Mötesprotokoll/Protokoll 2019-01-12

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 12 mars 2019 kl. 19.17 (CET)
Justeringsman Kriber (diskussion)

Tid

Lördag 12 januari 2019 klockan 10.30–17.10 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sofie Jansson, Kristina Berg, Bengt Oberger, Sven-Erik Jonsson, Brit Stakston, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson, Elza Dunkels, Erik Åström

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2018-11-28
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
  • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
  • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
  • 2019-01-12: Punkten kvarstår.

Från styrelsemötet 2018-01-20

• Styrelsen beslöt att ge Mattias och John i uppdrag att ta fram förslag på policyer beträffande bedrägeri, korruption och terrorism för beslut på styrelsemötet i mars. Se nedan.
  • 2018-03-17: Se punkt nedan.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
  • 2018-09-22: Utkast framtaget och diskuterat. Ytterligare arbete skall göras.
  • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
  • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
• Styrelsens förbättringsarbete
  • Enligt årscykeln skall styrelsen på novembermötet behandla föreningens förbättringsarbete. Vi har dock inget fysiskt möte i november, varför punkten läggs in här. Diskussion om hur föreningens arbete kan förbättras. Förslag:
    • Riskanalys: Identifiera potentiella risker mot verksamheten och bedöm sannolikhet, konsekvens och åtgärder för att minska risken.
  • 2018-10-21: Styrelsen beslöt att behandla detta på kommande möte.
  • 2019-01-12: Se punkt nedan.

Rapportering från verksamhetschefen

Budgetuppföljning – Fastställda intäkter

• Pengar på kontot för 10 månader
• Utbetalning från WMF för ytterligare 3 månader
• Utbetalning från Postkodlotteriet för ytterligare 3,5 månader
• Godkänd ansökan från KB för ytterligare 1,5 månad
• Avtal på plats med Musikverket och RAÄ för 2019 (totalt 193 000 kronor) för ytterligare 0,5 månader
• Totalt: Medel för alla utgifter säkrade fram till juli 2020

Budgetuppföljning – Mycket troliga intäkter

• WMF 2020 för ytterligare 7 månader
• KB för ytterligare 2 månader
• Wikispeech för ytterligare 5 månader
• Totalt: Medel för alla utgifter säkrade fram till september 2021

Ansökningar på gång

• Regionbibliotek (ungefär som KB-ansökan) 550 000 kr: Godkänd
• Biblioteksdata 2 (800 000 kr) Insänd. Svar väntas i februari.
• Ansökan för Wikispeech - Talresursinsamlaren (3 miljoner kr/ 20 månader) Insänd. Svar väntas i februari.
• Teknisk utveckling inom GLAM med stöd från WMF (åtskilliga miljoner fortgående): Diskussioner om formellt partnerskap inskickat
• Ansökan om minoritetsspråk till Institutet för språk och folkminnen: Diskussioner i januari
• Ansökan om Fake News till Vinnova i februari (500 000 kr)
• Europeiska smittskyddsinstitutet: ToR färdigställs, kan ej starta innan WMF ger data
• SMHI: 50 000 kr i konsultuppdrag
• Ansökan om WikiGap i Iran m.fl. till Svenska institutet: 100 000 kr alternativt 1 000 000 kr

Viktiga händelser

• Presentation till PTS gjord - gick mycket bra
• Text för Skolverket färdigställd av Sara
• Verksamhetsplan finns skriven på svenska och engelska
• Budget för 2019 färdigställd
• Projektsidor redo att sättas upp (nu med bot!)
• Root Cause Analysis färdigställd
• Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2020 skriven
• Arbetsbeskrivning för ny GLAM-personal skriven
• Rensning av dokument enligt GDPR
• FindingGLAMs-portalen uppbyggd
• Planering med Riksarkivet för årsmötet påbörjat
• Handbok för anställda är färdigställd
• Memo skrivs för verktyg till distansdeltagande på årsmötet
• Memo med plan runt medlemskap påbörjat
• Mia har börjat jobba

Wikimania 2019

• Musikverket första svenska partner
• UN Live intresserade
• UNESCO intresserade
• Europeana intresserade

Kommande händelser

• Årsplan för projekt (arbetsfördelning per person över året) på plats
• Skriv Verksamhetsberättelse för 2018
• Skriv Impact Report 2018 till WMF
• Presentation till Internetstiftelsen om Goto10 om fortsatt arbete i deras lokaler
• Bokslutsarbete
• Ny webbplats
• Nyhetsbrev

Projekt/budget 2019

Budgetuppföljning

• Prognos för kommande året: Se ovan under Rapportering från verksamhetschefen.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2018
  • Ingen genomgång av ledningsrapporten gjordes.

Verksamhetsplan 2019

• En svensk version av verksamhetsplan 2019 fanns framtagen. Styrelsen uttryckte att den tyckte att planen var bra och ett dokument som ger en bra presentation av verksamheten. Verksamhetsplanen diskuterades och mindre justeringar och förtydliganden gjordes.
  • Styrelsen beslöt att anta verksamhetsplanen och tackade för väl utfört arbete.
• Styrelsen förde en diskussion om integritetsfrågan i förhållande till insamling av personliga uppgifter vid anmälningar till arrangemang och behovet av statistik över deltagare vid dessa.
  • Styrelsen beslöt att information om kön, ålder etcetera skall vara frivillig att uppge i anmälningsformulär.
  • Styrelsen beslöt att ta upp frågan om integritet med WMF framöver.

Årsmötesplanering

• Utlysning av Wikimedia-priset
  • Styrelsen beslöt att utskick om nominering till Wikimediapriset skall göras på Bybrunnen, bloggen och Facebook senast i mitten av februari. Nomineringar skall vara inne senast 14 mars, och beslut tas av styrelsen på styrelsemötet den 16 mars.
• Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar. Kommer snart att finnas framme.
• Bokslutsplan. Revisorn behöver ungefär två veckor på sig. Styrelsen skriver under årsredovisningen på mötet den 16 mars.
• Motionstid
  • Styrelsen beslöt att motioner till årsmötet skall vara inlämnade senast den 14 mars. Utskick med information om motionsperiod skickas ut senast i mitten av februari.
• Wikipediadagen
  • Styrelsen beslöt att utskick om Wikipediadagen görs tillsammans med utskicket om Wikimediapriset, senast i mitten av februari.
• Offerter för revisor. Treårsoffert finns, ingen förnyad förfrågan behöver göras i år.
• Övriga praktiska saker.
• Uppföljning av beslut vid förra årsmötet och dess påverkan på årets årsmöte
  • Frågan om livstidsmedlemskap och eventuell påverkan på stadgar. Memorandum är under framtagande och kommer att behandlas på nästa styrelsemöte.
  • Memorandum om deltagande på distans kommer att tas fram.
• Mejl från valberedningen
  • Styrelsen diskuterade mejl från valberedningen med frågor om styrelsens sammansättning.

Wikimania

• John presenterade förslag på upplägg av Wikimanias program. En programkommitté under ledning av Liam Wyatt kommer att ansvara för utformningen av konferensprogrammet. Styrelsen såg positivt på förslaget.
  • Styrelsen beslöt att tillsätta en arbetsgrupp med Brit och Sofie för att kommentera framtaget dokument om programutformningen.
• En genomgång av designförslag från Wikimedia Foundation gjordes och förslagen diskuterades.

Föreningens förbättringsarbete

• John presenterade framtaget förslag till förbättringsåtgärder för det kommande året, vilka styrelsen såg positivt på.
• En rapport med en Root Cause Analysis om föreningens ekonomiska problem 2017 hade tagits fram och skickats ut till styrelsen inför styrelsemötet. Ingen genomgång av den gjordes på mötet.

Wikimedias strategiarbete

• Ingen information lämnades.

Styrelseutbildningar

• Boards training i Berlin 1–2 april.
  • Styrelsen beslöt att föreslå Brit som deltagare. Mattias stämmer av med arrangörerna om hon uppfyller kriterierna.

Personalfrågor

• Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

• En diskussion om samarbeten med studieförbund fördes.
  • Styrelsen beslöt att på sikt kan det vara intressant att samarbeta med studieförbund, under förutsättning att det sker mot flera förbund. Däremot ansåg styrelsen inte att det var lämpligt i samband med Wikimania.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.