Mötesprotokoll/Protokoll 2014-05-12

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 23 maj 2014 kl. 19.29 (CEST)
Justeringsman Kriber (diskussion) 23 maj 2014 kl. 18.05 (CEST)


Tid
12 maj 2014 klockan 18.30-20.40 på kontoret/via Google Hangout.
Närvarande

Mattias Blomgren, Kristina Berg, Bengt Oberger, Maria Arneng, Holger Motzkau, Arild Vågen (fr o m Rapportering från verksamhetschefen), Harald Andersson (fr o m Övriga frågor/Jävsriktlinjer), Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14
  • Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
    • 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
    • 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.
    • 2014-02-17: Den 13 januari fick vi godkännande av texten, efter mindre justering av sidfoten, från WMF legal team, men inget datum för utskick har givits.
    • 2014-03-16: Små ändringar i formulering, skickas förmodligen inom en månad.
    • 2014-04-14: Brevet har inte skickats ut.
    • 2014-05-12: Brevet har inte skickats ut. Påminnelse har skickats till WMF, men de har inte svarat.
Från styrelsemötet 2013-12-09
  • KPMG:s internkontrollrapport
    • Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
      • 2014-02-17: Skulle lösas i Swedbank istället för Bluegarden. Jan kontaktar Swedbanks support.
      • 2014-03-16: Ändring av inställning i Swedbank återstår.
      • 2014-04-14: Arbete pågår.
      • 2014-05-12: E-lönelista beställd hos Swedbank. Förhoppningsvis kan den användas redan i nästa lönekörning.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan och Holger i uppdrag att förbereda redovisningen i CiviCRM.
    • 2014-01-25: Uppdraget utfört, några tillägg av budgetstorlekar kvarstår.
    • 2014-02-17: Budget och planerade kostnader kvarstår. Beräknas vara klart under veckan.
    • 2014-03-16: Budget för övergripande kostnader kvarstår.
    • 2014-04-14: Budget för övergripande kostnader klart. Planerade kostnader och periodiseringar kvarstår.
    • 2014-05-12: Planerade kostnader och periodiseringar inlagda.
Från styrelsemötet 2014-02-17
  • Verksamhetschefens tilläggsavtal går ut i mars, process för nytt borde börja.
    • Styrelsen beslöt att att uppdraga åt Mattias, Holger och Bengt att hantera frågan och ha förslag framme till konstituerande styrelsemöte.
    • 2014-04-14: Arbete pågår.
    • 2014-05-12: Avtal framtaget och överenskommet. Utvärdering av förra avtalet genomfört, där det inkommit mycket bra synpunkter från de anställda.
Från styrelsemötet 2014-04-14
  • Jan undersöker vilka konsekvenser det nya kollektivavtalet får.
    • 2014-05-12: Jan hade gått igenom konsekvenserna och funnit att en formulering i arbetstidspolicyn behöver justeras.
      • Lönepolicyn bör inte ha hänvisningar till uppgifter för enstaka år. Meningen: "För 2012 var denna 2,6% varav medlemmar i Unionen garanteras minst 320 kr. Den överskjutande delen av lönejusteringen fördelas på alla anställda efter en bedömning av lönekriterierna nedan." bör tas bort
      • Arbetstid för anställda: "Arbetstiden rekommenderas till 08.30-17.00." bör bytas till "Arbetstiden är 08.30-17.00." för att vara i linje med skrivningen om reglerad arbetstid.
      • Styrelsen beslöt att godkänna de föreslagna förändringarna i formuleringarna. Lönepolicy: https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=L%C3%B6nepolicy&oldid=32869, Arbetstid för anställda: https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Arbetstid_f%C3%B6r_anst%C3%A4llda&oldid=32870
      • För information: Det är svårare att ha tidsbegränsat anställda. Det får inte vara "arbetsuppgifter som normalt sett utförs hos arbetsgivaren". Eftersom alla jobbar med just sådant som vi har gjort, och sådant vi rimligen planerar att göra för överskådlig framtid bör allas avtal på sikt omvandlas till tillsvidareanställningar.
  • Lönerevision påbörjas efter påsk.
    • 2014-05-12: Lönesamtal inplanerade denna vecka.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Uppdateringar på ansökningar till (f.d.) Ungdomsstyrelsen (342 000 kr) och Internetfonden (337 000) har gjorts. Svar kommer i närtid.
  • EU-ansökan landade på €146 625 över tre år för vår del.
  • Vi håller på att teckna samarbetsavtal om batchuppladdning, workshops, fototävling m.m. (24 000 + 15 000 + 65 000 kr)
  • Fyra av myndigheterna i centralmuseerna har skickat in medlemsansökan till föreningen.
  • Planering av revision pågår.
  • Information: http://www.sverigesmuseer.se/nyheter/2014/05/centralmuseerna-samarbetar-med-wikimedia-sverige/

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

Ledningsrapporter för projekt

Personalfrågor

  • Arbetsmiljöarbetet: Enligt arbetsmiljöpolicyn skall rapportering ske till ny styrelse.
    • Rapport: Under förra året genomfördes en protokollförd genomgång samt kontinuerlig uppföljning av implementeringen av vissa mindre åtgärder. En ytterligare protokollförd uppföljning har gjorts i år och en större ordinarie genomgång är inbokad. Inga incidenter har inträffat.

Övriga frågor

  • Kandidater Affiliate-selected Board seats. Diskussion om kandidaterna och hur WMSE bör rösta.
    • Styrelsen beslöt att ge kandidaterna följande rankning: Anders Wennersten 1, Alice Wiegand 2, Patricio Lorente 3, Frieda Brioschi 4. WMSE lämnar in sina röster snarast, vilket görs av Mattias.
  • Jävsriktlinjer - begreppet "gemenskapens projekt används för projekt" generaliseras till "stöd riktat till gemenskapen" Styrelsen beslöt att ändra formuleringen till:
    • Riktlinjerna syftar inte till att förhindra att: föreningens medel för stöd riktat till gemenskapen används för projekt för vilka medel söks av styrelseledamöter eller anställda i sina egenskaper av wikipedianer; https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=J%C3%A4vsriktlinjer&oldid=32871
    • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta fram rutiner för att kontrollera när förmånsbeskattning kan bli aktuellt i dessa fall.
  • Följdfråga på detta: ska målen inkludera (efter omräkning) sådant styrelsen och anställda gör i egenskaper av wikipedianer?
    • Ja, målen ska justeras (men spar data så att det går att redovisa särskiljt).

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.