Mötesprotokoll/Protokoll 2013-09-14

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 25 september 2013 kl. 21.10 (CEST)
Justeringsman --ArildV (diskussion) 25 september 2013 kl. 07.47 (CEST)


Tid
14 september 2013 klockan 10.30-17.15 på kontoret.
Närvarande

Mattias Blomgren, Jan Ainali, Ylva Pettersson, Arild Vågen, Bengt Oberger, Holger Motzkau, Kristina Berg

Frånvarande

Harald Andersson, Sverker Johansson

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Arild Vågen valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-08-25:

  • Jan och Holger går igenom exakt hur mycket pengar som prognostiserat finns kvar under året.
    • Har utförts och förslag till omfördelning finns framtaget.
  • Jan kontrollerar befintliga projekt och uppskattad kvarvarande arbetstid i dessa.
  • Jan och Ylva tar fram förslag på bemanning och profil för Wikipedia i utbildning 2014.
    • Tas upp under övriga frågor.
  • Vissa projekt saknar mål i projektfaktamallen, vilket ska korrigeras. Detta skall åtgärdas senast till nästa styrelsemöte.
    • Har inte hunnit utföras. Punkten ligger kvar till nästa möte.

Övriga rapporteringar från verksamhetschefen

  • FDC
    • FDC har svarat utan motivering vad gäller Europeana Awareness. Motivering ska begäras och efter denna tas beslut per capsulam om åtgärder.
    • Påminnelse till FDC om den andra utbetalningen, som skulle skett 31 juli, ska lämnas.
  • Jan rapporterade att ledarskapsträning har genomförts och var mycket nöjd med kursen.

Projekt/budget 2013

Budgetuppföljning

  • Holger redogjorde för budgetuppföljning per 4 september. Förslag till omfördelning behandlas nedan.

Ledningsrapporter för projekt

  • Ledningsrapport 2013
  • Styrelsen uttryckte att nyhetsbrev skall skickas ut månatligen resten av året.
  • Omfattning/aktuella förslag till förändring skall uppdateras utifrån fattade styrelsebeslut till nästa styrelsemöte.
  • Statusen för Mål att skapa förutsättningar för att gemenskapen ska kunna aktivera tillägg för återkoppling och Mål är att få underlag för hur läsare idag betraktar innehållet sätts till grönt respektive orange med motiveringen att förutsättning finns, men gemenskapen valt att inte aktivera det, respektive att undersökning om riksdagsledamöters inställning genomförts.
  • Inga förslag till förändringar fanns för enskilda projekt utan tas i helhet enligt nedanstående punkt.

Planering för resten av året

Omfördelning mellan kostnadsställen

Bakgrund: Cirka 183.000 kr budgeterad för personal kommer inte att förbrukas (cirka 5 månadslöner). Ytterligare 200.000 kr är fritt från överbudgeterade projekt/besparingar och ej fördelade medel. Jan redogjorde för förslag till omfördelning, vilket diskuterades.

Förslag till nya projekt och utökningar:
Flygfoto

Stöd till gemenskapen (just nu har vi 6 personer som anmält intresse)

  • Målet är att 3-6 personer genomför flygfotokurs, och sedan en flygfototur och laddar upp bilder till Wikimedia Commons.
Fotomässan

Ämnesexperter (just nu har vi sju personer som anmält intresse, sex av dem med tider)

  • Minst 10 personer skapar konto på Commons på plats.
  • Minst 10 nya medlemmar i föreningen.
  • Minst 50 personer anmäler att de vill ha mer information via e-post.
CC-licens info - hjälpa CC Sverige
  • Målet är att skapa och sprida material om fria licenser för att öka kännedomen om dessa. Finns också som specifikt högprioriterat projekt på Utbilda allmänheten.
Upphovsrättsutredning - offentlig konst
  • Målet är att fria licenser ska hamna på den politiska agendan.
FSCONS
  • Målet är att öka samarbetet med likasinnade organisationer.
  • Målet är att intresset för sådana möten ökar.
Utökning av WLM
  • Utökning med priser för att göra vinnarna till bättre talespersoner framöver. Framförallt t-shirts (WLM och "Jag fotograferar för Wikipedia")
Utöka Wikipedia i Utbildning
  • Nytryck av broschyrer som är slut och mer profilmaterial till ambassadörer och wikipedagoger så att de känner större tillhörighet och delaktighet.
Open Access
  • Göra de som redan är förespråkare för Open Access till Champions, ge dem ett helt kit. Informationsbrev om vad vi tycker, T-shirt, NC-broschyr, Fri offentlig information broschyr, dekaler och penna.
Budgetomfördelning
Kostnadsställe Förändring Motivering
2020 Verksamhetsplanering 4.000 Mer arbete krävs.
2030 Intern kommunikation, porto -9.000 Överbudgeterat, beräknas inte att arbeta upp hela delen och kan omfördelas.
2070 Kontor -45.000 Överbudgeterat, beräknas inte att arbeta upp hela delen och kan omfördelas.
2090 Datorutrustning -7.000 Överbudgeterat, beräknas inte att arbeta upp hela delen och kan omfördelas.
2120 Förbrukningsvaror -7.000 Behovet av förbrukningsvaror är mindre än planerat.
2140 Bankavgifter -1.000 Nivån på bankavgifter är mindre än planerat.
2150 Postbox, andra postkostnader -1.000 Nivån på postbox är mindre än planerat.
2170 Andra annonser +35.000 Ny annonsering på Addresspoint.
2190 Försäkringar -10.000 Nivån på Försäkringar är mindre än planerat.
2200 Bokföring, revision -35.000 Nivån på Bokföring och revision är mindre än planerat.
2230 Övriga personalresor (t.ex. Chapters meeting) -30.000 Inga fler generella resor inplanerade.
3103 Vitbok 2.0 -206 Projektet helt stängt i och med denna.
3105 GLAM-presentationer +10.000 Nytt projekt. (Beslut taget tidigare, med för information.)
3202 Föreningen psykisk hälsa -2300 Projektet helt stängt i och med denna.
3205 Spread the sign +10.000 Nytt projekt. (Beslut taget tidigare, med för information.)
4105 Wikipedia i utbildning +15.000 Utökning för material.
4202 Open Access +12.500 Nytt projekt.
5107 Flygfotoprojekt +46.000 Nytt projekt.
5402 Fotomässan +30.000 Nytt projekt.
6102 Umepedia - förstudie +6.000 Utökning för extra resa till Umeå.
6104 CC-licensinformation +13.000 Nytt projekt.
7203 Upphovrättsutredning +50.000 Nytt projekt.
7204 FSCONS +20.000 Nytt projekt.

Addresspoint

  • Förslag att detta genomförs, i enlighet med omfördelning ovan.
  • Styrelsen beslöt att genomföra enligt förslaget.

Verksamhetsplan 2014

Budget 2014

Se speciellt kalkylbladet.

  • Jan redogjorde för förslag till budget för 2014.
  • Styrelsen beslöt att anta förslaget till budget 2014 som underlag för FDC-ansökan.

Ansökan till FDC

(mall)

  • Jan presenterade och gick igenom mallen.

Tidplan för FDC-ansökan fastställdes enligt följande:

  • Utkast till ansökan klar 21 september. Meddelas i septembers nyhetsbrev där inbjudan till kommentarer ges.
  • Diskussionssida på WMSE-wikin läggs upp och styrelsen och medlemmar lämnar kommentarer fram till 26 september.
  • Ansökan lämnas in 30 september.

Personalfrågor

  • Inga personalfrågor behandlades.

Resepolicy

  • Styrelsen beslöt, för att effektivisera rutinerna kring resehantering och minska de administrativa kostnaderna, att skattefritt traktamente betalas ut enbart om reseräkning lämnats in senast vid angiven tidpunkt enligt resepolicyn ("Senast den 3:e eller första arbetsdagen i varje månad").
  • Ny mening i resepolicyn "Skattefria traktamenten betalas ut enligt Skatteverkets regler om resan har fullständigt redovisats i tid." [1]
  • Beslutet gäller från och med månadsskiftet september/oktober 2013.

Övriga frågor

Utkast på arbetsbeskrivning

  • Styrelsen fann Ylvas utkast till arbetsbeskrivning för Wikipedia i utbildning bra och gav Ylva och Jan i uppdrag att göra slutjusteringar.
  • Annonsen bör publiceras snarast med hänsyn till tiden för ansökan och uppsägningstid för nuvarande tjänst.
  • Styrelsen uppdrog åt Bengt att besvara WMF-enkäten om erfarenheter från föreningens första anställning.

Datum för kommande styrelsemöten

  • Nästa styrelsemöte hålls måndagen den 14 oktober klockan 18.30 på kontoret/via Google Hangout.
  • Doodle angående heldags styrelsemöte i januari skickas ut av Mattias.

Utvärdering verksamhetschefsavtal

  • Utvärderingen genomförs så snart FDC ansökan är klar.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.