Mötesprotokoll/Protokoll 2015-02-23

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 9 mars 2015 kl. 19.31 (CET)
Justeringsman Boberger (diskussion) 9 mars 2015 kl. 11.26 (CET)

Tid

Måndag 23 februari 2015 klockan 18.30-21.05 på kontoret/via Google hangout.

Närvarande

Mattias Blomgren, Holger Motzkau, Bengt Oberger, Kristina Berg, Harald Andersson, Arild Vågen, Maria Arneng, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Bengt Oberger valdes

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2015-01-24
• Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-04-14

• Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
  • 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
  • 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.
  • 2014-09-20: Görs efter FDC-ansökan, då jämförelsen inte har någon påverkan eller betydelse för ansökan.
  • 2014-10-13 Planeras in i november, efter Q3 rapport.
  • 2014-11-08: Planeras in i november, efter Q3 rapport. Samarbete med andra chapters har initierats, jämförelsetabeller på Meta planeras.
  • 2014-12-08: Styrelsen såg fortfarande ett behov av att jämföra ett projekt med andra länder. Rapport önskas till mötet i februari 2015.
  • 2015-02-23: https://meta.wikimedia.org/wiki/Technology_pools
    • Mer kvalitativ data önskas, speciellt vad avser kommunikationen.
    • Denna uppföljning skall kunna användas av flera chapters. Jan har haft kontakt med andra chapters chefer, vilka tyckt att det var en bra idé.

Från styrelsemötet 2014-06-15

• Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
  • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
  • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
  • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
  • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
  • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
  • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
  • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.

Från styrelsemötet 2014-11-08

• Styrelsen gav Jan i uppdrag att hos Idea och revisorn undersöka hur andra ideella organisationer i samma storleksordning använder sig av styrelsens kassör och fyra-ögonprincip.
  • 2014-12-08: Revisorn kommer på onsdag och då kommer frågan att tas upp. Jan har inte fått tag på rätt person hos Idea.
  • 2015-01-24: Jan hade haft kontakt med såväl revisorn som Idea och det finns möjlighet att lägga in i delegationsordningen. Styrelsen tog emot informationen och konstaterade att detta är en fråga att ta upp på nästa styrelses första möte.

Från styrelsemötet 2014-12-08

• Styrelsen beslöt att ansöka om medlemskap i Litteraturhuset i Göteborg för 1 000 kr/år.
  • 2015-01-24: Medlemskap ansökt om, tas upp på deras årsmöte i mars.
• Styrelsen beslöt att ge Jan mandat att ansöka om medlemskap i Vetenskap & Allmänhet, med inriktning att utbyta medlemskap.
  • 2015-01-24: Jan hade varit i kontakt med generalsekreteraren i V&A Cissi Askwall. Styrelsen beslöt att bli medlemmar för 6 100 kr/år.
  • 2015-02-23: Ansökan inskickad.

Från styrelsemötet 2015-01-24

• Styrelsen diskuterade hur nya medlemmar kan vårdas och gav Mattias i uppdrag att göra en sammanställning av de enkätsvar som kommit in från nya medlemmar.
  • 2015-02-23: Mattias hade gjort följande sammanställning.
    • Jan har även kompletterat med uppföljning av vilka som fått svar.
• Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att skicka ut inbjudan till årsmötet till Wikimedia Norge och Wikimedia Danmark.
  • 2015-02-23: Utskickat. Inget svar har inkommit.
• Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta in offerter på revisorer att lämna till valberedningen.
  • 2015-02-23: En offert har hittills begärts in, några till skall begäras in och lämnas till valberedningen.
• Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att uppdatera integritetspolicyn på Wikimedia.se i enlighet med den på wikin fastställda lydelsen.
  • 2015-02-23: Integritetspolicyn uppdaterad.
• Styrelsen beslöt att föreslå kommande styrelse att se över integritetspolicyn.
• Styrelsen beslöt att ge Kristina i uppgift att till konstituerande styrelsemöte ta fram underlag till beslut om föreningens fortsatta arbete med rutiner för personuppgifter.

Rapportering från verksamhetschefen

• Mycket ansökningar har skickats ut, totalt 2,5 miljoner kronor.
• WMNO har anställt en chef.
• WMFI har fått dåliga besked på sin ansökan och har ingen anställd just nu.
• Wikimedia Conference 14-17/5 i Berlin.
  • Styrelsen beslöt att Mattias, Holger och Jan åker.
• Offentlig konst: Ansökan om att ta upp målet har lämnats in till HD.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

• Årsbokslut
  • Kontrollräkning och avstämningar återstår att göra.
  • Revisorn har sett strukturen på redovisningen.
  • Det påtalades att det är viktigt att få klart revisionen i tid så att underskrifter hinner slutföras i god tid inför årsmötet.
  • Resultatet kommer att hamna på ungefär 46 000 kronor.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2015
  • Ledningsrapporten gicks igenom.

Övergripande verksamhetsmål 2015

• Övergripande mål antogs vid förra mötet, men vid dagens möte diskuterades ändring av målet för frivilligengagemang.
  • Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att budgetera för att stödja Karl Sigfrid.
  • Styrelsen beslöt att ändra "75 frivilliga engagerar sig i verksamhet relaterad till Wikimedia Sverige" till "50 frivilliga engagerar sig vid 100 insatser i verksamhet relaterad till Wikimedia Sverige".
  • Styrelsen beslöt att ändra målet för Stöd till gemenskapen från "Målet är att hjälpa minst 50 olika "wikimedianer" med att ge dem tillgång till expertis och andra resurser genom varierande supportmöjligheter" till "Målet är att hjälpa minst 40 olika "wikimedianer" vid minst 120 insatser genom att ge dem tillgång till expertis och andra resurser genom varierande supportmöjligheter."
  • Styrelsen beslöt att föreslå följande mål:
    • Föreningen skall bedriva en professionell och långsiktig verksamhet, understödd av en stor och aktiv medlemsbas. Föreningen skall ha en god relation med Wikimediagemenskapen och vara en respekterad röst i svenska samhället.

1. Föreningen har 1 000 medlemmar.
2. 50 frivilliga engagerar sig vid 100 insatser i verksamhet relaterad till Wikimedia Sverige.
3. Styrelsens medlemmar skall delta i sammanlagt minst nio utbildningar för att öka kompetensen inom relevant område.

Kommunikation

1. Målet är att Wikimedia Sverige och dess projekt är synliga internationellt med minst 20 blogginlägg på Wikimedia Foundations blogg och/eller i The Signpost.
2. Målet är att skicka uppdateringar i varje månadstemabrev till den internationella gemenskapen.

Fundraising

1. Målet är att vi får minst 250 000 kronor i organisationsbidrag 2015 från annan part än Wikimedia Foundation.
2. Målet är att vi alltid har säkrade inkomster för minst 6 månader framåt.
3. Målet är att vi har pågående konversation med möjliga kandidater till icke-projektfinansierande/långsiktiga donatorer.
4. Målet är att budgeten år 2016 är till mindre än 50 % beroende av en enskild finansiär.
5. Målet är att under året ansöka om och skaffa 90-konto.

Årsmöte 2015

• Agenda
• Bokslut & Årsredovisning 2014
• Verksamhetsberättelse 2014
  • Jan skickar ut verksamhetsberättelsen på remiss.
• Propositioner
  • Inga särskilda propositioner läggs fram.
• Inkomna motioner
  • Inga motioner har inkommit.

Personalfrågor

• Jan planerar in utvecklingssamtal med de anställda.

Övriga frågor

• Information och frivilligengagemang
  • Bordlades då Ylva inte var närvarande.
• Nästa möte hålls söndagen den 22 mars kl 9.30-15.30 på Litteraturhuset i Göteborg.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.