Kommunikationsstrategi 2014/Hur kommunicerar WMSE/Extern kommunikation
| Inledning | Vad WMSE vill förmedla | Vem ska höra WMSE:s budskap |
Hur kommunicerar WMSE | Hur mäts kommunikationens framgång |
Kommunikationsmatrix |
| Verktyg WMSE använder | Intern kommunikation | Extern kommunikation | Visuell identitet |
WMSE:s webbplats
Hemsidan bör vara ett verkyg som externa intressenter kan använda för att på ett enkel sätt hitta information om vad WMSE gör. Webbplatsen skiljer sig dock från WMSE:s wiki, då webbsidan är riktat mot allmänheten och skall fungera som det första plats där man söker efter information. WMSE:s webbplats bör användas som referens i andra mediakanaler som WMSE använder samt i PR-material. På webbplatsen bör det finnas länkar till eventuell ytterligare information som finns på wikin eller i externa projektsidor etc. Här kan även all aktivitet i andra medier samlas (till exempel senaste tweets och Youtube klipp, pressmaterial etc.).
I stort sett, borde WMSE:s webbplats fungera som en enastående informationskälla som har två olika nivåer av information:
- Enkel och generell information för allmänheten (som er på enkel språk som kan förstås av alla)
- Lite djupare information till den aktiva allmänheten och journalister med länkar till ytterligare informationskällor (till exempel Wikin och olika WMSEs projekts webbsidor).
Detta inkluderar även en lista (tabell) över de olika projekt som föreningen drivit eller driver så att intresserade partner kan få en uppfattning av vad de skulle kunna samarbeta med WMSE inom.
Webbplatsens viktigaste sidor bör idealt vara tillgänglig både på svenska och engelska för att nå en internationell publik samt personer från andra länder i Sverige som inte behärskar svenska (forskare, internationella finansiärer såsom EU, invandrarföreningar m.m.).
Sociala medier
Olika sociala medier har slagit igenom de senaste åren och många av dessa används redan flitigt av WMSE i den externa kommunikationen. Olika sociala kanaler används dock ofta av olika skäl och av olika människogrupper, vilket gör det viktigt att veta vilka kanaler som lämpar sig bäst för specifika budskap. I Sverige är Facebook fortfarande det mest använda av alla kanaler inom sociala medier (SOI2013). Svenskarna och Internet Studien visar att ”[s]å gott som alla som besöker sociala nätverk besöker också Facebook. Två av tre (66%) av internetanvändarna, vilket motsvarar drygt halva befolkningen, besöker någon gång Facebook. ” De mest aktiva Facebook-besökare är åldersgruppen 16-25.
Den näst största kanalen inom sociala medier, enligt SOI2013, är Twitter som har sett en fördubbling av användare under de två senaste åren från 8 till 17 procent samt Youtube och Instagram (vilket fem procent av befolkningen använder dagligen).
När det gäller sociala medier fokuserar den här strategin på de största kanalerna, då de också kan erbjuda den största räckvidden. Naturligtvis kan ytterligare kanaler användas i mån av tid och resurser, men det är en bra början med tre-fyra kanaler som sköts aktivt snarare än alla möjliga kanaler som etableras men glöms bort i det dagliga kommunikationsarbetet i brist på resurser.
Facebook, som den mest använda kanalen inom sociala medier, är en platform där man kan nå allmänheten på ett mer interaktivt sätt. Facebook används i nuläget av föreningen för att promota evenemang samt olika projekt som drivs av WMSE. Facebook används också för betald annonsering av WMSE och olika evenemang genom att promota specifika inlägg, vilket resulterar till större räckvidd samt till större interaktion i alla fall om man bara tittar på antal inläggsklickar.
Facebook kunde ytterligare användas som ett platform för djupare interaktion genom att diskutera med allmänheten och engagera följare och intressenter genom att ställa frågor och starta diskussioner om relevanta frågor från Wikimedia-universumet. Det här är en del av arbetet för WMSE att bli, och upplevas, som en mer öppen och delaktig organisation än vad WMSE i dagsläget görs. Facebook kan också etableras som en kanal för allmänheten att ställa frågor till föreningen om WMSE:s arbete och även om Wikipedia.
Facebook är också en lämplig plattform att använda för olika kampanjer, till exempel när det gäller tävlingar som arrangeras av WMSE eller av den internationella Wikimedia rörelsen. För att dra in folk till Facebook-sidan kan man också arrangera mindre tävlingar (med små priser, till exempel Wikimediapennor eller muggar).
Twitter är ett viktigt verktyg för att nå till de grupper av människor som redan är intresserade av till exempel teknologi, internet samt digitalisering samt olika professionella grupper samt olika aktörer i samhället (institutioner, organisationer etc.). Därför är det möjligt att ha lite mer professionella diskussioner i Twitter än i Facebook.
Vad är också viktigt med Twitter är att enligt SOI2013 studien, är det ”mer än dubbelt så vanligt att läsa vad andra skriver på Twitter som att själv skriva” och att bara ”[tv]å procent [av användare] skriver dagligen” på Twitter. Därför kan det vara viktigt att också ha allmänt intressanta tweets om olika nyheter/evenemang/projekt i Twitter.
Twitterkontot @WikimediaSE kan också i större grad användas för att berätta om vad som händer på kontoret och vad man diskuterar i sitt dagliga arbete samt att dela ut intressanta artiklar/diskussioner som man själv har skapat eller hittar på andra platser för att kunna öka interaktionen med intressenter.
I nuläget använder några av WMSE:s olika projekt olika Twitterkonton. Detta kan vara lämpligt om projektet till exempel har en internationell inriktning och all kommunikation sker på engelska till en större internationell publik.
För mindre projekt som mestadels riktas mot svenska aktörer kan det vara lämpligare att istället för ett eget Twitterkonto (som kanske inte ens uppdateras så flitigt som vore önskvärt) använda olika hashtags för att markera till vilket projekt olika tweets från WMSE:s eget Twitterkonto är riktad mot.
Det här fungerar bättre då man inte kan uppdatera kontot varje dag av olika skäl eller då man annars skulle få svårt att attrahera en tillräckligt stor publik till ett enskild konto. På det här sättet blir också WMSEs huvudsakliga Twitterkonto mer mångfaldigt med innehåll, vilket kan vara intressant till en bredare publik inom olika områden. Med en innovativ användning av olika hashtags, till exempel med att ha koll på ”trending” hashtags (till exempel vid olika relevanta evenemang) kan man också dirigera trafik från olika grupper till WMSE:s konto och innehåll. Hashtags är också ett sätt att lokalisera information genom att använda hashtags som används flitigt i närområdet.
YouTube
Youtube är också en av de största webbplatser i Sverige då enligt SOI2013 rapporten 20 procent av män och 9 procent av kvinnor besöker den dagligen. Antalet användare är störst bland yngre människor, då mer än hälften av Svergies 12-15 åringar besöker Youtube dagligen.
För att bli mer transparent och tillgänglig till allmänheten bör WMSE:s Youtube-kanal uppdateras med jämna mellanrum (till exempel en gång per månad samt om det finns någon video från externa parter som kan vara intressant också för WMSE:s intressenter). Det här gör det enkelt för allmänheten samt till exempel journalister och intressenter att hitta relevant information och då får den här informationen också ett ansikte, som gör budskapet ännu mer attraktiv.
Man kan till exempel ha ett kort nyhetsklipp (inte mer än 5 minuter) 1-2 gånger per månad där man berättar om vad som har hänt den senaste tiden och vilka intressanta snackisar man har haft på kontoret eller med sina volontärer eller andra intressenter och olika aktörer. Man kan också ha intervjuer med sina intressenter eller volontärer samt att ha frågestund med allmänheten där alla frågor besvaras i videoformat. Naturligtvis kan kanalen då också användas till att promota alla kommande evenemang och för att berätta om hurdana olika evenemang (till exempel wikifika/skrivstugor) fungerar; detta då det inte är helt enkelt att förstå för den som kommer utanför den aktiva gruppen.
Den fjärde största kanalen inom sociala medier enligt SOI2013 är Instagram där man kan dela bilder med hashtags och kort text. Möjligheten att använda bilder från Wikimedia Commons i Instagram borde undersökas, då detta vore ett sätt att promota den här delen av Wikimedias arbete till allmänheten Också egna bilder från olika evenemang etc. kan delas och kommenteras via Instagram. Det går även att koppla ihop Instagramkontot med Twitterkontot för att öka spridningen av det som postas och inte behöva bygga upp och underhålla en ny följarbas i en ny kanal.
Pressmeddelanden och kontakt med journalister
Pressmeddelanden bör skickas alltid i början och i slutet av ett projekt, samt annars när det finns skäl till det. Dessa skäl kan vara till exempel att det finns framgångar som man vill förmedla till intressenter eller andra nyheter (relaterad till Wikimedia eller till Wikipedia) samt om det behövs mer intresse mot en evenemang eller ett projekt.
Pressmeddelanden kan också skickas till relevanta journalister i början av varje år för att berätta om vad som kommer hända med föreningen i år. Detta pressmeddelande kan ha en grov tidslinje om vad händer och när och länka till relevanta informationskällor/projektsidor. Detta är en viktig verktyg för journalister för att kunna planera in olika evenemang som WMSE har samt att kunna erbjuda en bredare insyn till allt WMSE jobbar med.
Ett sätt att rikta information på ett mer effektivt sätt är också att lista ut enskilda journalister som jobbar med olika teman vilka är relevanta för WMSE:s olika projekt. Då kan man ta direkt och mer personlig kontakt med dessa journalister utöver att man skickar ut mer generella pressmeddelanden.
WMSE:s nyhetsbrev till journalister
Nyhetsbrev är ett annat mer strukturerad sätt att nå ut till journalister. Detta nyhetsbrev skiljer sig från nyhetsbrevet till medlemmar då syftet med den här är att etablera Wikimedia Sverige som en förstaklassig källa för information inom Wikipedia och Wikimedia-rörelsen samt mer inom övergripande teman som till exempel öppna data och fri kultur/kunskap samt upphovsrättsfrågor online.
Struktur för nyhetsbrevet kan vara baserad på olika teman (rubriker) under vilka alla nyheter kommer att publiceras. Vilka rubriker att användas vid enskilda nyhetsbrev kan skiljas men tanken är att alla nyheter kan kategoriseras under dessa teman. Ett exempel är att använda hashtags som teman (till exempel #öppnadata eller #Wikipedia) då är det enkelt att även prata om nyheter som publiceras under dessa rubriker i sociala medier.
En annan viktig sak gällande nyhetsbrevet är att ha det visuellt lockande med ett layout som fungerar i email (se till exempel Fotografiskas medlemsbrev) med bilder som kommer från Wikimedia Commons. Detta är också ett bra sätt att få journalisterna att använda mer media från Commons.
För att nyhetsbrevet ska innehålla tillräckligt med relevanta nyheter är det viktigt att alla kan bidra till att skriva nyheter. Därför vore det viktigt att erbjuda möjligheten att skriva eller föreslå nyheter på föreningens wiki. Då det finns tillräckligt många nyheter under ett tema/rubrik kan dessa inkluderas i nyhetsbrevet. Då kan man även ha speciella nyhetsbrev som bara har specialteman. Detta gör budskapet ännu starkare jämfört med om man skriver kort om alla olika teman i varje nyhetsbrev. Detta gör det även enklare för journalisterna att skriva då de får mer information på en gång som de kan använda som grund.
WMF:s blogg, The Signpost, This month in GLAM samt This month in Education
Dessa är mycket lämpliga kanaler för att nå den internationella aktiva allmänheten. Här är det viktigt att berätta om man har åstadkommit någonting i Sverige som kan skalas upp och även genomföras av eller i samarbete med olika chapters eller om man har lärdomar/nyheter som är intressanta för Wikimedia-entusiaster globalt.
This month in GLAM samt This month in Education är lämpliga för att nå personer som har specialintressen av dessa områden och ett bra sätt att nå ut med information om vad WMSE arbetar med. Detta är viktigt för att den internationella Wikimedia-rörelsen ska fortsätta utvecklas och för att WMF och FDC skall vara medvetna om allt det arbete som utförs av WMSE.
Projektens webbplatser
På samma sätt som WMSE:s webbplats, bör projektens webbplatser användas som en hub av information för dessa projekt. Det är också viktigt att länka vidare till exempel WMSE:s webbsida samt alla möjliga externa webbsidor som är relevanta för projektet. Det är också viktigt att ha kontaktuppgifter till WMSE:s medarbetare för att göra det lättare för till exempelvis journalister att kunna fråga efter mer information om projektet.
Allt PR-material samt reklam för olika projekt måste också länka till projektets webbsidor för ytterligare information. Webbplatserna behöver inte ha eget interaktivt material men man kan exempelvis visa de senaste tweets (till exempel med projektets hashtag) eller texter om projektet som har publicerats till exempel i WMSE:s blogg eller i andra medier.
Wikipedia.se
Föreningen äger domännamnet https://Wikipedia.se (vilket i dagsläget omdirigerar till https://sv.wikipedia.org/wiki/Portal:Huvudsida) men planerar att under 2014 använda webbplatsen för att öka medvetenheten hos allmänheten om föreningens existens.