Verksamhetsberättelse 2022/Story: Utvecklingen av ett utspritt team

Möjliggörande

2022

I den här storyn fokuserar vi på hur arbetet med att bygga upp ett internationellt team kom till stånd under 2022 med kortare uppdrag åt personer i samt hur vi parallellt med internationaliseringen också möjliggjorde för effektivt och permanent distansarbete för stora delar av personalstyrkan.

Vårt nya kontor är ett coworking space vilket erbjuder stor flexibilitet i hur många i personalen som arbetar på plats.

Föreningens arbete med ett flertal internationella initiativ har lett till ett ökat behov av specialistkompetens och nischade stödinsatser under kortare perioder. Inom ramen för arbetet med att utveckla en tematisk hubb har det därför skett ett förberedande arbete sedan 2020. Vi har under de senaste åren haft internationell personal som arbetat med FN vilket hjälp oss att utveckla en hel del administrativa processer. Arbetet med FN fortsatte under 2022 och därtill tog vi in ytterligare personal som stött arbetet runt utvecklingen av mjukvara samt i projektledning runt vårt mjukvaruarbete.

Efter konsultationer med bland annat Wikimedia Foundation om deras erfarenheter av att knyta internationell expertis till arbetslaget valde vi en lösning med konsultupphandling. Mer information om detta går att läsa om i Story: Rätt verktyg för rätt situation – Internationella anställningar och konsulter.

Kontrakt och andra verktyg för att kunna knyta bra folk till teamet är dock bara en del av arbetet. I slutändan handlar det om att få dem att engagera sig i verksamheten och sina kollegor. Att bli en del av teamet.

Denna förändring mot ett internationellt team har inte skett isolerat utan samtidigt har vi fått ett allt mer geografiskt utspritt team även i Sverige. Även den förändringen har fått oss att behöva fundera hårt på hur vi kan strukturera organisationen och vårt arbete på bästa sätt. En grundtanke i planeringen är att den förändrade möjligheten att jobba på distans ska gälla så stora delar av organisationen som möjligt, att organisationen bibehåller en flexibilitet inför förändrade förutsättningar, samt att vi i planeringen säkerställer att olika behov beaktas och att olika styrkor tas omhand. Det är värt att notera att det finns flera negativa aspekter av distansarbete och en del reella risker kopplat till det också. Dessa får vi inte blunda för utan de måste vara med i avvägningarna och planeringens olika steg. Vi har försökt fånga upp de olika behoven i vår Distansarbetspolicy.

Vi valde aktivt att behålla ett skalbart kontor i Stockholm i form av att hyra platser på ett kontorshotell; men samtidigt erbjuda personalen möjlighet att omförhandla vad deras huvudsakliga arbetsplats är förlagd och jobba på annan plats.

Arbetet med att säkerställa att verksamheten i stort sett helt kan skötas på distans och att internationella kollegor kan delta effektivt har fortsatt och processerna har förbättrats. Det skapar flexibilitet vid nyanställningar eller vid omstruktureringar i teamet. En annan aspekt vi aktivt börjat experimentera med för att minska de negativa effekterna av distansarbete är hur regelbundna fysiska personalsamlingar för kansli och hur möten med förtroendevalda och medlemmar bäst kan organiseras för att ändå utveckla starka och positiva relationer. Att finna formerna för detta är ett pågående arbete och vi ser det som en central del för att kunna säkerställa en god personalgrupp i framtiden.