Årsmöte 2021/Checklista

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.

Före

Början av december

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Utse en ansvarig för anordnandet	John	Fixat!	Eric
Bestäm datum, ort och lokal	John	Fixat!	2021-04-24, online
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt	Eric	Fixat!	Förslag klart.
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår)	John	Fixat!	Årsmöte 2021
Skriva eventuella motioner	John	Fixat!

Första styrelsemötet på året

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Verksamhetsplan bör fastställas	John	Fixat!
Budget bör fastställas	John	Fixat!
Verksamhetsberättelse bör färdigställas	John	Fixat!	Verksamhetsberättelse 2020 är färdigställd.
Årsredovisning bör färdigställas	John	Fixat!	Årsredovisning 2020 är färdigställd.
Engelsk översättning av verksamhetsberättelse	John	Fixat!	Annual Report 2020 är färdigställd.
Inkomna motioner ska behandlas	Mattias	Fixat!

Åtta veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skriv kallelsen till årsmötet och, om den hålls i samband med årsmötet, Wikipediadagen. Skicka kallelsen för synpunkter och godkännande till styrelseordföranden, kassören och verksamhetschefen.	Eric	Fixat!
Utannonsera på Bybrunnen att det är dags att nominera till Wikimediapriset (exempel från 2019 här).	Mattias	Fixat!

Sex veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.	Jenny	Fixat!
Börja samordna resor.	N/A	N/A	N/A
Kontakta volontärer.	N/A	N/A	N/A

Fyra veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen.	John	Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler.	Eric	Uppskjutet till hösten.
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare).	Eric	Fixat!

Två veckor innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Påminnelse om att mötet äger rum. Detaljer kring hur man förnyar sitt medlemskap. Förtydliga att man måste vara medlem för att få rösta. Handlingar till årsmöte finns på föreningswikin + länk. Information om digital lösning – plattformsval och hur det kommer att fungera. Går ut till alla medlemmar (ännu inte betalande och betalande).	Eric innehåll Jenny utskick	Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler.	Eric	Fixat!
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare).	Eric	Fixat!

En vecka innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen	John	Fixat!	Revisionsberättelse 2020 är färdigställd.
Påminn valberedningen om förslag	John	Fixat!	En kandidat föreslås.
Fika?	N/A	N/A	N/A
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet	N/A	N/A	N/A
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån	Eric	Fixat!
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet	Eric	Fixat!
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen.	Eric	Fixat!
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det.	Eric	Fixat!
Utskick med länk till alla betalande medlemmar.	Jenny	Fixat!
Utskick till icke-betalande medlemmar: sista chansen fyra dagar innan.	Jenny	Fixat!
Påminnelse dagen innan till alla betalande. Utskick skickas ut till de senast inkomna betalande.	Jenny	Fixat!
Uppdatera betalningsloggar kontinuerligt under veckan för att få in alla sent inkomna avgi	Jenny	Fixat!

Dagen innan

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet	Jenny	N/A	N/A
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer	N/A	N/A	N/A
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet	Eric	Fixat!
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras.	N/A	N/A	N/A

Dagen för årsmötet

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Skylta till lokalen	N/A	N/A	N/A
Kontrollera logistiken (catering m.m.)	N/A	N/A	N/A
Gör en säkerhetsgenomgång	Eric	N/A
Medlemsregistrering	Jenny / Josefine	Fixat!
Placera ut give-aways och informationsmaterial	Eric	N/A
Rigga kamera för livestreamvideo	Eric	N/A
Städa upp i lokalen	N/A	N/A	N/A

Efter

Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.

Mötesprotokoll

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur.	Josefine	Fixat!	Justerat on-wiki.
Skrivskydda protokollet	Josefine	Fixat!
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet	Josefine	Fixat!

Uppdatera sidor om nya Funktionärer

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Arkivera föregående års funktionärer	Jenny	Fixat!
Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi	Jenny	Fixat!
Uppdatera uppgifter på Funktionärer#Styrelse	Jenny	Fixat!
Uppdatera eventuella tidigare funktionärer med tidigare.	Jenny	Fixat!
Skapa användarsidor med relevanta kvalifikationer för nya i styrelsen.	Axel	Fixat!
Uppdatera dokumentet Uppgifter om styrelsen på Drive (Kontaktuppgifter för styrelsen [ÅR])	Jenny	Fixat!
Om antalet ledamöter i styrelsen eller valberedningen har ändrats, uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/	Jenny	N/A

Epost och GSuite

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för styrelse wmse-styrelsestyrelse.wikimedia.se	Sebastian	Fixat!
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-allstyrelse.wikimedia.se	Sebastian	Fixat!
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningenwikimedia.se	Sebastian	Fixat!	Inget att göra.
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorerwikimedia.se	Sebastian	Fixat!	Inget att göra.
Uppdatera vilka som får mail som går till jobbwikimedia.se	Sebastian	Fixat!
Skapa konto i GSuite (för alla nya förtroendevalda), inkl. sätta upp aviseringar	Sebastian	Fixat!
Uppdatera drivegrupp-styrelse med nya styrelseledamöter	Sebastian	Fixat!

Wiki

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters	Axel	Fixat!
Kontrollera om tabellen behöver uppdateras https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Gender_Gap_Observatory	Axel	Fixat!
Uppdatera Medlemsavgift	Jenny	N/A

Övrigt

Uppgift	Ansvarig	Klart	Resultat
Betala ut reseersättningar	N/A	N/A	N/A
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons	Eric	Fixat!	Inga bilder på själva årsmötet, pga digitalt. Möteshandlingar osv. ligger på Commons.
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar	Jenny	Tittas på under juli/augusti
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia).	Jenny	Fixat!
Skicka ut utvärdering till deltagarna	Eric	Fixat!
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna	Eric	Fixat!
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)	Jenny	N/A
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med).	Jenny	Skickat till Swedbank, de andra bankerna kompletteras 6 juli.
Ta kreditupplysningar på de nya styrelsemedlemmarna detta görs antingen själv (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll	Jenny	Fixat!
Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året)	Jenny	Fixat!
Beställ Kreditupplysning via abonnemang	Jenny	N/A
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning	Jenny	Fixat!
Be nya styrelsemedlemmar presentera sig i ett blogginlägg	Axel	Fixat!	blogg
Be nya styrelsemedlemmar att skriva en kort presentation på sin wikisida (se tidigare styrelsemedlem för innehåll)	Axel	Fixat!
Skicka blommor och tackkort till styrelsemedlemmar och andra förtroendevalda som avgått	Jenny	Fixat!