Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 20 september 2014 kl. 18.20 (CEST)[svara]
Justeringsman --Prolineserver (diskussion) 20 september 2014 kl. 12.08 (CEST)[svara]

Tid: 24 augusti 2014 klockan 10.00-16.30 på kontoret.
Närvarande

Mattias Blomgren, Kristina Berg, Arild Vågen, Holger Motzkau, Ylva Pettersson, Bengt Oberger, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Harald Andersson, Maria Arneng

INLEDNING

Mötets öppnande

Mötet öppnades.

Val av justeringsman

Holger Motzkau valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

2014-06-15
Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14

Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
- 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
- 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.
- 2014-02-17: Den 13 januari fick vi godkännande av texten, efter mindre justering av sidfoten, från WMF legal team, men inget datum för utskick har givits.
- 2014-03-16: Små ändringar i formulering, skickas förmodligen inom en månad.
- 2014-04-14: Brevet har inte skickats ut.
- 2014-05-12: Brevet har inte skickats ut. Påminnelse har skickats till WMF, men de har inte svarat.
- 2014-06-15: Några brev har skickats, oklart hur många. De andra är på väg. Jan ber att utskick av huvudbatchen görs i slutet av augusti.
- 2014-08-24: Avvaktar.

Från styrelsemötet 2013-12-09

KPMG:s internkontrollrapport
- Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
  - 2014-02-17: Skulle lösas i Swedbank istället för Bluegarden. Jan kontaktar Swedbanks support.
  - 2014-03-16: Ändring av inställning i Swedbank återstår.
  - 2014-04-14: Arbete pågår
  - 2014-05-12: E-lönelista beställd hos Swedbank. Förhoppningsvis kan den användas redan i nästa lönekörning.
  - 2014-06-15: Det är klart och den kan användas vid nästa körning. En omställning behöver göras inför körningen. Kontrollera med Swedbank om den gamla möjligheten kan avslutas.
  - 2014-08-24: Klart till nästa körning.

Från styrelsemötet 2014-04-14

Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
- 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
- 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.

Från styrelsemötet 2014-05-12

Jävsriktlinjer: Jan tar fram rutiner för att kontrollera när förmånsbeskattning kan bli aktuellt i dessa fall.
- 2014-06-15: Arbetet har påbörjats och frågor har ställts till Skatteverket, varifrån vi väntar på svar.
- 2014-08-24: Utredning har gjorts och det leder till att vi får vara väldigt restriktiva med hur saker ges ut till anställda i egenskap som volontärer. Jan ska dessutom göra en utredning om sådant har skett tidigare. Vid sådana ansökningar måste höjd för förmånsbeskattning göras. Detta ska dokumenteras i policyn för ersättningar.

Från styrelsemötet 2014-06-15

Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
- 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
Jan fick i uppdrag att lägga till listan med projektansökningar under Diarium.
- 2014-08-24: Klart.
Projekt "Öppna läromedel" på Wikibooks. Styrelsen önskar en tydlighet i kommunikationen om Wikimedia-projekt utåt och gav Jan i uppdrag att ta upp en diskussion inom kansliet om detta.
- 2014-08-24: Det har kommunicerats.
Mejl om andra utbildningswikis. Jan tillser att kontakt tas och bokar en träff.
- 2014-08-24: Diskussion pågår och fråga väckt på Wikibooks.
Styrelsen beslöt att ansöka om 90-konto och gav i uppdrag till Jan att påbörja arbetet med detta direkt.
- 2014-08-24: Påbörjat. Kommer att fördröjas till nästa år.

Rapportering från verksamhetschefen

Jan rapporterade om pågående projektansökningar. Wikipediastäder kommer att bli en större ansökan och där vi behöver ha fler icke-offentligt finansierade partners. QRpedia-delen är en liten del av det projektet.
Projektledarbyte mellan Sara och Axel för projekt Kvinnor på Wikipedia och Fria inspelningar av PD-musik.
Våra API:er-evenemang kommer att ske, sponsrat av .SE.
På offentliga möten arrangerade av kansliet ska vi nämna våra riktlinjer för trevliga möten. Policyn används som en rutin inom projekten.

Placeringspolicy

Styrelsen beslöt att anta placeringspolicy https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Placeringspolicy&oldid=35197:
- Föreningen ska placera likvida tillgångar företrädesvis på konton med hög ränta. Dessa placeringar ska ej vara spekulativa.
- Kontona ska vara i svenska kronor och ska omfattas av den svenska insättningsgarantin.
- På varje kreditinstitut ska inte placeras mer än som omfattas av insättningsgarantin.
- För förfogande på konton med mer än 10 000 kr ska det behövas två i förening som gör uttag till konton som inte ägs av föreningen.
- Tillgångarna får bindas efter verksamhetens behov, dock högst med tre månaders bindningstid.
- Verksamhetschefen och kassören beslutar om placeringen inom denna policys ramar, och informerar styrelsen vid större förändringar.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

Budget och utfall gicks igenom.
Till nästa styrelsemöte kommer en mer detaljerad prognos tas fram.

Ledningsrapporter för projekt

Ledningsrapport 2014
- Ledningsrapporten gicks igenom.

Verksamhetsplanering

Utifrån medlemsmötet 2014-08-23 och inför ansökan till WMF, diskuterades verksamhetsplanen, mål och projekt för 2015.
Alla nya projekt stäms av mot WMF:s Global Metrics https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Learning_%26_Evaluation/Global_Metrics. Dock får inte visionen tappas till följd av alla mål.
Vi måste bli bättre på att beskriva en historia om hur det vi gör ger en påverkan.
WMF-ansökan för två år diskuterades. Styrelsen ställde sig positiv till att lämna in en ansökan för två år.
- Vid en tvåårsansökan krävs att frågan om kommunikation tas med.
- För år två bör vi vara mer visionära än för första året.
De olika områdena prioriterades enligt följande:
Frigöra innehåll
- Information om fria licenser - Har inte arbetats med så mycket än.
- Påverka organisationer - Kan flyttas resurser till Praktiskt stöd
- Praktiskt stöd
Fri kunskap i utbildning
- Wikipedia i utbildning
- Frigöra forskning
Stöd till gemenskapen
- Stöd till aktiva skribenter
- Underrepresenterade grupper
- Möten för aktiva skribenter
- Ämnesexperter
Läsardeltagande
- Utbilda allmänheten
- Användbarhet
Information om fri kunskap
- Fri kunskap och licenser på politiska agendan
- Påverka institutioner
Styrelsen ansåg att fördelningen mellan områdena lämnas oförändrade mot ansökan för 2014.

Offentlig konst

Diskuterades. Se styrelsewikin.

Personalfrågor

Inga frågor behandlades.

Övriga frågor

Inköpspolicy

Av arbetsmiljöskäl önskas att styrelsen ger ett utlåtande på vad "avsevärt bättre" betyder i praktiken.
- Frågan diskuterades och styrelsen fann att ingen ändring av formuleringen behövde göras. Verksamhetschefen kan fatta beslut inom policyns ramar.

Wikipedia.se

Utifrån den diskussion som uppstått inom gemenskapen vid lanseringen av Wikipedia.se, diskuterade styrelsen de inkomna synpunkterna och beslöt att göra följande ändringar på webbplatsen:
Tydliggör avsändaren.
Annonsera Wiki Loves Monuments.
Gör ett förslag på en sida liknande http://wikipedia.org, men med de språkversioner som som valts att lyftas fram enligt tidigare beslut, det vill säga de större språk som talas i Sverige.

Visitkort och e-postadress

Diskuterades om visitkort och e-postadress enligt förnamn.efternamn(at)wikipedia.se
Styrelsen beslöt att erbjuda Wikipedias presskontakt detta.

Mötets avslutande

Mötet avslutades.