Mötesprotokoll/Protokoll 2014-08-24

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 20 september 2014 kl. 18.20 (CEST)
Justeringsman --Prolineserver (diskussion) 20 september 2014 kl. 12.08 (CEST)


Tid
24 augusti 2014 klockan 10.00-16.30 på kontoret.
Närvarande

Mattias Blomgren, Kristina Berg, Arild Vågen, Holger Motzkau, Ylva Pettersson, Bengt Oberger, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Harald Andersson, Maria Arneng

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Holger Motzkau valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14
  • Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
    • 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
    • 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.
    • 2014-02-17: Den 13 januari fick vi godkännande av texten, efter mindre justering av sidfoten, från WMF legal team, men inget datum för utskick har givits.
    • 2014-03-16: Små ändringar i formulering, skickas förmodligen inom en månad.
    • 2014-04-14: Brevet har inte skickats ut.
    • 2014-05-12: Brevet har inte skickats ut. Påminnelse har skickats till WMF, men de har inte svarat.
    • 2014-06-15: Några brev har skickats, oklart hur många. De andra är på väg. Jan ber att utskick av huvudbatchen görs i slutet av augusti.
    • 2014-08-24: Avvaktar.
Från styrelsemötet 2013-12-09
  • KPMG:s internkontrollrapport
    • Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
      • 2014-02-17: Skulle lösas i Swedbank istället för Bluegarden. Jan kontaktar Swedbanks support.
      • 2014-03-16: Ändring av inställning i Swedbank återstår.
      • 2014-04-14: Arbete pågår
      • 2014-05-12: E-lönelista beställd hos Swedbank. Förhoppningsvis kan den användas redan i nästa lönekörning.
      • 2014-06-15: Det är klart och den kan användas vid nästa körning. En omställning behöver göras inför körningen. Kontrollera med Swedbank om den gamla möjligheten kan avslutas.
      • 2014-08-24: Klart till nästa körning.
Från styrelsemötet 2014-04-14
  • Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
    • 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
    • 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.
Från styrelsemötet 2014-05-12
  • Jävsriktlinjer: Jan tar fram rutiner för att kontrollera när förmånsbeskattning kan bli aktuellt i dessa fall.
    • 2014-06-15: Arbetet har påbörjats och frågor har ställts till Skatteverket, varifrån vi väntar på svar.
    • 2014-08-24: Utredning har gjorts och det leder till att vi får vara väldigt restriktiva med hur saker ges ut till anställda i egenskap som volontärer. Jan ska dessutom göra en utredning om sådant har skett tidigare. Vid sådana ansökningar måste höjd för förmånsbeskattning göras. Detta ska dokumenteras i policyn för ersättningar.
Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
  • Jan fick i uppdrag att lägga till listan med projektansökningar under Diarium.
    • 2014-08-24: Klart.
  • Projekt "Öppna läromedel" på Wikibooks. Styrelsen önskar en tydlighet i kommunikationen om Wikimedia-projekt utåt och gav Jan i uppdrag att ta upp en diskussion inom kansliet om detta.
    • 2014-08-24: Det har kommunicerats.
  • Mejl om andra utbildningswikis. Jan tillser att kontakt tas och bokar en träff.
    • 2014-08-24: Diskussion pågår och fråga väckt på Wikibooks.
  • Styrelsen beslöt att ansöka om 90-konto och gav i uppdrag till Jan att påbörja arbetet med detta direkt.
    • 2014-08-24: Påbörjat. Kommer att fördröjas till nästa år.

Rapportering från verksamhetschefen

  • Jan rapporterade om pågående projektansökningar. Wikipediastäder kommer att bli en större ansökan och där vi behöver ha fler icke-offentligt finansierade partners. QRpedia-delen är en liten del av det projektet.
  • Projektledarbyte mellan Sara och Axel för projekt Kvinnor på Wikipedia och Fria inspelningar av PD-musik.
  • Våra API:er-evenemang kommer att ske, sponsrat av .SE.
  • På offentliga möten arrangerade av kansliet ska vi nämna våra riktlinjer för trevliga möten. Policyn används som en rutin inom projekten.

Placeringspolicy

  • Styrelsen beslöt att anta placeringspolicy https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Placeringspolicy&oldid=35197:
    • Föreningen ska placera likvida tillgångar företrädesvis på konton med hög ränta. Dessa placeringar ska ej vara spekulativa.
    • Kontona ska vara i svenska kronor och ska omfattas av den svenska insättningsgarantin.
    • På varje kreditinstitut ska inte placeras mer än som omfattas av insättningsgarantin.
    • För förfogande på konton med mer än 10 000 kr ska det behövas två i förening som gör uttag till konton som inte ägs av föreningen.
    • Tillgångarna får bindas efter verksamhetens behov, dock högst med tre månaders bindningstid.
    • Verksamhetschefen och kassören beslutar om placeringen inom denna policys ramar, och informerar styrelsen vid större förändringar.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

  • Budget och utfall gicks igenom.
  • Till nästa styrelsemöte kommer en mer detaljerad prognos tas fram.

Ledningsrapporter för projekt

Verksamhetsplanering

  • Utifrån medlemsmötet 2014-08-23 och inför ansökan till WMF, diskuterades verksamhetsplanen, mål och projekt för 2015.
  • Alla nya projekt stäms av mot WMF:s Global Metrics https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Learning_%26_Evaluation/Global_Metrics. Dock får inte visionen tappas till följd av alla mål.
  • Vi måste bli bättre på att beskriva en historia om hur det vi gör ger en påverkan.
  • WMF-ansökan för två år diskuterades. Styrelsen ställde sig positiv till att lämna in en ansökan för två år.
    • Vid en tvåårsansökan krävs att frågan om kommunikation tas med.
    • För år två bör vi vara mer visionära än för första året.
  • De olika områdena prioriterades enligt följande:
  • Frigöra innehåll
    • Information om fria licenser - Har inte arbetats med så mycket än.
    • Påverka organisationer - Kan flyttas resurser till Praktiskt stöd
    • Praktiskt stöd
  • Fri kunskap i utbildning
    • Wikipedia i utbildning
    • Frigöra forskning
  • Stöd till gemenskapen
    • Stöd till aktiva skribenter
    • Underrepresenterade grupper
    • Möten för aktiva skribenter
    • Ämnesexperter
  • Läsardeltagande
    • Utbilda allmänheten
    • Användbarhet
  • Information om fri kunskap
    • Fri kunskap och licenser på politiska agendan
    • Påverka institutioner
  • Styrelsen ansåg att fördelningen mellan områdena lämnas oförändrade mot ansökan för 2014.

Offentlig konst

  • Diskuterades. Se styrelsewikin.

Personalfrågor

  • Inga frågor behandlades.

Övriga frågor

Inköpspolicy

  • Av arbetsmiljöskäl önskas att styrelsen ger ett utlåtande på vad "avsevärt bättre" betyder i praktiken.
    • Frågan diskuterades och styrelsen fann att ingen ändring av formuleringen behövde göras. Verksamhetschefen kan fatta beslut inom policyns ramar.

Wikipedia.se

  • Utifrån den diskussion som uppstått inom gemenskapen vid lanseringen av Wikipedia.se, diskuterade styrelsen de inkomna synpunkterna och beslöt att göra följande ändringar på webbplatsen:
  • Tydliggör avsändaren.
  • Annonsera Wiki Loves Monuments.
  • Gör ett förslag på en sida liknande http://wikipedia.org, men med de språkversioner som som valts att lyftas fram enligt tidigare beslut, det vill säga de större språk som talas i Sverige.

Visitkort och e-postadress

  • Diskuterades om visitkort och e-postadress enligt förnamn.efternamn(at)wikipedia.se
  • Styrelsen beslöt att erbjuda Wikipedias presskontakt detta.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.