Årsmöte 2021/Checklista

Från Wikimedia
Hoppa till navigering Hoppa till sök

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.


Före

Början av december

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet John Symbol OK.svg Fixat! Eric
Bestäm datum, ort och lokal John Symbol OK.svg Fixat! 2021-04-24, online
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt Eric Symbol OK.svg Fixat! Förslag klart.
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår) John Symbol OK.svg Fixat! Årsmöte 2021
Skriva eventuella motioner John Symbol OK.svg Fixat!

Första styrelsemötet på året

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas John
Budget bör fastställas John
Verksamhetsberättelse bör färdigställas John Symbol OK.svg Fixat! Verksamhetsberättelse 2020 är färdigställd.
Årsredovisning bör färdigställas John Symbol OK.svg Fixat! Årsredovisning 2020 är färdigställd.
Engelsk översättning av verksamhetsberättelse John Symbol OK.svg Fixat! Annual Report 2020 är färdigställd.
Inkomna motioner ska behandlas Mattias Symbol OK.svg Fixat!

Åtta veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skriv kallelsen till årsmötet och, om den hålls i samband med årsmötet, Wikipediadagen. Skicka kallelsen för synpunkter och godkännande till styrelseordföranden, kassören och verksamhetschefen. Eric Symbol OK.svg Fixat!
Utannonsera på Bybrunnen att det är dags att nominera till Wikimediapriset (exempel från 2019 här). Mattias Symbol OK.svg Fixat!

Sex veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den. Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Börja samordna resor. N/A N/A N/A
Kontakta volontärer. N/A N/A N/A

Fyra veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen. John Symbol OK.svg Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler. Eric
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare). Eric

Två veckor innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
  1. Påminnelse om att mötet äger rum. Detaljer kring hur man förnyar sitt medlemskap. Förtydliga att man måste vara medlem för att få rösta.
  2. Handlingar till årsmöte finns på föreningswikin + länk.
  3. Information om digital lösning – plattformsval och hur det kommer att fungera.
  4. Går ut till alla medlemmar (ännu inte betalande och betalande).
Eric innehåll

Jenny utskick

Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler. Eric Symbol OK.svg Fixat!
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare). Eric Symbol OK.svg Fixat!

En vecka innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen John Symbol OK.svg Fixat! Revisionsberättelse 2020 är färdigställd.
Påminn valberedningen om förslag John Symbol OK.svg Fixat! En kandidat föreslås.
Fika? N/A N/A N/A
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet N/A N/A N/A
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån Eric Symbol OK.svg Fixat!
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet Eric Symbol OK.svg Fixat!
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen. Eric Symbol OK.svg Fixat!
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det. Eric Symbol OK.svg Fixat!
Utskick med länk till alla betalande medlemmar. Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Utskick till icke-betalande medlemmar: sista chansen fyra dagar innan. Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Påminnelse dagen innan till alla betalande. Utskick skickas ut till de senast inkomna betalande. Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera betalningsloggar kontinuerligt under veckan för att få in alla sent inkomna avgi Jenny Symbol OK.svg Fixat!

Dagen innan

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet Jenny N/A N/A
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer N/A N/A N/A
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet Eric Symbol OK.svg Fixat!
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras. N/A N/A N/A

Dagen för årsmötet

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Skylta till lokalen N/A N/A N/A
Kontrollera logistiken (catering m.m.) N/A N/A N/A
Gör en säkerhetsgenomgång Eric N/A
Medlemsregistrering Jenny / Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Placera ut give-aways och informationsmaterial Eric N/A
Rigga kamera för livestreamvideo Eric N/A
Städa upp i lokalen N/A N/A N/A

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur. Josefine Justerat on-wiki.
Skrivskydda protokollet Josefine Symbol OK.svg Fixat!
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet Josefine

Uppdatera sidor om nya Funktionärer

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Arkivera föregående års funktionärer Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera uppgifter på Funktionärer#Styrelse Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera eventuella tidigare funktionärer med tidigare. Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Skapa användarsidor med relevanta kvalifikationer för nya i styrelsen. Axel Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera dokumentet Uppgifter om styrelsen på Drive (Kontaktuppgifter för styrelsen [ÅR]) Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Om antalet ledamöter i styrelsen eller valberedningen har ändrats, uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ Jenny N/A

Epost och GSuite

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för styrelse wmse-styrelse(at)styrelse.wikimedia.se Sebastian Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-all(at)styrelse.wikimedia.se Sebastian Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningen(at)wikimedia.se Sebastian Symbol OK.svg Fixat! Inget att göra.
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorer(at)wikimedia.se Sebastian Symbol OK.svg Fixat! Inget att göra.
Uppdatera vilka som får mail som går till jobb(at)wikimedia.se Sebastian Symbol OK.svg Fixat!
Skapa konto i GSuite (för alla nya förtroendevalda), inkl. sätta upp aviseringar Sebastian Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera drivegrupp-styrelse med nya styrelseledamöter Sebastian Symbol OK.svg Fixat!

Wiki

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters Axel Symbol OK.svg Fixat!
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Gender_Gap_Observatory Axel Symbol OK.svg Fixat!
Uppdatera Medlemsavgift Jenny N/A

Övrigt

Uppgift Ansvarig Klart Resultat
Betala ut reseersättningar N/A N/A N/A
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons Eric
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar Jenny Tittas på under juli/augusti
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia). Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Skicka ut utvärdering till deltagarna Eric Symbol OK.svg Fixat!
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna Eric
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion) Jenny N/A
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med). Jenny Skickat till Swedbank, de andra bankerna kompletteras 6 juli.
Ta kreditupplysningar på de nya styrelsemedlemmarna detta görs antingen själv (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året) Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Beställ Kreditupplysning via abonnemang Jenny N/A
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning Jenny Symbol OK.svg Fixat!
Be nya styrelsemedlemmar presentera sig i ett blogginlägg Axel Symbol OK.svg Fixat! blogg
Be nya styrelsemedlemmar att skriva en kort presentation på sin wikisida (se tidigare styrelsemedlem för innehåll) Axel Symbol OK.svg Fixat!
Skicka blommor och tackkort till styrelsemedlemmar och andra förtroendevalda som avgått Jenny Symbol OK.svg Fixat!