Mötesprotokoll/Protokoll 2014-08-24

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 20 september 2014 kl. 18.20 (CEST)
Justeringsman --Prolineserver (diskussion) 20 september 2014 kl. 12.08 (CEST)

Tid

24 augusti 2014 klockan 10.00-16.30 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Kristina Berg, Arild Vågen, Holger Motzkau, Ylva Pettersson, Bengt Oberger, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Harald Andersson, Maria Arneng

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Holger Motzkau valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2014-06-15
• Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14

• Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
  • 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
  • 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.
  • 2014-02-17: Den 13 januari fick vi godkännande av texten, efter mindre justering av sidfoten, från WMF legal team, men inget datum för utskick har givits.
  • 2014-03-16: Små ändringar i formulering, skickas förmodligen inom en månad.
  • 2014-04-14: Brevet har inte skickats ut.
  • 2014-05-12: Brevet har inte skickats ut. Påminnelse har skickats till WMF, men de har inte svarat.
  • 2014-06-15: Några brev har skickats, oklart hur många. De andra är på väg. Jan ber att utskick av huvudbatchen görs i slutet av augusti.
  • 2014-08-24: Avvaktar.

Från styrelsemötet 2013-12-09

• KPMG:s internkontrollrapport
  • Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
    • 2014-02-17: Skulle lösas i Swedbank istället för Bluegarden. Jan kontaktar Swedbanks support.
    • 2014-03-16: Ändring av inställning i Swedbank återstår.
    • 2014-04-14: Arbete pågår
    • 2014-05-12: E-lönelista beställd hos Swedbank. Förhoppningsvis kan den användas redan i nästa lönekörning.
    • 2014-06-15: Det är klart och den kan användas vid nästa körning. En omställning behöver göras inför körningen. Kontrollera med Swedbank om den gamla möjligheten kan avslutas.
    • 2014-08-24: Klart till nästa körning.

Från styrelsemötet 2014-04-14

• Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
  • 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
  • 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.

Från styrelsemötet 2014-05-12

• Jävsriktlinjer: Jan tar fram rutiner för att kontrollera när förmånsbeskattning kan bli aktuellt i dessa fall.
  • 2014-06-15: Arbetet har påbörjats och frågor har ställts till Skatteverket, varifrån vi väntar på svar.
  • 2014-08-24: Utredning har gjorts och det leder till att vi får vara väldigt restriktiva med hur saker ges ut till anställda i egenskap som volontärer. Jan ska dessutom göra en utredning om sådant har skett tidigare. Vid sådana ansökningar måste höjd för förmånsbeskattning göras. Detta ska dokumenteras i policyn för ersättningar.

Från styrelsemötet 2014-06-15

• Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
  • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
• Jan fick i uppdrag att lägga till listan med projektansökningar under Diarium.
  • 2014-08-24: Klart.
• Projekt "Öppna läromedel" på Wikibooks. Styrelsen önskar en tydlighet i kommunikationen om Wikimedia-projekt utåt och gav Jan i uppdrag att ta upp en diskussion inom kansliet om detta.
  • 2014-08-24: Det har kommunicerats.
• Mejl om andra utbildningswikis. Jan tillser att kontakt tas och bokar en träff.
  • 2014-08-24: Diskussion pågår och fråga väckt på Wikibooks.
• Styrelsen beslöt att ansöka om 90-konto och gav i uppdrag till Jan att påbörja arbetet med detta direkt.
  • 2014-08-24: Påbörjat. Kommer att fördröjas till nästa år.

Rapportering från verksamhetschefen

• Jan rapporterade om pågående projektansökningar. Wikipediastäder kommer att bli en större ansökan och där vi behöver ha fler icke-offentligt finansierade partners. QRpedia-delen är en liten del av det projektet.
• Projektledarbyte mellan Sara och Axel för projekt Kvinnor på Wikipedia och Fria inspelningar av PD-musik.
• Våra API:er-evenemang kommer att ske, sponsrat av .SE.
• På offentliga möten arrangerade av kansliet ska vi nämna våra riktlinjer för trevliga möten. Policyn används som en rutin inom projekten.

Placeringspolicy

• Styrelsen beslöt att anta placeringspolicy https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Placeringspolicy&oldid=35197:
  • Föreningen ska placera likvida tillgångar företrädesvis på konton med hög ränta. Dessa placeringar ska ej vara spekulativa.
  • Kontona ska vara i svenska kronor och ska omfattas av den svenska insättningsgarantin.
  • På varje kreditinstitut ska inte placeras mer än som omfattas av insättningsgarantin.
  • För förfogande på konton med mer än 10 000 kr ska det behövas två i förening som gör uttag till konton som inte ägs av föreningen.
  • Tillgångarna får bindas efter verksamhetens behov, dock högst med tre månaders bindningstid.
  • Verksamhetschefen och kassören beslutar om placeringen inom denna policys ramar, och informerar styrelsen vid större förändringar.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

• Budget och utfall gicks igenom.
• Till nästa styrelsemöte kommer en mer detaljerad prognos tas fram.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2014
  • Ledningsrapporten gicks igenom.

Verksamhetsplanering

• Utifrån medlemsmötet 2014-08-23 och inför ansökan till WMF, diskuterades verksamhetsplanen, mål och projekt för 2015.
• Alla nya projekt stäms av mot WMF:s Global Metrics https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Learning_%26_Evaluation/Global_Metrics. Dock får inte visionen tappas till följd av alla mål.
• Vi måste bli bättre på att beskriva en historia om hur det vi gör ger en påverkan.
• WMF-ansökan för två år diskuterades. Styrelsen ställde sig positiv till att lämna in en ansökan för två år.
  • Vid en tvåårsansökan krävs att frågan om kommunikation tas med.
  • För år två bör vi vara mer visionära än för första året.
• De olika områdena prioriterades enligt följande:
• Frigöra innehåll
  • Information om fria licenser - Har inte arbetats med så mycket än.
  • Påverka organisationer - Kan flyttas resurser till Praktiskt stöd
  • Praktiskt stöd
• Fri kunskap i utbildning
  • Wikipedia i utbildning
  • Frigöra forskning
• Stöd till gemenskapen
  • Stöd till aktiva skribenter
  • Underrepresenterade grupper
  • Möten för aktiva skribenter
  • Ämnesexperter
• Läsardeltagande
  • Utbilda allmänheten
  • Användbarhet
• Information om fri kunskap
  • Fri kunskap och licenser på politiska agendan
  • Påverka institutioner
• Styrelsen ansåg att fördelningen mellan områdena lämnas oförändrade mot ansökan för 2014.

Offentlig konst

• Diskuterades. Se styrelsewikin.

Personalfrågor

• Inga frågor behandlades.

Övriga frågor

Inköpspolicy

• Av arbetsmiljöskäl önskas att styrelsen ger ett utlåtande på vad "avsevärt bättre" betyder i praktiken.
  • Frågan diskuterades och styrelsen fann att ingen ändring av formuleringen behövde göras. Verksamhetschefen kan fatta beslut inom policyns ramar.

Wikipedia.se

• Utifrån den diskussion som uppstått inom gemenskapen vid lanseringen av Wikipedia.se, diskuterade styrelsen de inkomna synpunkterna och beslöt att göra följande ändringar på webbplatsen:
• Tydliggör avsändaren.
• Annonsera Wiki Loves Monuments.
• Gör ett förslag på en sida liknande http://wikipedia.org, men med de språkversioner som som valts att lyftas fram enligt tidigare beslut, det vill säga de större språk som talas i Sverige.

Visitkort och e-postadress

• Diskuterades om visitkort och e-postadress enligt förnamn.efternamn(at)wikipedia.se
• Styrelsen beslöt att erbjuda Wikipedias presskontakt detta.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.