Årsmöte 2019/Checklista
Hoppa till navigering
Hoppa till sök
Före
Början av december
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Utse en ansvarig för anordnandet | John | Ja | Mia är ansvarig med stöd av Eric, John och Evelina |
Bestäm datum, ort och lokal | John | Ja | 27 april, Stockholm, Riksarkivet |
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt | John | Ja | Karin Linder |
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår) | John | Ja | Årsmöte 2019 |
Skriva eventuella motioner | Mattias | Ja | Årsmöte 2019/Motioner |
Första styrelsemötet på året (20 januari)
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Verksamhetsplan bör fastställas | John | Ja | Verksamhetsplan 2019 |
Budget bör fastställas | John | Ja | Budget 2019 |
Verksamhetsberättelse bör färdigställas | John | Ja | Verksamhetsberättelse 2018 |
Årsredovisning bör färdigställas | John | Ja | Årsredovisning 2018 |
Engelsk översättning av verksamhetsberättelse | John | ||
Inkomna motioner ska behandlas | Mattias | Ja | Årsmöte 2019/Motioner |
Sex veckor innan
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Utlysning av Wikimedia-priset samt Wikipedia-dagen | Mia/Mattias | Ja | Mejlet "Kallelse till Wikimedia Sveriges årsmöte 2019" skickades ut 2019-02-14 via medlemssystemet. Samma dag publicerades ett inlägg på Bybrunnen. |
Skicka ut kallelsen till alla medlemmar. "Kallelsen skall innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar." Därtill information om motioner. | Mia | Ja | Mejlet "Kallelse till Wikimedia Sveriges årsmöte 2019" skickades ut 2019-02-14 via medlemssystemet. |
Börja samordna resor | Evelina | Ja | Info om att de som vill ha resestöd ska mejla info stod i mejlet "Kallelse till Wikimedia Sveriges årsmöte 2019" som skickades via medlemssystemet 2019-02-14. |
Uppföljning av beslut vid förra årsmötet och dess påverkan på årets årsmöte. (Livstidsmedlemskap samt deltagande på distans.) | John | Ja | Årsmöte 2019/Motioner |
Fyra veckor innan
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Inkomna motioner ska behandlas | Mattias | Ja | Årsmöte 2019/Motioner |
"Revisorerna skall senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen." | John | Ja | |
Koordinera utskick i sociala kanaler med verksamhetsrevisorn. | John | Ja | Via medlemsutskick |
En vecka innan
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen | John | Ja | Finns i slutet av Årsredovisningen |
Påminn valberedningen om förslag | John | Ja | Årsmöte 2019/Kandidater 2019 |
Fika? | Mia | Ja | |
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet | Mia | Ja | |
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån | Mia | Ja |
Dagen innan
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Skriva ut senaste medlemslista eller säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet. | Evelina | Ja | Skrev inte ut någon medlemslista, men gick igenom listan med anmälda på morgonen. |
Skriva ut möteshandlingarna i ett exemplar och se till att en digital kopia av handlingarna finns tillgänglig offline. | Evelina | Ja | Filen Årsmöteshandlingar 2019.pdf i Drive. |
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabbt tillgängliga under årsmötet. | Evelina | Ja | |
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras. | Evelina | Ja |
Dagen för årsmötet
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Skylta till lokalen | Mia | Skyltarna fanns men förstördes på vägen till lokalen. | |
Kontrollera logistiken (catering m.m.) | Mia | Klart | |
Gör en säkerhetsgenomgång | Mia | Klart | |
Medlemsregistrering | Evelina | Klart | |
Placera ut give-aways och informationsmaterial | Evelina | Klart | |
Rigga kamera för livestreamvideo | Eric | Klart | |
Städa upp i lokalen | Eric, Evelina, Mia | Klart |
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Få det justerat, först on-wiki och sedan i en utskriven pappersversion | Evelina | ||
Skrivskydda protokollet | Evelina | ||
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet | Evelina |
Uppdatera sidor om nya Funktionärer
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Arkivera föregående års funktionärer | Evelina | ![]() |
|
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi | Evelina | ![]() |
|
Uppdatera uppgifter på http://chapters.wikimedia.ch/Chapters#Wikimedia_Sweden | Evelina | ![]() |
Ingen uppdatering gjord. Det är ingen aktivitet på Chapters-wikin, och sidan är skrivskyddad. Vi avstår från att göra ytterligare försök att uppdatera informationen. |
Uppdatera uppgifter på https://www.wikimedia.se/sv/styrelse | Evelina | ![]() |
Epost
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för styrelse wmse-styrelse![]() |
John | ||
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-all![]() |
Sebastian | ![]() |
|
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningen![]() |
Sebastian | ![]() |
Inget behövde göras. |
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorer![]() |
Sebastian | ![]() |
Inget behövde göras. |
Uppdatera vilka som har tillgång till GSuite (styrelse) | Sebastian | ![]() |
Skapade kort instruktion för hur man gör detta, inklusive avisering, på Gsuite. |
Behöver någon nyutnämnd (icke-styrelse) en wikimedia.se adress via Loopia? | Sebastian | ![]() |
Inget behövde göras. |
Mailinglistor
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Uppdatera vilka som är med på chapters-l [1] | Sebastian | ![]() |
Används inte längre, se kommentaren under "Uppdatera sidor om nya Funktionärer" ovan. |
Wiki
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Nya i styrelsen ska få administratörsrättighet på wikin | John | ||
Uppdatera vilka som har tillgång till http://chapters.wikimedia.ch/ | Sebastian | ![]() |
Används inte längre, se kommentaren under "Uppdatera sidor om nya Funktionärer" ovan. |
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters | John |
Övrigt
Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
---|---|---|---|
Betala ut resersättningar | Evelina | ||
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons | Eric | Commons-kategori | |
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar | Evelina | ||
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia). | Evelina |