Mötesprotokoll/Protokoll 2014-09-20

Från Wikimedia
Hoppa till: navigering, sök
Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande -Historiker (diskussion) 12 oktober 2014 kl. 18.25 (CEST)
Justeringsman Kriber (diskussion)


Tid
20 september 2014 klockan 10.30-17.15 på kontoret.
Närvarande

Mattias Blomgren, Arild Vågen (t.o.m. kl. 15.00), Kristina Berg, Bengt Oberger (frånvarande kl. 13.30-15.25), Holger Motzkau, Ylva Pettersson, Harald Andersson (fr.o.m. kl. 14.40), Jan Ainali (föredragande).

Frånvarande

Maria Arneng

INLEDNING

Mötets öppnande

  • Mötet öppnades.

Val av justeringsman

  • Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2013-10-14
  • Jan kontrollerar utskick till tidigare donatorer.
    • 2013-11-11: Har skickats in till WMF dagen efter förra styrelsemötet. Idag fick de en påminnelse och svaret var att inget hade hänt. Uppföljning görs på nästa möte.
    • 2013-12-09: Jan har talat med WMF två gånger sedan förra styrelsemötet. De kan inte ge något datum för när det är klart.
    • 2014-02-17: Den 13 januari fick vi godkännande av texten, efter mindre justering av sidfoten, från WMF legal team, men inget datum för utskick har givits.
    • 2014-03-16: Små ändringar i formulering, skickas förmodligen inom en månad.
    • 2014-04-14: Brevet har inte skickats ut.
    • 2014-05-12: Brevet har inte skickats ut. Påminnelse har skickats till WMF, men de har inte svarat.
    • 2014-06-15: Några brev har skickats, oklart hur många. De andra är på väg. Jan ber att utskick av huvudbatchen görs i slutet av augusti.
    • 2014-08-24: Avvaktar.
    • 2014-09-20 Fråga ställd om mailet har skickats, men inget svar har fåtts. Försök att eskalera ett steg upp i WMF:s organisation skall göras.
Från styrelsemötet 2014-04-14
  • Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
    • 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
    • 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.
    • 2014-09-20: Görs efter FDC-ansökan, då jämförelsen inte har någon påverkan eller betydelse för ansökan.
Från styrelsemötet 2014-05-12
  • Jävsriktlinjer: Jan tar fram rutiner för att kontrollera när förmånsbeskattning kan bli aktuellt i dessa fall.
    • 2014-06-15: Arbetet har påbörjats och frågor har ställts till Skatteverket, varifrån vi väntar på svar.
    • 2014-08-24: Utredning har gjorts och det leder till att vi får vara väldigt restriktiva med hur saker ges ut till anställda i egenskap som volontärer. Jan ska dessutom göra en utredning om sådant har skett tidigare. Vid sådana ansökningar måste höjd för förmånsbeskattning göras. Detta ska dokumenteras i policyn för ersättningar.
    • 2014-09-20 Inga minibidrag eller gemenskapens projekt har betalat ut pengar till någon som vid tillfället var anställd.
      • Styrelsen beslöt att uppdatera Personalpolicyn med följande formulering: Om personal deltar som frivilliga i olika aktiviteter och får något som kan anses som en förmån skall det utredas ifall förmånsbeskattning är tillämpligt. Föreningens hållning är att detta inte ska vara ett hinder för att kunna delta utan att sådana aktiviteter får budgeteras med höjd för detta för att deltagande ska vara möjligt. https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Personalpolicy&oldid=36622
Från styrelsemötet 2014-06-15
  • Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
    • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
    • 2014-09-20: Kravspecifikation för backuprutiner har ej tagits fram än, men är planerat till efter FDC-ansökan.
  • Mejl om andra utbildningswikis. Jan tillser att kontakt tas och bokar en träff.
    • 2014-08-24: Diskussion pågår och fråga väckt på Wikibooks.
    • 2014-09-20: Diskussion pågår. I mån av behov tas det om hand på sedvanligt vis inom ramen för Experthjälp.

Rapportering från verksamhetschefen

  • EU position paper undertecknat.
  • Massa nya ansökningar ute, totalt på drygt 3 miljoner kronor. Ansökningarna redovisas på ansökningssidan.
  • En sida om offentligt stöd, där beviljade medel från myndigheter redovisas, har satts upp på wikin. Syftet är att visa vilka bidrag vi fått, då uppgiften kan efterfrågas i vissa ansökningar.
  • Volontär kanske åker ner till Bryssel; mer på verksamhetsplan.
  • Placeringskonto på Landshypotek har öppnats. Placeringskonto på Marginalen Bank har ansökts om.
  • Problem med övergång till ADSL.
  • Intervjuad av RAÄ inför deras uppdatering av webbstrategin. WMSE är identifierade som extern intressent av RAÄ.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

  • Budget och utfall gicks igenom.
    • Vid nästa styrelsemöte görs en mer detaljerad genomgång för att möjliggöra ombokningar inför årsskiftet.

Ledningsrapporter för projekt

Ansökan till WMF

  • Verksamhetsplanen, översatt till engelska och målformulerade enligt riktlinjer från WMF, gicks igenom och diskuterades.
  • Ansökan arbetas med på Verksamhetsplan 2015/en/Ansökan till FDC.
  • Ansökan kommer att återfinns på meta.
  • Ansökan skall vara inlämnad senast den 1 oktober. Ett utkast, som styrelsen kan lämna synpunkter på, skall vara framme till nästa helg.

Offentlig konst

  • Föreningens svar på BUS stämning har lämnats in till Stockholms Tingsrätt. Datum för muntlig förberedelse i målet är i januari 2015.

Personalfrågor

  • Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

  • Diskuterades plats och tid för nästa års årsmöte och det beslöts att undersöka lokaler i Göteborg som alternativ i mitten av mars 2015.

Mötets avslutande

  • Mötet avslutades.