Årsmöte 2019/Checklista

Före

Början av december

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet	John	Ja	Mia är ansvarig med stöd av Eric, John och Evelina
Bestäm datum, ort och lokal	John	Ja	27 april, Stockholm, Riksarkivet
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt	John	Ja	Karin Linder
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår)	John	Ja	Årsmöte 2019
Skriva eventuella motioner	Mattias	Ja	Årsmöte 2019/Motioner

Första styrelsemötet på året (20 januari)

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas	John	Ja	Verksamhetsplan 2019
Budget bör fastställas	John	Ja	Budget 2019
Verksamhetsberättelse bör färdigställas	John	Ja	Verksamhetsberättelse 2018
Årsredovisning bör färdigställas	John	Ja	Årsredovisning 2018
Engelsk översättning av verksamhetsberättelse	John
Inkomna motioner ska behandlas	Mattias	Ja	Årsmöte 2019/Motioner

Sex veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Utlysning av Wikimedia-priset samt Wikipedia-dagen	Mia/Mattias	Ja	Mejlet "Kallelse till Wikimedia Sveriges årsmöte 2019" skickades ut 2019-02-14 via medlemssystemet. Samma dag publicerades ett inlägg på Bybrunnen.
Skicka ut kallelsen till alla medlemmar. "Kallelsen skall innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar." Därtill information om motioner.	Mia	Ja	Mejlet "Kallelse till Wikimedia Sveriges årsmöte 2019" skickades ut 2019-02-14 via medlemssystemet.
Börja samordna resor	Evelina	Ja	Info om att de som vill ha resestöd ska mejla info stod i mejlet "Kallelse till Wikimedia Sveriges årsmöte 2019" som skickades via medlemssystemet 2019-02-14.
Uppföljning av beslut vid förra årsmötet och dess påverkan på årets årsmöte. (Livstidsmedlemskap samt deltagande på distans.)	John	Ja	Årsmöte 2019/Motioner

Fyra veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Inkomna motioner ska behandlas	Mattias	Ja	Årsmöte 2019/Motioner
"Revisorerna skall senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen."	John	Ja
Koordinera utskick i sociala kanaler med verksamhetsrevisorn.	John	Ja	Via medlemsutskick

En vecka innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen	John	Ja	Finns i slutet av Årsredovisningen
Påminn valberedningen om förslag	John	Ja	Årsmöte 2019/Kandidater 2019
Fika?	Mia	Ja
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet	Mia	Ja
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån	Mia	Ja

Dagen innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skriva ut senaste medlemslista eller säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet.	Evelina	Ja	Skrev inte ut någon medlemslista, men gick igenom listan med anmälda på morgonen.
Skriva ut möteshandlingarna i ett exemplar och se till att en digital kopia av handlingarna finns tillgänglig offline.	Evelina	Ja	Filen Årsmöteshandlingar 2019.pdf i Drive.
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabbt tillgängliga under årsmötet.	Evelina	Ja
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras.	Evelina	Ja

Dagen för årsmötet

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skylta till lokalen	Mia	Skyltarna fanns men förstördes på vägen till lokalen.
Kontrollera logistiken (catering m.m.)	Mia	Klart
Gör en säkerhetsgenomgång	Mia	Klart
Medlemsregistrering	Evelina	Klart
Placera ut give-aways och informationsmaterial	Evelina	Klart
Rigga kamera för livestreamvideo	Eric	Klart
Städa upp i lokalen	Eric, Evelina, Mia	Klart

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Få det justerat, först on-wiki och sedan i en utskriven pappersversion	Evelina
Skrivskydda protokollet	Evelina
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet	Evelina

Uppdatera sidor om nya Funktionärer

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Arkivera föregående års funktionärer	Evelina
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi	Evelina
Uppdatera uppgifter på http://chapters.wikimedia.ch/Chapters#Wikimedia_Sweden	Evelina		Ingen uppdatering gjord. Det är ingen aktivitet på Chapters-wikin, och sidan är skrivskyddad. Vi avstår från att göra ytterligare försök att uppdatera informationen.
Uppdatera uppgifter på https://www.wikimedia.se/sv/styrelse	Evelina

Epost

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för styrelse wmse-styrelsestyrelse.wikimedia.se	John
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-allstyrelse.wikimedia.se	Sebastian
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningenwikimedia.se	Sebastian		Inget behövde göras.
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorerwikimedia.se	Sebastian		Inget behövde göras.
Uppdatera vilka som har tillgång till GSuite (styrelse)	Sebastian		Skapade kort instruktion för hur man gör detta, inklusive avisering, på Gsuite.
Behöver någon nyutnämnd (icke-styrelse) en wikimedia.se adress via Loopia?	Sebastian		Inget behövde göras.

Mailinglistor

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Uppdatera vilka som är med på chapters-l [1]	Sebastian		Används inte längre, se kommentaren under "Uppdatera sidor om nya Funktionärer" ovan.

Wiki

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Nya i styrelsen ska få administratörsrättighet på wikin	John
Uppdatera vilka som har tillgång till http://chapters.wikimedia.ch/	Sebastian		Används inte längre, se kommentaren under "Uppdatera sidor om nya Funktionärer" ovan.
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters	John

Övrigt

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Betala ut resersättningar	Evelina
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons	Eric		Commons-kategori
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar	Evelina
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia).	Evelina