Mötesprotokoll/Protokoll 2014-06-15

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 6 juli 2014 kl. 21.05 (CEST)
Justeringsman Boberger (diskussion) 4 juli 2014 kl. 00.42 (CEST)

Tid

15 juni 2014 klockan 10.30-17.10 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Arild Vågen, Ylva Pettersson, Bengt Oberger, Kristina Berg, Holger Motzkau, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Maria Arneng, Harald Andersson

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Bengt Oberger valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2014-05-12
• Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14

• Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
  • 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
  • 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.
  • 2014-02-17: Den 13 januari fick vi godkännande av texten, efter mindre justering av sidfoten, från WMF legal team, men inget datum för utskick har givits.
  • 2014-03-16: Små ändringar i formulering, skickas förmodligen inom en månad.
  • 2014-04-14: Brevet har inte skickats ut.
  • 2014-05-12: Brevet har inte skickats ut. Påminnelse har skickats till WMF, men de har inte svarat.
  • 2014-06-15: Några brev har skickats, oklart hur många. De andra är på väg. Jan ber att utskick av huvudbatchen görs i slutet av augusti.

Från styrelsemötet 2013-12-09

• KPMG:s internkontrollrapport
  • Jan kontaktar Bluegarden om lönekörningen.
    • 2014-02-17: Skulle lösas i Swedbank istället för Bluegarden. Jan kontaktar Swedbanks support.
    • 2014-03-16: Ändring av inställning i Swedbank återstår.
    • 2014-04-14: Arbete pågår
    • 2014-05-12: E-lönelista beställd hos Swedbank. Förhoppningsvis kan den användas redan i nästa lönekörning.
    • 2014-06-15: Det är klart och den kan användas vid nästa körning. En omställning behöver göras inför körningen. Kontrollera med Swedbank om den gamla möjligheten kan avslutas.

Från styrelsemötet 2014-04-14

• Lönerevision påbörjas efter påsk.
  • 2014-05-12: Lönesamtal inplanerade denna vecka.
  • 2014-06-15: Lönerevision genomförd.
• Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
  • 2014-06-15: Lämpliga projekt är Wiki Loves Monuments, Teknikpool, Minibidrag då dessa projekt är relativt likartade i olika länder. Utbildningsprojekt - genomförs på olika sätt i olika länder. Jämförelsen har syfte att visa på påverkan av projekten jämfört med kostnader och jämfört med andra länders liknande projekt. Syftet med mätningar är att bygga upp en argumentation att kunna tillgripa när WMF utvärderar projekt. Vad är bra mätetal för att mäta projektens genomslag/påverkan?
    • Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs:
      • Wiki Loves Monuments
      • Teknikpool
      • Utbildningsprogram

Från styrelsemötet 2014-05-12

• Jävsriktlinjer: Jan tar fram rutiner för att kontrollera när förmånsbeskattning kan bli aktuellt i dessa fall.
  • 2014-06-15: Arbetet har påbörjats och frågor har ställts till Skatteverket, varifrån vi väntar på svar.

Rapportering från verksamhetschefen

• Kvinnoprojektet har kommit igång och pengar har kommit in.
• Översättningsprojektet - avtal med .SE.
• Avtal med Centralmuseerna om föreläsningar håller på att tecknas.
• Avtalsförslag för uppföljning av Ugandaprojektet är på gång.
• Byte av Internetuppkoppling är på gång med Tele2 (börjar 17 juli), vilket förbättrar uppkopplingen och ger bättre funktioner. Lämpligt alternativt användningsområde, alternativt försäljning, av befintliga telefoner kommer att sökas/göras. En telefon behålls som reserv.
• En volontär börjar nästa vecka. Två dagar per vecka tills vidare.
• Kontoret kommer att vara bemannat under hela sommaren, då semestern är överlappande.
• Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
• Jan fick i uppdrag att lägga till listan med projektansökningar under Diarium.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

• https://www.wikimedia.se/sv/wmse/audit/public
• En del arbete, som nu redovisas under Anställda och Förvaltning, bör kunna redovisas under projekten.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2014
  • Ledningsrapporten gicks igenom.

Utvärdering strategi

• Uppdaterad strategi antagen på årsmötet 2014.
• Styrelsen fann att strategin är tydlig och att det råder konsensus kring den. Föreningens arbete följer strategin. Årsmötesändringarna skall arbetas in i dokumentet Strategi.
• Holger försöker få fram en facilitator till verksamhetsplaneringsmötet i augusti.

Kommunikationsplan

• Kommunikationsstrategi 2014 framtagen.
• 2014-03-16: Inte helt färdig än. Arbetet fortsätter med att skapa en konkret och kortfattad strategi, vilken behandlas av styrelsen på junimötet. Komplettering kan senare ske med checklistor för att ge stöd i framtida kommunikationsarbete.
• 2014-04-14: Arbetet är klart.
• 2014-06-15: Jan redovisade hur arbetet påbörjats på Extern kommunikation. Nu samlas erfarenheter för att ta fram best practises. Jan återkommer med förslag till beslut längre fram.

90-konto

• En utredning om vad föreningen uppfyller beträffande 90-konto har gjorts. Inga hinder för att söka 90-konto finns nu, men det tillkommer en årsavgift om 5.000 kr + utlåtande från revisor och internt arbete, totalt sett cirka 10.000 kr.
• Styrelsen beslöt att ansöka om 90-konto och gav i uppdrag till Jan att påbörja arbetet med detta direkt.

Offentlig konst

• Se styrelsewikin.

Personalfrågor

• Arbetsmiljöarbete - Arbetsmiljöpolicy/Genomgång 2014-06-03
  • Arbetsmiljögenomgång har genomförts och protokoll finns tillgängligt.
• Genomförd lönerevision.
  • Lönerevision har genomförts.

Övriga frågor

• Projekt "Öppna läromedel" på Wikibooks. Projektbeskrivning Öppna läromedel
  • Styrelsen önskar en tydlighet i kommunikationen om Wikimedia-projekt utåt och gav Jan i uppdrag att ta upp en diskussion inom kansliet om detta.
• Mejl om andra utbildningswikis.
  • Ylva redogjorde för kontakter hon haft. Det är fullt möjligt och önskvärt att lägga över detta till Wikibooks. Det passar in under Experthjälp och Batchuppladdning. Jan tillser att kontakt tas och bokar en träff.
• Wikipedia.se: Lansering sker första veckan efter midsommar.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.