Mötesprotokoll/Protokoll 2017-04-23

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 28 april 2017 kl. 21.13 (CEST)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 28 april 2017 kl. 14.54 (CEST)


Tid
Söndag 23 april 2017 klockan 10.20-17.00 på kontoret.
Närvarande
Mattias Blomgren, Kristina Berg, Bengt Oberger, Erik Åström, Elza Dunkels (till klockan 14.30), Sofie Jansson, Ylva Pettersson (till klockan 16.45), Sven-Erik Jonsson, John Andersson (adjungerad)
Frånvarande
Brit Stakston, Anna Troberg

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Sven-Erik Jonsson valdes.

Rekrytering av verksamhetschef

  • Styrelsen beslöt att till ny verksamhetschef utse John Andersson. John Andersson utses därmed även till firmatecknare för Wikimedia Sverige (var för sig) från och med 2017-05-15.
  • Styrelsen informerades om diskuterad lönenivå och HR-utskottet fick i uppdrag att teckna anställningskontrakt med John Andersson.

Styrelsens arbete/Schema för styrelsemöten

  • Styrelsen beslöt att hålla följande styrelsemöten under verksamhetsåret:
    • 27 maj klockan 10.30–17.00 på kontoret
    • 15 juni behovsstyrd reservtid, klockan 19.00 (via Skype)
    • 9 september: Medlemsmöte i Göteborg
    • 10 september klockan 10.30–17.00, styrelsemöte i Göteborg
    • 12 oktober behovsstyrd reservtid, klockan 19.00 (via Skype)
    • 18 november klockan 10.30–17.00 på kontoret
    • 20 januari klockan 10.30–17.00 på kontoret
    • 22 februari behovsstyrd reservtid, klockan 19.00 (via Skype)
    • 17 mars klockan 10.30–17.00 på kontoret
    • 21 april årsmöte och Wikipediadag i Stockholm
    • 22 april klockan 9.30–17.00 på kontoret

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2015-03-22
  • Styrelsen gav Jan (fr.o.m. 2016 Anna) i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
    • 2015-04-18: Arbete pågår.
    • 2015-05-23: Arbete pågår.
    • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
    • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.
    • 2015-11-21: Positivt svar, förhandling om projektbidragets storlek inleds.
    • 2016-02-06: Väntar på underskrift av avtal.
    • 2016-03-20: Arbetet går vidare.
    • 2016-05-21: Det mesta för ansökan är förberett och planen är att lämna in ansökan efter deklarationen i juni.
    • 2016-08-28: Arbetet har skjutits upp på grund av prioritering av andra uppgifter.
    • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
    • 2017-01-28: Avvaktar ekonomisystemet och årsbokslutet.
    • 2017-03-18: Inget nytt redovisades.
    • 2017-04-23: Inget nytt redovisades.
Från styrelsemötet 2015-08-23
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan (fr.o.m. 2016 Anna) att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
    • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
      • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
      • 2016-03-20: Arbete pågår. Karin gav tips om att hjälp kan fås av studenter eller praktikplatser.
      • 2016-05-21: Inget att rapportera.
      • 2016-08-28: Inget att rapportera.
      • 2016-11-26: Avvaktar nytt ekonomisystem.
      • 2017-01-28: Nya rutiner tas fram i samband med byte av ekonomisystem och övergång till ny redovisningsbyrå. Arbete pågår.
      • 2017-03-18: Diskussion med redovisningsbyrån om vilka dokument de skall ha, respektive vilka som skall finnas på kansliet, har skett. Rutiner för dokument som skall finnas på kontoret skall tas fram.
      • 2017-04-23: Dokumentunderlag framtaget, men dokumentet ej uppdaterat. Kommer att göras av ekonomiassistenten.
Från styrelsemötet 2016-11-26
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att förbereda för en workshop där frågan om finansiering diskuteras på styrelsemötet i januari 2017. Syftet är att klargöra vad som styrelsen respektive kansliet ansvarar för och utför beträffande finansiering.
    • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
  • Styrelsen beslöt att ge Anna i uppdrag att konkretisera de finansieringsåtgärder som ligger på henne och kansliet, samt att ta upp med redovisningsbyråns skattejurister beträffande tillämpliga skatteregler för föreningen som beskattningsbar person.
    • 2017-01-28: Anna kommer att mejla ett utkast till styrelsen för diskussion.
    • 2017-03-18: Anna hade tagit fram ett utkast som diskuterades. Anna anpassar det utifrån de synpunkter som framfördes och skickar ut till styrelsen i nästa vecka. En genomgång om skattemässiga aspekter kommer att ske med redovisningsbyrån.
      • Riktlinjer för samarbeten med företag och organisationer behöver tas fram gemensamt mellan kansliet och styrelsen.
    • 2017-04-23: Inget framtaget. Tas upp på nästa möte.

Rapportering från verksamhetschefen

  • John rapporterade att ekonomiassistent har anställts, börjar i nästa vecka och arbetar ett par timmar per dag.

Projekt/budget 2017

Budgetuppföljning

  • Inget rapporterades.

Ledningsrapporter för projekt

Regler, riktlinjer och policy

EU:s dataskyddsreform

Skatteregler

  • Rapport från möte med redovisningsbyrån.
    • Sven-Erik och Anna har haft kontakt med redovisningsbyråns expert i skattefrågor. Möte med revisorn och redovisningsbyrån kommer att hållas för att reda ut frågorna. Sofie förmedlar kontaktperson från Göteborgs Litteraturhus till Sven-Erik, då de haft motsvarande genomgång av skattefrågor.

WMF:s strategiarbete

Rapportering från Wikimedia Conference

  • Rapportering från Wikimedia Conference 2017 den 31 mars–2 april + pre-conference och Boards training den 29–30 mars.
  • Deltagare från föreningen var Anna, Bengt, Mattias, John och Sara på konferensen, samt Sven-Erik på Boards training.
  • Rapportering lämnades. En skriftlig rapport kommer att läggas upp på föreningens wiki.

Offentlig konst

  • Frågan diskuterades.

Personalfrågor

  • Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.