Mötesprotokoll/Årsmötesprotokoll 2023-04-22

Mötesprotokoll för Wikimedia Sveriges årsmöte 2023-04-22, som ägde rum på ArkDes i Stockholm samt digitalt. Mötet pågick mellan 10:35 och 12.54.  

1. Årsmötets öppnande

Föreningens ordförande Mattias Blomgren hälsade alla hjärtligt välkommen till årsmötet. Deltagarna fanns både digitalt och på plats i Arkdes lokaler.

Mattias berättade också om riktlinjer för inkluderande möten och påminner om dessa för att vi ska ha ett trevligt årsmöte.

• Mattias Blomgren förklarade årsmötet för öppnat.

2. Fastställande av röstlängd för mötet

Närvarande medlemmar registrerades vid ankomst och listan utgjorde underlag för röstlängden.

• Röstlängden fastställdes till 24 närvarande medlemmar.

3. Val av ordförande och sekreterare för mötet

• Gustaf Lind valdes till ordförande.
• Jenny Brandt valdes till sekreterare.

4. Val av justerare, tillika rösträknare

• Johanna Männikkö och Maria Holst valdes till justerare tillika rösträknare.

5. Fråga om årsmötets stadgeenliga utlysande

Josefine Hellroth Larsson föredrog att kallelsen skickades ut den 10 mars och att mötet därför var stadgeenligt utlyst. En första inbjudan gick ut den 10 februari.

6. Fastställande av föredragningslista

• Mötet fastställde föredragningslistan utan ändringar eller tillägg.

7. Verksamhetsberättelse samt årsredovisning med balans- och resultaträkning

Verksamhetschef John Andersson föredrog Verksamhetsberättelse 2022 genom att berätta om några höjdpunkter från året. Därefter bjöd John upp ett antal personer på scenen för att presentera olika delar av verksamheten 2022.

John berättade att kansliet, som tar fram verksamhetsberättelsen, lägger mycket tid och energi på den då kansliet ser framtagande som ett bra tillfälle att analysera verksamheten, fundera på hur arbetet ser ut, se vad som ska tas vidare och vad som möjligtvis ska avslutas.

John inledde med att berätta om att föreningen har några stora och omfattande projekt vars arbete påbörjades för några år sedan. Under 2022 säkerställdes även en hel del extra medel som gjorde att detta arbete kunde tas vidare och komma in i implementationsfasen. Därefter presenterades kort följande större händelser under året:

• Wikipedia för hela Sverige (Josefine Hellroth Larsson)
• CRM (customer relationship management), medlemshanteringssystem (Jenny Brandt)
• Teknikpoolen och ackreditering under projektet Stöd till gemenskapen (Axel Pettersson)
• Stöd till Wikimedia X under projektet Stöd till gemenskapen (Sara Mörtsell)
• Tematisk hubb för innehållspartnerskap (John Andersson)
• FN-samarbeten och Helpdesk (Eric Luth)
• Uppladdningar och mjukvara (André Costa)
• WikiGap (Eric Luth)
• Klimatrapporten (Eric Luth)

För den som vill läsa mer kan man ta del av kompletterande information och analyser i årsmötets underlag.

Sven-Erik Jonsson (kassör) föredrog Årsredovisning 2022.

Sven-Erik gav en översikt av året som gått utifrån ett ekonomiskt perspektiv.

De bokförda intäkterna låg på 7,1 miljoner kronor. Inkomna donationer under 2022 låg på en något lägre nivå än vad de gjorde året innan.

Sven-Erik informerar även att föreningen under året har ökat besparingarna med 13 000 kronor. Styrelsen föreslår att vinsten överförs till nästa års räkning.

Fråga från årsmötesdeltagare

Frågan gällde ekonomin, hur siffrorna såg ut för skulder och eget kapital för 2022.

Sven-Erik svarade:

Summa eget kapital per sista december 2023  5 197 739 kr

Summa kortfristiga skulder: 2 203 370 kr

Väsentliga händelser efter räkenskapsårets slut

Styrelsen beslutade att föreningen vid behov kan sälja av upp till en halv miljon av de värdepapper som vi fick i donation 2021.

8. Fastställande av balans- och resultaträkning, samt beslut om handhavande av uppkommen vinst eller förlust

Förslaget från styrelsen är att vinsten på 13 000 kronor överförs till nästa års räkning.

• Mötet antog balans- och resultaträkningen, samt beslutade att 2022 års vinst om 13 000 kronor överförs till nästa års räkning.

9. Revisionsberättelse

Revisionsberättelse 2022

• Mötet beslutade att lägga den auktoriserade revisorns samt verksamhetsrevisorns revisionsberättelser till handlingarna.

10. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet

• Mötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2022.

Styrelsens ledamöter deltog ej i beslutet

11. Information om verksamhetsplan och budget för innevarande år

Verksamhetsplan 2023

Punkten föredrogs av verksamhetschef John Andersson (verksamhetsplan) och kassör Sven-Erik Jonsson (budget).

John berättade om några fokus för föreningen under innevarande år. Som tidigare år ryms Wikimedia Sveriges projekt inom fyra programområden: Tillgång, Användning, Gemenskap och Möjliggörande.

Mer detaljer finns på föreningswikin under varje projektsida.

Fråga från årsmötesdeltagare:

Gällande face-to-face-rekrytering, tänker man sig anställda eller volontärer i den verksamheten? Är det i så fall volontärer som ska anställas, eller frivilliga?  

John Andersson svarade:

Vi kommer i första hand att anställa fyra personer. Det är korttidsanställningar för att göra riktade insatser och se vad som funkar. Beroende på hur det utfallet blir så kommer vi arbeta vidare med material, system, plattformar och så vidare, för att se hur vi kan finslipa ytterligare.

Förhoppningen är att inte bara stanna vid personal utan att ta fram ett bra underlag för att kunna skala upp och ge möjligheten till volontärer som vill engagera sig. Då kan de lära sig hur man kan prata om föreningen på ett bra sätt, vilka argument man bör föra fram och vilka frågor man kan förvänta sig få.

Mindre tester är gjorda men de sex veckor som kampanjen förväntas pågå kondenserar de erfarenheter vi får och skapar möjligheter framåt. Möjligen kan de hjälpa till att skala upp och att deras insatser även tas vidare till andra aktiviteter, till exempel vid mässor.

Budget 2023

Sven-Erik Jonsson, kassör, redogjorde för årets budget. Sven-Erik informerade om att föreningen behöver avtal som sträcker sig inpå/över 2024 för en mer stabil och säker ekonomi. Detta är något kansliet kommer arbeta med under innevarande år.

Föreningen gör ett omtag kring face-to-face-insamlingen, den pausades 2020 på grund av pandemin. Fokus blir medlemsvärvning under året.

Fråga från årsmötesdeltagare:

Under en tidigare punkt stod det att budgeten eller ekonomin möjliggjorde att man skulle kunna bli förmånstagare hos Postkodslotteriet. Finns det visioner om att bli förmånstagare? Hur ser horisonten ut idag?

Sven-Erik Johnsson och John Andersson svarar:

Sven-Erik förklarade om den tidigare punkten, att vi hade tillräcklig omsättning för att uppfylla kravet att få skicka in ansökningar.

John Andersson svarade att möjligheten att söka pengar finns varje år. Det finns vissa tekniska och form krav som vi behöver uppfylla för att ha rätt att söka. Bland annat ska föreningen ha en budget på 5 miljoner kronor i ett par år innan. De formella kraven uppfyller vi.

Den andra aspekten handlar om att vi behöver vara tillräckligt välkända och synliga som organisation. Det är där vi faller. De flesta känner till våra plattformar men de känner inte till föreningen.

Vi har fått pengar från Postkodstiftelsen för projektet Wikipedia för hela Sverige, som vi hoppas ska öka vår synlighet och därigenom skapa intresse från Postkodlotteriet. Det troliga är att vi behöver vänta några år innan vi söker igen. Det kan dröja till möjligtvis 2025.

▪ Mötet beslutade att lägga verksamhetsplanen till handlingarna.

▪ Mötet beslutade att lägga budgeten till handlingarna.

Röstlängden uppdaterades till 25

12. Godkännande av förslag till verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för nästkommande år (2024)

Mattias Blomgren, ordförande, föredrog punkten om föreningens verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar.

Majoriteten av projekten från 2023 fortsätter, men med ett internationellt fokus och tydligt kopplat till vår strategi.

Budgeten kommer att öka något, till 9–12 miljoner. En stor del är från Wikimedia Foundation, men ett aktivt arbete sker för att minska beroendet av pengar från en enskild finansiär.

Det treåriga verksamhetsbidraget från Wikimedia Foundation avslutas under året. Det är oklart hur systemet kommer att läggas upp efter det, men vår förväntan är att det kommer att vara en ny ansökningsrunda för flerårig finansiering.

Vi hoppas att under 2023 även säkra större projektbidrag för att använda under 2023 och 2024. Flera ansökningar är planerade eller påbörjade som kommer att påverka verksamheten under 2024.

Under 2023 hoppas vi bland annat att säkra ett flerårigt projektbidrag från Allmänna Arvsfonden. Den ökade synlighet som nås genom de planerade Arvsfondenprojektet och insamlingsarbetet hoppas vi ska leda till en ökad kännedom om föreningen. Vi hoppas också på större projektbidrag från Svenska institutet.

Vårt arbete med Wikispeech fortsätter med fokus på effektiv insamling av taldata. Vi gör detta för att göra Wikipedia och de andra plattformarna mer tillgängliga för personer med nedsatt läsförmåga. Vi vill också samla in data som behövs för att olika AI-lösningar ska fungera lika bra för alla, och vi bidrar därigenom till etisk AI i liten skala. Arbetet initieras i slutet av 2023, men skalas upp kraftigt under 2024. Vi hoppas lägga till fler språk, utveckla lexikon med mera.

Wikimedia Sverige fortsätter arbetet runt att utveckla en tematisk hubb för innehållspartnerskap. Vi förväntar oss dock ytterligare förseningar på grund av interna processer hos Wikimedia Foundation.

Insamling av gåvor och medlemsavgifter fortsätter att skalas upp och bygger vidare på erfarenheterna från 2023. Föreningen strävar efter att kraftigt öka de lokala insamlingskampanjerna under 2024. Förhoppningen är att vi i slutet av året kommer att ha cirka 1 200 betalande medlemmar, runt 20 organisationsmedlemmar och cirka 500 000 kronor i donationer.

Föreningen kommer även att fortsätta erbjuda visst kontrakterat arbete, inklusive Wikimedian in Residence-tjänster där andra organisationer anställer en Wikimediaexpert under kortare tid.

• Mötet godkände styrelsens förslag till verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar.

13. Motioner och propositioner

Två motioner hade inkommit:

Motion 1: Underteckna Wikimedia Affiliates Environmental Sustainability Covenant

Mattias Blomgren redogjorde för styrelsens förslag att avslå motionen. Styrelsens svar hittas här: https://se.wikimedia.org/wiki/%C3%85rsm%C3%B6te_2023/Motioner.

Ordförande öppnade upp för diskussion, frågor och kommentarer. Inga kommentarer eller frågor.

Styrelsen föreslog att avslå motionen.

• Mötet avslog motionen i enlighet med styrelsens förslag.

Motion 2: Möjliggör medlemskap för civilsamhällets ideella organisationer!

Mattias redogjorde för styrelsens förslag att bifalla motionen. Styrelsens svar hittas här: https://se.wikimedia.org/wiki/%C3%85rsm%C3%B6te_2023/Motioner.

Styrelsen föreslog att bifalla motionen.

• Mötet biföll motionen.

Föregående års motioner.

Mattias följde upp tidigare års motioner. Under 2022 inkom ingen motion, däremot lyfte Mattias arbetet med klimatrapporten som är ett arbete sprunget ur en motion från årsmötet 2021.

14. Fastställande av medlemsavgift för följande år (2024)

Styrelsen föreslog åt årsmötet att besluta om att fastställa medlemsavgiften till 100 kr för privatpersoner, 500 kr för stödmedlemskap och 5 000 kr för organisationsmedlemmar, vilket är oförändrat mot föregående år. Styrelsen föreslog vidare att medlemsavgifter inbetalade i sista kvartalet skall gälla även nästkommande år (avser nya medlemskap).

• Mötet beslutade i enlighet med styrelsens förslag.

15. Beslut om antalet ledamöter i Wikimedia Sveriges styrelse

Valberedningens Kristina Berg föredrog förslaget till 8 ledamöter samt en ordförande, totalt 9 personer i styrelsen.

• Mötet beslutade i enlighet med valberedningens förslag.

16. Val av ordförande – Kandidatlista

Valberedningens Kristina Berg informerade om kandidaterna.

• Mötet valde enhälligt Mattias Blomgren till ordförande för föreningen för en tid av ett år.

17. Val av styrelseledamöter – Kandidatlista

Valberedningens Kristina Berg informerade om kandidaterna.

De ledamöter som valdes 2022 och kvarstår ytterligare ett år är:

• Sven-Erik Jonsson
• Johanna Berg

Valberedningen föreslog följande kandidater:

• Ylva Pettersson (omval, 2 år)
• Bengt Oberger (omval, 2 år)
• Brit Stakston (omval, 2 år)
• Per Hasselberg (omval, 2 år)
• Sofie Jansson (omval, 2 år)
• Karl-Magnus Johansson (Nyval, 2 år)

Fråga från deltagare

Hur ser styrelsens geografiska spridning ut?

Kristina från valberedningen svarade

I huvudsak finns styrelsen i Stockholm och Göteborg. Två stycken bor utanför dessa regioner, i Karlstad och Skara.

• Mötet beslutade i enlighet med valberedningens förslag.

18. Val av revisorer och revisorssuppleant – Kandidatlista

Valberedningen föreslog följande fyra kandidater till omval:

• Maria Jalkenäs
• Kristoffer Mellberg
• Ana Duran
• Johnny Greinsmark

• Mötet beslutade i enlighet med valberedningens förslag.

19. Val av valberedningen och sammankallande – Kandidatlista

Ordförande Mattias Blomgren redogjorde för kandidater till valberedningen.

Mötet valde följande personer till valberedningen:

• Anders Wennersten (omval)
• Dan Frendin (omval)
• Kristina Berg (omval)
• Harald Andersson (omval)
• Sofie Wennström (nyval)

• Mötet beslutade i enlighet med valberedningens förslag.

Styrelsen föreslog att ge Kristina Berg fortsatt förtroende som sammankallande.

• Mötet valde Kristina Berg till sammankallande i valberedningen.

20. Övriga frågor

Övrig fråga från chatten rörande årsmötets tillgänglighet

Årsmötets tillgänglighet kan bli bättre. Det finns människor som av flera orsaker har svårt att delta i årsmötesförhandlingar endast via textbaserad kommunikation.

Svar från Mattias Blomgren, ordförande

Mattias svarade att vi kan ta kontakt med frågeställare och få mer utförliga synpunkter.

Mattias Blomgren tackade avgående styrelseledamot Olle Terenius. Mattias tackade även övrig styrelse och anställda på kansliet samt John Andersson och alla närvarande medlemmar. Mattias riktade också ett tack till mötesordförande Gustaf Lind.

21. Årsmötets avslutande

Omvalda ordföranden Mattias Blomgren avslutade årsmötet.