Mötesprotokoll/Protokoll 2013-09-14
- Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.
Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 25 september 2013 kl. 21.10 (CEST)
Justeringsman --ArildV (diskussion) 25 september 2013 kl. 07.47 (CEST)
- Tid
- 14 september 2013 klockan 10.30-17.15 på kontoret.
- Närvarande
Mattias Blomgren, Jan Ainali, Ylva Pettersson, Arild Vågen, Bengt Oberger, Holger Motzkau, Kristina Berg
- Frånvarande
Harald Andersson, Sverker Johansson
INLEDNING
Mötets öppnande
- Mötet öppnades.
Val av justeringsman
- Arild Vågen valdes.
Anmärkningar från senaste mötesprotokollet
- 2013-08-25
- Inga anmärkningar togs upp.
Beslutsuppföljning
Från styrelsemötet 2013-08-25:
- Jan och Holger går igenom exakt hur mycket pengar som prognostiserat finns kvar under året.
- Har utförts och förslag till omfördelning finns framtaget.
- Jan kontrollerar befintliga projekt och uppskattad kvarvarande arbetstid i dessa.
- Jan och Ylva tar fram förslag på bemanning och profil för Wikipedia i utbildning 2014.
- Tas upp under övriga frågor.
- Vissa projekt saknar mål i projektfaktamallen, vilket ska korrigeras. Detta skall åtgärdas senast till nästa styrelsemöte.
- Har inte hunnit utföras. Punkten ligger kvar till nästa möte.
Övriga rapporteringar från verksamhetschefen
- FDC
- FDC har svarat utan motivering vad gäller Europeana Awareness. Motivering ska begäras och efter denna tas beslut per capsulam om åtgärder.
- Påminnelse till FDC om den andra utbetalningen, som skulle skett 31 juli, ska lämnas.
- Jan rapporterade att ledarskapsträning har genomförts och var mycket nöjd med kursen.
Projekt/budget 2013
Budgetuppföljning
- Holger redogjorde för budgetuppföljning per 4 september. Förslag till omfördelning behandlas nedan.
Ledningsrapporter för projekt
- Ledningsrapport 2013
- Styrelsen uttryckte att nyhetsbrev skall skickas ut månatligen resten av året.
- Omfattning/aktuella förslag till förändring skall uppdateras utifrån fattade styrelsebeslut till nästa styrelsemöte.
- Statusen för Mål att skapa förutsättningar för att gemenskapen ska kunna aktivera tillägg för återkoppling och Mål är att få underlag för hur läsare idag betraktar innehållet sätts till grönt respektive orange med motiveringen att förutsättning finns, men gemenskapen valt att inte aktivera det, respektive att undersökning om riksdagsledamöters inställning genomförts.
- Inga förslag till förändringar fanns för enskilda projekt utan tas i helhet enligt nedanstående punkt.
Planering för resten av året
Omfördelning mellan kostnadsställen
Bakgrund: Cirka 183.000 kr budgeterad för personal kommer inte att förbrukas (cirka 5 månadslöner). Ytterligare 200.000 kr är fritt från överbudgeterade projekt/besparingar och ej fördelade medel. Jan redogjorde för förslag till omfördelning, vilket diskuterades.
- Styrelsen beslöt att godkänna förslag till omfördelning och förslag till nya projekt och utökningar enligt nedan.
- Förslag till omfördelning
- Överslag arbetsfördelning i enlighet med förslaget ovan.
Förslag till nya projekt och utökningar:
Stöd till gemenskapen (just nu har vi 6 personer som anmält intresse)
- Målet är att 3-6 personer genomför flygfotokurs, och sedan en flygfototur och laddar upp bilder till Wikimedia Commons.
Ämnesexperter (just nu har vi sju personer som anmält intresse, sex av dem med tider)
- Minst 10 personer skapar konto på Commons på plats.
- Minst 10 nya medlemmar i föreningen.
- Minst 50 personer anmäler att de vill ha mer information via e-post.
- CC-licens info - hjälpa CC Sverige
- Målet är att skapa och sprida material om fria licenser för att öka kännedomen om dessa. Finns också som specifikt högprioriterat projekt på Utbilda allmänheten.
- Upphovsrättsutredning - offentlig konst
- Målet är att fria licenser ska hamna på den politiska agendan.
- FSCONS
- Målet är att öka samarbetet med likasinnade organisationer.
- Målet är att intresset för sådana möten ökar.
- Utökning av WLM
- Utökning med priser för att göra vinnarna till bättre talespersoner framöver. Framförallt t-shirts (WLM och "Jag fotograferar för Wikipedia")
- Utöka Wikipedia i Utbildning
- Nytryck av broschyrer som är slut och mer profilmaterial till ambassadörer och wikipedagoger så att de känner större tillhörighet och delaktighet.
- Open Access
- Göra de som redan är förespråkare för Open Access till Champions, ge dem ett helt kit. Informationsbrev om vad vi tycker, T-shirt, NC-broschyr, Fri offentlig information broschyr, dekaler och penna.
Budgetomfördelning
Kostnadsställe | Förändring | Motivering |
---|---|---|
2020 Verksamhetsplanering | 4.000 | Mer arbete krävs. |
2030 Intern kommunikation, porto | -9.000 | Överbudgeterat, beräknas inte att arbeta upp hela delen och kan omfördelas. |
2070 Kontor | -45.000 | Överbudgeterat, beräknas inte att arbeta upp hela delen och kan omfördelas. |
2090 Datorutrustning | -7.000 | Överbudgeterat, beräknas inte att arbeta upp hela delen och kan omfördelas. |
2120 Förbrukningsvaror | -7.000 | Behovet av förbrukningsvaror är mindre än planerat. |
2140 Bankavgifter | -1.000 | Nivån på bankavgifter är mindre än planerat. |
2150 Postbox, andra postkostnader | -1.000 | Nivån på postbox är mindre än planerat. |
2170 Andra annonser | +35.000 | Ny annonsering på Addresspoint. |
2190 Försäkringar | -10.000 | Nivån på Försäkringar är mindre än planerat. |
2200 Bokföring, revision | -35.000 | Nivån på Bokföring och revision är mindre än planerat. |
2230 Övriga personalresor (t.ex. Chapters meeting) | -30.000 | Inga fler generella resor inplanerade. |
3103 Vitbok 2.0 | -206 | Projektet helt stängt i och med denna. |
3105 GLAM-presentationer | +10.000 | Nytt projekt. (Beslut taget tidigare, med för information.) |
3202 Föreningen psykisk hälsa | -2300 | Projektet helt stängt i och med denna. |
3205 Spread the sign | +10.000 | Nytt projekt. (Beslut taget tidigare, med för information.) |
4105 Wikipedia i utbildning | +15.000 | Utökning för material. |
4202 Open Access | +12.500 | Nytt projekt. |
5107 Flygfotoprojekt | +46.000 | Nytt projekt. |
5402 Fotomässan | +30.000 | Nytt projekt. |
6102 Umepedia - förstudie | +6.000 | Utökning för extra resa till Umeå. |
6104 CC-licensinformation | +13.000 | Nytt projekt. |
7203 Upphovrättsutredning | +50.000 | Nytt projekt. |
7204 FSCONS | +20.000 | Nytt projekt. |
Addresspoint
- Förslag att detta genomförs, i enlighet med omfördelning ovan.
- Styrelsen beslöt att genomföra enligt förslaget.
- Utkastet till verksamhetsplan, inklusive tillhörande diskussion, gicks igenom.
- Styrelsen beslöt att den preliminära verksamhetsplanen för 2014 kan ligga till underlag för ansökan till FDC. https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Verksamhetsplan_2014&oldid=25489
Se speciellt kalkylbladet.
- Jan redogjorde för förslag till budget för 2014.
- Styrelsen beslöt att anta förslaget till budget 2014 som underlag för FDC-ansökan.
Ansökan till FDC
(mall)
- Jan presenterade och gick igenom mallen.
Tidplan för FDC-ansökan fastställdes enligt följande:
- Utkast till ansökan klar 21 september. Meddelas i septembers nyhetsbrev där inbjudan till kommentarer ges.
- Diskussionssida på WMSE-wikin läggs upp och styrelsen och medlemmar lämnar kommentarer fram till 26 september.
- Ansökan lämnas in 30 september.
Personalfrågor
- Inga personalfrågor behandlades.
- Styrelsen beslöt, för att effektivisera rutinerna kring resehantering och minska de administrativa kostnaderna, att skattefritt traktamente betalas ut enbart om reseräkning lämnats in senast vid angiven tidpunkt enligt resepolicyn ("Senast den 3:e eller första arbetsdagen i varje månad").
- Ny mening i resepolicyn "Skattefria traktamenten betalas ut enligt Skatteverkets regler om resan har fullständigt redovisats i tid." [1]
- Beslutet gäller från och med månadsskiftet september/oktober 2013.
Övriga frågor
Utkast på arbetsbeskrivning
- Styrelsen fann Ylvas utkast till arbetsbeskrivning för Wikipedia i utbildning bra och gav Ylva och Jan i uppdrag att göra slutjusteringar.
- Annonsen bör publiceras snarast med hänsyn till tiden för ansökan och uppsägningstid för nuvarande tjänst.
- Styrelsen uppdrog åt Bengt att besvara WMF-enkäten om erfarenheter från föreningens första anställning.
Datum för kommande styrelsemöten
- Nästa styrelsemöte hålls måndagen den 14 oktober klockan 18.30 på kontoret/via Google Hangout.
- Doodle angående heldags styrelsemöte i januari skickas ut av Mattias.
Utvärdering verksamhetschefsavtal
- Utvärderingen genomförs så snart FDC ansökan är klar.
Mötets avslutande
- Mötet avslutades.