober (Eric)
    • Tårta på kansliet. Axel och Eric hör med volontärgrupperna om de vill ha tårta etc., fixar en standardiserad ansökan för gemenskapens projekt så att det går snabbt och enkelt.
  • Vaccinationer (Gitta)
    • Gitta tittar på hur det smidigast kan genomföras och informerar övriga.
  • Uppdatering om medlemshantering (John)
    • John och André uppdaterar. Mycket är på plats och vi jobbar med de sista delarna. Flera nivåer av medlemskap är en idé.
  • Uppdatering om IT (John)
    • Möte om detta på torsdag. Förhoppning att få allt på plats innan årsslut.

Vecka 39 - 25 september

  • Information från skyddsombudet. (Sara)
    • Enkät kommer att skickas ut.
  • Dåligt internet i innerrummet. (Gitta)
    • Vi testar att flytta routern.
  • Trasiga lådor. (Eric)
    • Kallax måste beställas.

Vecka 38 - 18 september

  • Anmäla till Internetdagarna med rabatt innan den 30 september. (Gitta)
    • Alla tittar till på måndag om deras deltagande är viktigt för något specifikt projekt. Vi kommer att ha med någon i år iaf som representant för föreningen.
    • Nämn som möjlighet inom ramen för Gemenskapens projekt.
  • Uppdatering från Medlemsmötet 2017. (John)
    • John informerar om hur Medlemsmötet och det efterkommande styrelsemötet gick.
  • Uppdatering om nya rummet. (Axel)
    • De tekniska är beställt.
    • Axel kollar möjliga soffor.
    • Gitta och Sebastian tittar på växter att köpa in.
    • Evelina skickar info om gardinstänger.
    • Fyll på med saker att fixa för hantverkaren i listan.
  • Användning av rummet. (John)
    • Ett par möjligheter:
      • Arbetsförmedling med nyanlända eller praoelever.
      • Tävling för att få kontorsplats hos oss under en viss period.
  • Övrigt
    • Tillgång till giveaways. Vill ni ta med giveaways på privata grejer så är det okej.

Vecka 35 - 28 augusti

  • Säkerställa att någon är på kontoret för att släppa in städare på tisdag morgon.
    • Sara finns på plats.
  • Ta ställning till erbjudande om att delta på Cryptoparty, prata och visa hur Wikipedia säkerställer/spårar ändringar osv, 4 oktober på Tekniska museet, arr DFRI. (Gitta)
    • Vi tackar gärna ja. Kul att prata med en likasinnad organisation. Axel deltar för WMSE. Fokus på att hur Wikimedia arbetar runt spårning och transparens.
  • Frukt. (Axel)
    • Fortsätt så Axel. :-)
  • Wikimania-rapporter
    • André har satt upp en grund som andra kan kopiera.

Vecka 30 - 24 juli

  • Säkerställa att någon är på kontoret för att släppa in städare på tisdag morgon (Gitta)
    • Gitta öppnar.
  • FDC-rapport (John)
    • Texten skrivs den här veckan samt vecka 34 och vecka 35. Infografik kommer att behöva tas fram och korrläsning kommer att ske vecka 35.
  • Inför Wikimania (John)
    • John berättar om de olika event vi har och de aktiviteter som planeras för personalen. Diskussioner förs om hur vi kan kommunicera om det hela på ett bra sätt (Gitta tar ledarrollen och Arild fotograferar) samt vad för swag och informationsmaterial som behöver packas med av André.

Vecka 28 - 10 juli

  • Personalens förvaringslådor på kansliet (Sara)
    • Kallax från IKEA köps in efter sommaren.
  • Domslutet (John)
    • John uppdaterar om vad som skett.
  • TMiG (André)
    • André har uppdaterat och ber om kompletteringar.
  • Wikimania-registrering (John)
    • Allt är färdigbokat. Alla måste kolla att de har fått visum.
  • Lunchmöte på tisdag (Gitta)
  • Mattias Blomgren kommer på besök (John)
    • John informerar om vad som kommer att diskuteras.

Vecka 27 - 3 juli 2017

  • Wikimania-registrering (Sebastian)

Vecka 26 - 26 juni 2017

  • Säg hej till Gitta!

Vecka 25 - 19 juni 2017

  • Status på serverflytt (Sebastian)
    • Uppdatering om läget. Lösningar för Fortnox undersöks. Kan ta tid innan allt blir färdigt.
  • Föreningen 10 år (Eric+Sara)fler
    • Veckan före Diversity Conference kan skapa logistiska problem. Lokala event kan vara en idé? Eric kollar runt lite om intresse.
    • Möjlighet att kombinera med medlemsmötet (även om det är fel datum)? John kollar.
  • Påminnelse om "visa" till Kanada (Eric)
    • Informationspunkt om att fixa detta.
  • Kontorsfix (Axel)
    • Möjlig hantverkare identifierad. Lista påbörjad. Alla fyller på om de kommer på något. Kompletteras med punkter från arbetsmiljöronden.
  • Medlemsmöte (John)
    • Informationspunkt.
  • Styrelsemöte (John)
    • Informationspunkt.
  • Nyanställningar (Sara)
    • Informationspunkt.

Vecka 24 - 12 juni 2017

  • Arbetsmiljörunda (John)
    • Genomförs imorgon. Läggs upp på wikin.
  • Wikimania-resor (Eric)
    • Bokat för Alicia, André, Sara, Sebastian och Eric. Johns hemresa kvar.
    • Eric kollar när alla anländer och vem som ska plocka upp nyckel m.m.
  • Kontorsfix (Axel)
    • Handtag med lås från köket och inåt?
    • Läggs till på åtgärdslistan som sätts samman under arbetsmiljörundan.

Vecka 23 - 5 juni 2017

  • Wikimania-resa (John)
    • På onsdag tittar vi på när alla vill resa.
  • Uppdatering styrelsemöte (John)
  • Nya rummet (André)
    • Vi hoppas på att få det färdigt innan juni är slut. Ommöblering i rummet innan, för lättare genomgång. Därtill behöver det beställas skärmar och tangentbord.

Vecka 20 - 15 maj 2017

  • Personaluppdatering. (John)
  • Semesterdokumentet. (John)
    • Semesterår januari-december.
    • Lägg till dagarna ni hade semester i början av året.
    • Lägg gärna in i kalendern också.
    • Det viktigaste är att det skrivs ut vilken månad det handlar om.
  • Uppdatering av Uppföljning verksamhetsmål 2017-2018 och ledningsrapporter. (John)
    • Uppdatera till nästa helg då det är styrelsemöte.
  • Wikimedia Hackathon 2017. (John)
    • Torsdag-måndag är utvecklarna borta.
  • Fotoutställning. (John)
    • Fundera om någon offentlig plats som utställningen kan ställas ut på.
  • Utvärdering Wikipedia-dag (Eric, påminnelse)
    • Fyll på om ni har några kommentarer.
  • Skill Sharing Workhshop. (Sara)
  • FOSS för föreningen. (Sebastian)
    • Få översikt över vad personalen använder för att få bättre översikt. Genomgång tisdag 16 maj.
  • Phabricator-utvärdering. (John)
    • Phabricator för föreningen
    • Frågor att fundera över:
      • Vad tycker ni om dokumentet?
      • Hur har det fungerat att arbeta med Phabricator?
      • Något som bör ändras?
      • Någon funktion som saknas?
  • Buggrapporteringsworkshop (intern)
    • Hur personalen rapporterar problem som man identifierar vid arbete i MediaWiki. Blir den 7 juni kl. 10-12.

Vecka 19 - 9/5 2017

  • Info ang röstning till Board of Trustees. (Anna)
    • De som inte redan är berättiga genom sitt volontärengagemang är ändå berättiga som anställda. Rösta!
  • Editor engagement, förfrågan från WMF. (Anna)
    • Stort intresse (några tusen personer) för att lära sig hur man skapar konto och blir en del av Wikipedia-gemenskapen har visats från tidigare donatorer.
    • Ett första möte mellan Anna+John och WMF inplanerat
  • Status på bytet av verksamhetschef. (Anna & John)
    • John är den nya Anna efter 15 maj! Anna är kvar till sista juni för att hjälpa med överlämningen.
    • För att komplettera våra kompetenser kommer vi att söka en nya kommunikatör.
    • Fyll på i checklistan för slut på anställning (både den generella och Annas)
  • Utvärdering Wikipedia-dag. (Eric.)
    • Behov av utvärdering lyftes. Eric sammanställer förberedelserna, sedan fyller övriga på med intryck/tankar/lärdomar.
  • Ev. byte av dag/tid för veckomöte. (Anna)
    • Ändring av tid för veckomöte så att samtliga anställda kan delta. Beslutat är att veckomötet nu är 13:30 på måndagar.
  • En uppdatering om senaste styrelsemötet hölls
    • Ändringar i flextid. Generösare tider, men det kräver bättre kommunikation om när vi flexar ut.
    • Ändringar kring representation
    • Ändrade möjligheter att bjuda volontärer på lunch

Vecka 16 - 18/4 2017

  • Ny verksamhetschef. Styrelsens kassör informerar om rekryteringsarbetet och tar in feedback från personalen.
    • Kassören informerade personalen om hur rekryteringsarbetet framskrider.
  • Uppföljning: Årsmötet. Ordförande, pristagare, etc.
    • Ordförande har hittats och pristagare utsetts.
  • Inreda nya rummet. (Möte 13:00 den 20/4.)
    • Inredningsmöte på torsdag, intresserad personal infinner sig.
  • Övrigt?
    • Arbetsmiljöombudets kurs genomförs efter sommaren.

Vecka 15 - 11/4 2017

  • Bidrag/lån till ergonomiskt hemmakontor (Mattias)
    • Stödmöjlighet finns för de som är berättigade att arbeta hemifrån. Orsak till hemarbete är inte viktigt, dock omfattningen. Kostnader faller under den ordinarie kontorsinventarieposten.
    • Påverkade listar eventuella behov till senare möte.
  • Status Wikipediadagen, Wikimediapriset och årsmötet? (Axel)
    • Årsmöte: Bokslut inskickat till revisor
    • Wikipedia-dagen: Många intresserade (~130) på Facebook, fler än Eventbrite-anmälningar (~35). Påminnelse om registrering går ut bland Facebook-intresserade
    • Wikimedia-priset: Diplom inväntar (preliminärt) motiveringstext.
  • Vad händer i hörnrummet? (Axel)
    • Axel tar el+matta med Joakim
    • Möblering påbörjas nästa vecka. Anna kallar till möte där huvudansvarig utses.
  • Läget för anställning av ekonomiassistent och chef? (Axel)
    • Ekonomiassistent: kandidater intervjuas
    • Chef: Ansökningar har inkommit. Vid nästa veckomöte sitter rekryteringskommittén med för att prata med anställda. Ambition är att vara klara före årsmötet.
  • Molkomslägret! (Axel)
    • Ca. 20 ansökningar har inkommit, 10 har valts och bekräftat.
  • Status ekonomisystem? (Axel)
    • Arbetar med medlemsregistret
    • Mindre detaljer saknas i tidsregistrering.
    • Tillfälligt strul kring vissa rapporter
    • Begärt FDC siffror från Opad
  • REB-rutin Opad (André)
    • Opad skickar inte e-post vid REB utbetalning. Anna kontaktar.
  • Semester
    • Påminnelse om att alla bör registrera semester (i Drive-dokumentet)
  • Arbetsmiljö
    • Sara kollar upp kursmöjlighet
  • Personalfortbildning
  • Invigning av goto10
    • Eric skickar info
    • Eric har även listat evenemang för året på Evenemang/2017

Vecka 13 - 28/3 2017

  • FDC-rapport (John)
    • FDC-rapportens text läggs till idag. En del kommentarer återstår att lösa och de sista siffrorna för Global Metrics håller på att sammanställas. Ekonomidelen kompletterar vi med senare (förlängning är begärd till 11 april). Efter idag behöver personalen dock inte planera in FDC-arbete.
    • John tipsar: Uppdatera gärna volontärlistan och stöd till gemenskapen-listan för 2017 nu när ni har suttit och sökt efter olika siffror.
  • Tjänsteutlysningarna (Sara)
    • Några trevliga kandidater för ekonomiassistenten. Förhoppningen är en anställning i närtid så att Anna kan lära upp personen.

Vecka 12 - 21/3 2017

  • Info: Valberedningen (Anna)
  • Info: Styrelsemötet (Anna)
  • FDC-rapport (John, Anna)
  • Wikimedia Conference (Anna)
  • Rumsplan för kontoret (Sebastian)
  • Wikipedialäger (Axel)
  • Stöd till gemeskapen (Axel)

Vecka 11 - 14/3 2017

  • Inför styrelsemötet. (Anna)
    • Fyll i ledningsrapporterna inför styrelsemötet. Gärna färdigt till på fredag.
  • Uppdatering Wikipedia-dagen. (Eric)
    • Mat färdigt.
    • Meddelat på Bybrunnen.
  • Diarium-process (John)
    • John får tillsvidare de mail som går till diarium(at)wikimedia.se (mejladressen sätter Anna upp).
  • Utvidgning av kontor (Anna)
    • Vi kan få tillgång från 1 april.
  • Kalender för extern kommunikation (Eric, Anna)
    • Vi tänker oss tre nivåer:
      1. Det som planeras läggs till i kalender i förväg
      2. om det är något som inte är planerat men inte helt glasklart hur vi ska behandla det nyttjar vi fyra-ögons-principen.
      3. om någon deltar på ett evenemang så är det helt okej att liveuppdatera.
    • Ta för vana att titta om något gått ut från konton.
  • Wikimania 2017 (John)
  • Tidsregistrering. (Anna)
    • Fungerar nu.
    • Arbetsfri dag går inte att fylla i just nu, så lämna dagen i januari tom nu.

Vecka 9 - 28/2 2017

  • Årsmötekallelse - uppföljning. (John)
    • André fixar adresslista på de som har gamla email. John skickar ut.
    • Eric fixar ett utskick till organisationsmedlemmar. Dubbelkolla innan utskick.
    • Frågor har inkommit till info(at)wikimedia.se. Eric kan behöva hjälp att svara på några.
    • Eric skickar ut FB-inlägg om kallelsen.
  • Översättningsvolontärer. (John)
    • Ny volontär har kontaktat oss. Skicka gärna förslag på
  • Mikrovågsugn. (John)
    • Inga uppdateringar.
  • Semester 2017 (John)
    • Fyll gärna i under veckan i Google Drive-kalkylarket.

Vecka 8 - 21/2 2017

  • Uppdatering om Wikipedia-dagen. (Eric)
    • Klartecken på lokal på Medeltidsmuseet.
    • Lokal för årsmöte, men inte workshops.
    • Klart med talarna.
    • Kvar att bjuda in till årsmötet. Svårighet med mailserver, men vi får försöka exportera maillista och skicka ut manuellt.
  • Uppdatering om Wikimedia Sverige-priset. (Eric)
    • Styrelsen involveras.
    • Pristagare får resa + hederspris.
  • Mål och projektdatamallen (John)
    • Kolla på Uppfyllning Verksamhetsmål 2017 innan veckan är slut.
    • John och Eric lägger in projektdatamallen nästa vecka (när vi har projektnummer).
    • Avstämning om hur vi använder nya projektdatamallen om två veckor (då alla fyllt i en var), samt om ca. 6 månader och i slutet av året.
  • Kontorsutrymme (Axel)
    • Möjligt att eventuellt hyra ett till rum. Pris och storlek okänt.
    • Micro på gång. Beställs idag eller imorgon av hyresvärd.

Vecka 7 - 14/2 2017

  • Uppföljning av Wikipedia-dagen. (Eric)
    • Paneldeltagare håller på att bokas upp och lokal spikas definitivt i kommande vecka.
  • Wikimedia-pris. (Anna)
    • Möte på måndag 20/2 klockan 10:00.
  • Källkritikens dag 13/3. (Sara)
    • Vi kommer att delta med någon form av aktivitet och med informationsmaterial, etc.
  • Arbetsmiljöombud.
    • Sara har valts till arbetsmiljöombud.
  • Övrigt

Vecka 6 - 7/2 2017

  • Arbetsmiljöombud (André)
    • Information. Intresserade pratar med André innan nästa veckomöte.
  • Uppföljning av Wikipedia-dagen (Eric)
    • Bokning av talare fortskrider och lokal ska bokas.
  • Wikipedia-pris, se Wikipedia-dagen 2017/Prisutdelning
    • Separat möte om detta i nästa vecka.
  • Genomgång av styrelsemötet (Anna)
    • Information.
  • Ekonomi, etc (Anna)
    • Information om slutskedet i systembytet.
  • Videokonferensutrustning (Sebastian)
    • Information om hur utrustning, etc fungerar.
  • Övrigt?

Vecka 4 - 24/1 2017

  • Press (Axel)
    • Gemenskapen håller på att välja.
  • Info: Det pågående påverkansarbetet i Bryssel. (Eric)
    • Genomgång av Dimis påverkansarbete i samband med upphovsrättsreformen.
  • Semesterdokument (Eric)
    • Anna skickar ut dokumentet under dagen, så att alla kan börja fylla i semesterönskemål.
  • Alicia till Stockholm (Anna)
    • Resa, boende, etc är fixat. Lite mer planering för dagarna återstår.
  • Projektuppstart (John)
    • Fortlöper enligt plan. Genomgång av återstående uppgifter.
  • Åtgärdsplan för uppfyllande av dataskyddsreformen (Anna)
    • Genomgång av det underlag som tagits fram.
  • Uppföljning av Wikipedia-dagen (Eric)
    • Vi söker lokal och håller på att bjuda in talare. Internationell talare fixad.
  • Arbetsmiljöombud (André)
    • Intresserade hör av sig till André.
  • Inför styrelsemötet (Anna)
    • Kort genomgång av agendan.
  • Övrigt
    • Dags att fylla på bloggen.

Vecka 3 - 17/1 2017

  • Press (Axel)
    • Rollen som pressansvarig är vakant på Wikipedia, så vi kan förvänta oss lite fler pressfrågor än normalt, så länge det är så.
  • Semester (Anna)
    • Eric får i uppdrag att skapa ett semesterdokument. Alla ska sen börja fylla i när man vill ha semester så snart som möjligt så att vi kan planera därefter.
  • Extra admin (Anna)
    • Utlysning av extrajobb (timanställning) i början på februari.
  • Ekonomiarbete (Anna)
    • Anna informerar.
  • Övrigt
    • Anna kollar upp info om kontrolluppgifter och pensioner.

Vecka 2 - 10/1 2017

  • Konferensutrustning. (Anna)
    • Axel har fått i uppdrag att införskaffa konferensutrustning för möten och distansjobb.
  • Uppstart av projekt. (John)
    • John kör genomgång av det praktiska kring projektuppstartsarbetet.
  • Avslut 2016. (Anna)
    • Uppdatera status på projekt på wikin, avstämning av verksamhetsmål, etc till rapporteringen i mars.
  • Kurser och internutbildning. (Anna)
    • Anna informerade om möjligheter till fortbildning.
  • Styrelsekurs och finansieringsworkshop. (Anna)
    • Sara, Axel och Anna tar hand om styrelsekursen på nästa styrelsemöte. Anna håller i finansieringsworkshopen.
  • Wikipedia/Wikimedia-dagen. (Anna)
    • Tema bestämt, Förfrågan till talare/paneldeltagare skicaks ut senast i början på nästa vecka.
  • Alicia till Stockholm. (Anna)
    • Alicia kommer till Stockholm för KÖK-workshop den 2-3/februari.
  • Övrigt?
    • Anna informerade om status på ekonomiarbetet.